Universiteit Utrecht: “De kwaliteit van het P&C proces en de kwaliteit van onze data zijn geoptimaliseerd met Jedox”

De Universiteit Utrecht is een internationaal vooraanstaande researchuniversiteit waar ruim 30.000 studenten en toponderzoekers samen werken aan een betere wereld. De universiteit bestaat al sinds 1636 en heeft een sterke band met de stad Utrecht. Er zijn 7 faculteiten, 49 bacheloropleidingen, ruim 600 hoogleraren en meer dan 6.700 medewerk(st)ers. Het budget van de Universiteit Utrecht is circa 810 miljoen euro per jaar. 

Peter Kemp is in deze dynamische omgeving werkzaam als manager Bedrijfsbureau (Control / facilitaire zaken) bij de Universitaire Bestuursdienst (UBD). We vroegen hem waarom de Universiteit Utrecht heeft gekozen voor Jedox als tooling om het Planning & Control proces te ondersteunen en hoe de eerste ervaringen met deze oplossing zijn.

“De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten” vertelt Peter. “Het UBD is als het ware een grote stafafdeling die het beleid maakt voor alle faculteiten. Ook de afdeling Financiën, Control & Administratie maakt hier deel van uit. Hier wordt financieel beleid gemaakt, maar bijvoorbeeld ook vastgesteld hoe geboekt moet worden en wat het grootboekschema is.”

Planning & Control proces kostte veel tijd en was foutgevoelig

“Toen ik 2,5 jaar geleden begon in deze functie heb ik aan alle controllers van de UBD gevraagd waar zij de meeste tijd aan besteden. Dat bleek het Planning & Control proces te zijn. Er wordt jaarlijks een begroting opgesteld en drie keer per jaar worden prognoses gemaakt en bijgesteld” vertelt Peter. “Iedere controller maakte hierbij gebruik van een eigen spreadsheet format. Eén controller voegde daarna alles samen en zette het over in een algemeen UBD format. Vervolgens zette Concern Control alle informatie weer over in een andere format voor het College van Bestuur, omdat zij anders naar cijfers kijken. Iedere controller haalde zelf informatie uit de bronsystemen en was drukker met het maken van de opzet van de rapportage in plaats van met de inhoud. Het was een heel bewerkelijk en foutgevoelig proces” licht Peter toe.

“We besloten om eerst alleen voor UBD het proces te gaan uniformeren en hebben daarvoor een eerste opzet gemaakt. Concern Control vond het een goed idee en vroeg of we dit universiteit breed wilden oppakken. Daar ben ik mee aan de slag gegaan en zo leerde ik verschillende controllers en de financiële processen van de Universiteit Utrecht in korte tijd al goed kennen. Uitgangspunten waren voor mij tijdsbesparing, kwaliteitsverbetering en gebruik maken van gegevens die je al hebt, zodat je geen tijd kwijt bent aan het verzamelen. Maar het bleef een handmatig proces en daardoor foutgevoelig. Dat was één van de belangrijkste redenen om op te zoek te gaan naar ondersteunende tooling” aldus Peter.

Hoe kwamen jullie bij Jedox en Axians terecht?

“De universiteit is een grote professionele organisatie en bij het opstellen van de aanbesteding werkte ik nauw samen met experts van de afdelingen Juridische Zaken, HR, Privacy en Inkoop. Eerst hebben we een low profile uitvraag naar de markt gedaan, op basis daarvan gingen we met zes partijen in gesprek. Drie partijen bleken te voldoen aan ons pakket van eisen, waaronder Axians. En Axians was geen onbekende voor de Universiteit Utrecht” vertelt Peter.

“We hadden een referentievideo van Axians gezien over de Jedox oplossing bij Hogeschool Rotterdam. De oplossing leek aan te sluiten bij onze wensen en zag er goed uit. We hebben navraag gedaan bij de Hogeschool Rotterdam en de contactpersoon daar was heel enthousiast over de oplossing. Drie partijen hebben in het kader van de aanbesteding een presentatie met demonstratie voor ons verzorgd en de keuze voor Jedox en Axians is uiteindelijk unaniem gemaakt.”

