Karbouw maakt onderdeel uit van Schipper Bosch en heeft locaties in Amersfoort en Arnhem. Schipper Bosch realiseert en beheert vastgoed voor ondernemingen en particulieren. De uitvoering van onderhoud en service wordt gedaan door Karbouw. Tot voor kort werkten de monteurs van het bedrijf met papieren werkbonnen en formulieren. Omdat dit zowel arbeidsintensief als foutgevoelig was, wilde Karbouw het proces vanaf het vastleggen van een verzoek voor onderhoud en service tot en met de planning, uitvoering en facturatie optimaliseren. De oplossing werd gevonden in een app van ActDigital, naadloos geïntegreerd met Exact Synergy. Schipper Bosch: “Mede met de inzet van ActDigital verloopt dit proces nu veel sneller en ontstaan er minder fouten dan in het verleden”.
De case: Onderhoud en service werd op papier geregistreerd
Schipper Bosch en Karbouw maken gebruik van de ERP oplossing van Exact. In Synergy zijn alle vastgoed objecten van Schipper Bosch met hun kenmerken zoals locatie en afmetingen vastgelegd. Hieraan gekoppeld zijn de huurders van deze objecten met de bijbehorende contracten, inclusief prolongatiedatum en het jaarlijkse indexatiepercentage. Zodra een huurder Schipper Bosch verzoekt om een onderhoudsklus of service uit te voeren, volgt een inventarisatie om te bepalen welke werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Dit leidt tot een prijsindicatie met een offerte. Na akkoord van de huurder werd er voorheen een document geprint en verzonden naar Karbouw. De monteurs gingen aan de slag met de onderhoudsklus aan de hand van de papieren werkbon, waarna ze hun werkzaamheden – ook weer op papier – registreerden. Dit werd later op kantoor gebruikt voor het opmaken van de factuur richting de huurder. De papieren afhandeling met Werk Opdracht Bonnen (WOB) en Incidentele Opdracht Bonnen (IOB) was bijzonder tijdrovend en foutgevoelig. Men was voortdurend handmatig data aan het overnemen van, naar of tussen systemen. Hierbij lagen vertraging en fouten op de loer. Ook raakten papieren formulieren weleens zoek, wat het facturatieproces hinderde.
“Het is ook fijn om te merken dat onze monteurs enthousiast over de app zijn. Ze hebben een broertje dood aan handmatig administreren.”
De oplossing: Digitale werkbonnen resulteren in facturatieverzoek in Exact Synergy
In samenwerking met Axians is een oplossing gerealiseerd met een app van ActDigital, in combinatie met een verzoek in Exact Synergy. Een projectleider bij Karbouw legt de oplossing uit: “Ik krijg van Schipper Bosch de opdrachten door via Synergy en plaats deze bij de juiste medewerker. Zij zien deze in de mobiele app van ActDigital op hun tablet. Zodra deze digitale werkbon is ingevuld met een handtekening van de opdrachtgever, wordt deze afgesloten en komt deze per mail bij mij binnen en kan ik in Synergy de factuur opmaken. Het is ook fijn om te merken dat onze monteurs hier enthousiast over zijn. Ze hebben een broertje dood aan handmatig administreren.”
“We zien dat de oplossing ons veel tijd bespaart en we hebben amper nog klachten over facturen. De snelle facturatie komt ook onze liquiditeit ten goede.”
Het resultaat: Een papierloos proces en snellere, foutloze facturatie
Met deze ActDigital oplossing worden alle uitgevoerde werkzaamheden – uren én verbruikte materialen – direct digitaal geregistreerd, waardoor overzicht ontstaat en het proces gecontroleerd verloopt. Schipper Bosch is blij met deze oplossing: “We zien dat de oplossing ons bespaart en we hebben amper nog klachten over facturen. De snelle facturatie komt ook onze liquiditeit ten goede.” Inmiddels heeft Schipper Bosch de volgende stappen gezet met ActDigital met het fiatteren van inkoopfacturen via een mobiele app. Daarna is het project gestart met uren schrijven voor alle medewerkers via een mobiele app van ActDigital.
ActDigital maakt je Exact omgeving innovatiever en betrouwbaarder!
De voordelen van ActDigital in combinatie met Exact software voor Schipper Bosch en Karbouw:
- Enorme tijdbesparing en minder administratieve ‘last’ voor monteurs én backoffice medewerkers
- Eliminatie van de handmatige overname van data van, naar en tussen systemen
- Een sneller en foutloos facturatieproces
