Met een paar drukken op de knop efficiënte managementinformatie en een betrouwbare forecast

RTL Nederland is een dochteronderneming van RTL Group, een van de grootste tv-, radio- en productiebedrijven van Europa. RTL Group is voor 76,28 procent in handen van Bertelsmann, een groot internationaal mediaconcern. RTL is bekend van verschillende tv-zenders als RTL 4 en RTL Z. Het bedrijf is bovendien een grote speler op de digitale markt met bekende merken zoals RTL Nieuws, RTL XL, Buienradar en Videoland. Daarnaast creëert, produceert en vermarkt RTL succesvolle events en concepten als ‘Let’s Dance’ en ‘Healthy Fest’ en investeert het bedrijf in (inter)nationale films. De finance-afdeling van RTL zocht een oplossing om over alle verschillende projecten van het bedrijf eenvoudiger rapportages en forecasts te maken. Axians ondersteunde RTL met de implementatie van Board om structuur en hiërarchie aan te brengen in grote hoeveelheden data en daar snel waardevolle managementinzichten uit te halen.

Tijd voor verandering

De financiële administratie van RTL is opgebouwd uit diverse afdelings- en projectcodes die ieder informatie bevatten over bijvoorbeeld een merk, event of tv-programma. De finance-afdeling van RTL maakt op basis van de informatie uit die projecten maandelijkse rapportages voor managers, teams en afdelingen. “Die rapportages maakten we in Excelsheets. Dat was een tijdrovende en foutgevoelige klus. Eén verkeerde invoer of aanpassing en dan waren we zo een paar uur verder om te zoeken waar het fout ging. Als iemand vroeg om meer details, kostte het minstens een uur om een nieuw rapport te maken.”

Bij forecasting liep RTL tegen een soortgelijk probleem op. “We hebben business controllers die verantwoordelijk zijn voor één of meerdere afdelingen. Zij leveren de actuele cijfers van hun afdelingen aan en op basis daarvan maken we een forecast. Dat gebeurde in losse spreadsheets. Het nadeel is dat sommige informatie van toepassing is op diverse afdelingen. Daarnaast werden forecasts op basis van jaartotalen gemaakt, waardoor het maandelijks monitoren van de performance versus de forecast niet mogelijk was. Dat maakte het werkproces complex en niet efficiënt. We willen eigenlijk zo snel mogelijk weten of prognoses nog kloppen of dat we bij moeten sturen”, vertelt Gerben de Birk, Senior Business Controller bij RTL. “Daarom besloten we dat het tijd was voor verandering. We zochten naar een oplossing om eenvoudig, snel en vooral foutloos rapportages en forecasts te maken. Belangrijk was dat de tooling om kon gaan met de complexe structuur van onze business.”

Meer grip op rapportages en forecasts

Na een intensieve selectieprocedure koos RTL voor Board, de geïntegreerde oplossing voor business intelligence, corporate performance management en analytics. De Birk: “De oplossing voldeed aan onze eisen en wensen, de prijs-kwaliteitverhouding was goed en de Smart Finance-aanpak van Axians sprak ons aan. Bij de beslissing hebben we onze finance-collega’s actief betrokken. Ze hebben allemaal de proof of concepts gezien en samen hebben we de knoop doorgehakt. Daardoor wordt de oplossing breed gedragen.”

RTL en Axians brachten samen de minimale eisen in kaart en vervolgens maakt Axians een roadmap voor de implementatie. Dennis Verweij, Senior Group Financial Controller bij RTL: “We hebben de data uit ons ERP-systeem in Board verdeeld in dimensies – bijvoorbeeld bedrijven, projecten en grootboekrekeningen – en meetwaarden zoals de grootboekregels. Daardoor creëren we hiërarchie en structuur in onze (financiële) informatie. Vervolgens hebben we alle bestaande rapportages nagebouwd in Board en het proces om rapportages te genereren volledig geautomatiseerd. We kunnen nu zelf allerlei additionele dashboard en rapportages genereren op basis van het framework dat Axians heeft gebouwd. Bovendien hebben we samen met Axians kritisch gekeken naar de huidige manier van forecasten en we hebben dat proces vertaald naar een digitale workflow. We hebben een autorisatiestructuur gebouwd zodat business controllers precies weten welke cijfers ze moeten invullen. Alle informatie komt vervolgens op een centraal punt samen, waar we met een audittrail direct kunnen zien welke gegevens nog ontbreken. Als alle gegevens compleet zijn, kunnen we ze direct controleren en in een handomdraai de forecast produceren.”

Verweij: “Axians ondersteunde ons bij iedere stap in het proces. Ze stelden de juiste vragen. Ze wisten wat onze gebruikers nodig hadden, hoe onze rapportages waren opgebouwd en adviseerden ons hoe we Board het beste in konden richten. Natuurlijk liepen we soms tegen dingen aan. Rapportages waren soms complexer dan gedacht of de hoeveelheid data vormde een grotere uitdaging. Gelukkig was Axians heel flexibel als het project net even anders liep. Bovendien hebben ze ons niet alleen bij de implementatie ondersteund, maar ook geleerd om zelf rapportages te bouwen en te beheren.”

Duidelijke verbetering zorgt voor ambassadeurs

Met Board kan RTL nu efficiënter en nauwkeuriger het verhaal achter de cijfers vertellen met slimme rapportages, analyses, dashboards en voorspellingen. De Birk: “Veel arbeidsintensieve processen zijn geautomatiseerd. Dat scheelt ons veel tijd. We hebben nu dagelijks actuele data tot onze beschikking om managementrapportages te produceren. Met een paar drukken op de knop voorzien we steeds meer afdelingen, businessunits en managers van de juiste informatie. En dat is niet alles. Als de situatie erom vraagt, kunnen we nu veel vaker forecasten dan voorheen. Door de audittrail zien we precies wie voor welke afdeling de forecasts heeft ingediend. Zo bewaken we eenvoudig de voortgang van forecasts en hebben we direct inzicht in wie wat precies heeft gedaan. Door de autorisatiestructuur is er bovendien geen onduidelijkheid meer welke informatie business controllers aan moeten leveren. Ze zien in Board precies welke cijfers ze in moeten vullen. En we vergelijken onze forecasts eenvoudig, waardoor we afwijkingen veel sneller signaleren. Daardoor kunnen we cijfers beter vergelijken en op tijd bijsturen.”

Binnen de organisatie ziet Verweij dat Board steeds meer ambassadeurs krijgt. “Mensen zien de mogelijkheden en de wensenlijstjes groeien. Onze business controllers krijgen steeds vaker de vraag om meer gedetailleerde rapportages te maken. We willen de business ook steeds beter bedienen door naast financiële data ook informatie uit andere systemen te halen. Dat doen we nu bijvoorbeeld al door FTE-informatie uit ons HR-systeem toe te voegen aan rapportages. Voor nu zijn we ontzettend tevreden met de resultaten en daar heeft Axians een belangrijke bijdrage aan geleverd.”

Wil je meer weten over de mogelijkheden met Board en wat het Board Platform voor jouw organisatie kan betekenen? Robert-Jan van Kuppeveld, senior smart finance consultant en Board expert, legt het je graag uit!