Axians kennis van het hoger onderwijs was doorslaggevend

“Jedox is een heel overzichtelijke tool. We hadden bij wijze van spreken een Lada, wilden nu een middenklasser en we willen misschien ooit een Mercedes. Jedox is flexibel en kan met onze wensen meegroeien. In de presentatie heeft Axians data van de UU gebruikt (de data kon opgevraagd worden) en dat sprak echt aan. Er is goed geluisterd naar onze wensen en het is gewoon een mooi product. Het ziet er rustig uit, de lay-out is mooi en het is flexibel. Eigen wensen kunnen toegevoegd worden. Ik werk met 10 interne partijen samen, dan zijn er wel eens extra wensen waardoor het een en ander moet worden aangepast en met Jedox is dit mogelijk. Axians weet wat er speelt in het hoger onderwijs. Dat was echt doorslaggevend in onze keuze. Bekendheid met onder andere materie binnen het onderwijs geeft vertrouwen. Er was een heel comité aanwezig bij de presentaties en er is unaniem gekozen voor Jedox. Een eenvoudige maar goede oplossing voor het probleem dat we hadden.”

De eerste resultaten zijn veelbelovend

“We zijn eigenlijk pas begonnen om met Jedox te werken, maar merken nu al dat de efficiëntie is toegenomen. De kwaliteit van het P&C proces en de kwaliteit van onze data zijn geoptimaliseerd. De financiële voorspelbaarheid van de organisatie is verbeterd en we hebben meer inzicht in wat er speelt. Andere inzichten leiden tot andere vragen. En er is nu ook meer tijd voor gesprekken, dankzij de uniforme manier van werken en een uniform proces” aldus Peter.

“Ons bronsysteem SAP wordt nu ook weer goed gebruikt, terwijl eerst Excel bijna leading was. Als je alles goed invoert in SAP, hoef je het verder niet meer aan te passen, de cijfers rollen zo door in Jedox. We hadden wel 100.000 work breakdown structures (een hiërarchische structuur die wordt gebruikt in projectmanagement en waarbij per fase deelfasen, deelresultaten en deelproducten worden ondergebracht). Er bleken slechts een paar duizend actief te zijn. Ons bronsysteem is nu opgeschoond en alles is weer actueel” licht Peter toe.

Voor Peter zelf zit de grootste toegevoegde waarde van het werken met Jedox in het feit dat hij iedere dag met up-to-date cijfers werkt. “Voorheen stonden cijfers vaak nog ergens lokaal bij een controller en had ik pas overzicht als de consolidatie gereed was. Ik kijk nu altijd naar een actuele en goede versie. Hierdoor kan ik mijn eigen werk ook meer spreiden. En omdat we nu veel eerder zien wat het resultaat zal zijn kunnen we bijsturen waar dat nodig is.”

Tevreden over samenwerking met Axians

Over de samenwerking met Axians in dit project is Peter heel tevreden. “Axians leverde uitstekende  consultants, ze zijn enorm creatief en denken goed mee. Ze bedenken goede oplossingen, reageren snel en zijn gemakkelijk in de omgang. Vanwege de Corona maatregelen is de gehele implementatie inclusief Jedox trainingen voor onze mensen online verzorgd, maar dat ging prima. De Axians consultants weten echt hoe een controller werkt, ze weten hoe een boekhouding in elkaar zit en ze hebben SAP kennis.”

Tips voor andere hoger onderwijsinstellingen die met Jedox willen gaan werken

“Wij hebben alle faculteiten bij het project betrokken, dat heeft ervoor gezorgd dat het een gezamenlijk iets is waarin ook iedereen zijn verantwoordelijkheid heeft. Ik kan ook echt aanraden om net zoals wij te beginnen met de eerste geldstroom (de Rijksbijdrage voor onderzoek). Dit leverde al zoveel interne discussie op, we zijn maanden bezig geweest om dit waar te maken.  Als je meteen ook de tweede en derde geldstroom meepakt, zou het heel ingewikkeld en langdurig worden. Hou het behapbaar, doe het stap voor stap, de uitdaging is al groot genoeg. Maar het levert veel op!”