Vrijwel iedere markt heeft een keuze uit zo’n twintig software leveranciers. Hiervan bieden de meeste leveranciers een branchespecifieke oplossing die gekoppeld moeten worden aan een boekhoudpakket, denk aan specifieke software voor AGF. Voor de zorgsector en in de maakindustrie worden er ook nog steeds losse oplossingen aangeboden. Maar als je analyses wilt maken met informatie uit alle hoeken van het bedrijf, dan wil je geen losse apps verspreid hebben over je desktop als eilanden. Heb je dat toch? Dan moet je het ene na het andere programma openen om erachter te komen hoe het zit met de inkopen en verkopen, wat de status is op de shopfloor, of de planning nog op schema loopt en of de financiën op orde zijn, etc..
Die honderdduizenden tabbladen zorgen er uiteindelijk voor dat je computer steeds dieper gaat in- en uitademen en plots totaal bevriest. Wat je daarom wilt is een volledig geïntegreerd systeem. Met slechts één database en één waarheid. In dit blog laten we je zien hoe een goed ERP pakket je met twee voeten op de grond houdt, waardoor je niet langer van ‘eiland’ naar ‘eiland’ moet zwemmen op je computer om alle data te verzamelen!
Zwem niet langer van eiland naar eiland
Als er in de ene app een stukje informatie aangepast wordt, wil je dat die informatie in de andere app ook bijgewerkt wordt. Zijn de applicaties niet met elkaar geïntegreerd, dan moet je die data allemaal zelf gaan kopiëren en plakken. Kortom: dat is een recept voor verwarring. Want stel, je bent midden in een verhuizing van data van applicatie a naar applicatie b en je krijgt een telefoontje dat je je peuterzoon moet ophalen van school want hij heeft koorts, dan leg je het werk neer. Maar weet je morgen dan nog welke informatie je al wel en welke nog niet hebt aangepast?
En hoe weet je welke informatie het meest recent is? De data in applicatie a of in applicatie b? En als het dan ook nog een andere collega is die de informatie heeft aangepast, dan weet je al helemaal niet welke data wel en niet is bijgewerkt. Kortom: hoe meer je probeert twee databases met elkaar te synchroniseren hoe zwaarder het wordt. Die 5 of 10 minuten dat de data in één software of applicatie nog niet is gesynchroniseerd kan leiden tot chaos achteraf. Bijvoorbeeld omdat orders al worden uitgeschreven naar productie en die later worden geannuleerd door de klant. Dan duurt het extra lang voordat het order wordt onderschept, of nog erger: wordt het helemaal niet onderschept.
Hoe fout het kan gaan als je niet één waarheid hebt!
Als je meerdere waarheden hebt, kunnen er grote problemen ontstaan. Bijvoorbeeld, als je financiële transacties in een boekhoudpakket registreert en deze koppelt aan een ander softwarepakket voor magazijn- en verkooporders, lijkt alles soepel te verlopen. Maar als er fouten optreden in één van deze bronnen, kunnen de gevolgen rampzalig zijn. Stel je voor dat je bezig bent met het verwerken van een order in het boekhoudpakket, terwijl de klant belt om de order te annuleren en een nieuwe te plaatsen. Als je niet tijdig het magazijn informeert of dit per ongeluk vergeet, kan het verkeerde item nog steeds worden verzonden. Wat resulteert in kosten, onvermogen om te factureren en ontevreden klanten.
Wanneer losse software of tools toch cruciaal zijn
Het magazijn van een grote webwinkel zoals een Bol.com of Amazon is verschrikkelijk groot. Zeven dagen per week wandelen orderpickers tussen de stellingen door, om alle artikelen voor de orders bij elkaar te verzamelen. Veel van deze distributiecentra hebben een warehouse management systeem (WMS). Dit systeem heeft de webwinkel los aangeschaft om hun core business extra te versterken. Evenals een transportbedrijf een los systeem implementeert zoals een transport management systeem (TMS) en productiebedrijven soms een management executive system (MES) willen.
In de bovengenoemde gevallen is het begrijpelijk dat deze bedrijven niet volledig over willen stappen naar een ERP systeem. De manier waarop ze nu werken, werkt immers tot op zekere hoogte goed. Maar het probleem van de meerdere waarheden blijft dan wel bestaan. Hoe kunnen ze dit oplossen? Het is immers veel te bewerkelijk om handmatig informatie van de ene kant naar het andere veld over te pompen zodra data wijzigt… Als je twee waarheden hebt dan loop je altijd aan één kant achter. Heb je slechts één systeem dan heb je altijd de actuele stand in real-time.
Maar gelukkig is er een oplossing! Stel dat je er niet onderuit komt om bijvoorbeeld een MES systeem te gebruiken, dan kun je ervoor kiezen om één geheel nieuwe waarheid te creëren. Dan heb je zowel een ERP systeem als het MES systeem en daarboven kun je een extra datawarehouse implementeren. Deze extra laag is als één database en dus één waarheid. Hier kun je dan ook de informatie vandaan halen om bijvoorbeeld je management rapportages (BI) te maken.
ERP van Microsoft 365 Business Central
Met bijvoorbeeld Business Central als ERP systeem, is alles wat je boekt qua inkoop en verkoop automatisch ook bekend in de productie. Het is een uitgebreidere oplossing dan een boekhoudpakket, die de computer kan verdragen en voor de gebruiker een verademing is. Geen enkel stukje data wordt lokaal bewaard want alle data gaat direct in het ERP systeem die volledig cloud-based is. En behalve dat je alles financieel onder de boekhouding hebt, faciliteert het ERP functionaliteiten voor je inkoop, verkoop en stamdata (zoals klanten, artikelen, leveranciers, medewerkers). Met het ERP van Business Central heb je altijd één waarheid én dat in real-time.
Zo blijf je met twee voeten op de grond staan en hoef je niet langer van ‘eiland’ naar ‘eiland’ te zwemmen om alle data te verzamelen!
Wil je meer weten over het ERP van Microsoft 365 Business Central, bezoek dan onze productpagina’s. Voor de maakindustrie, voor de AGF en voor healthcare.
