Met Exact vanuit de Axians AppCloud kan EBN zich richten op haar doel: Energising the transition

“Verbindende kracht geven aan de transitie naar een toekomstbestendig en klimaatneutraal energiesysteem”, zo luidt de ambitie van Energie Beheer Nederland (EBN). De organisatie voert een deel van het klimaat- en energiebeleid van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat uit. ‘Verbinden’ zien zij als voorwaarde voor succes. Dat dit in het DNA van de organisatie zit, blijkt ook uit het interview met CIO Martin Hoff over de samenwerking met Axians. “We zijn een kleine organisatie met een omvangrijke missie. Wij hebben veel kennis van de ondergrond en de gas- en energiewaardeketen. Voor diepgaande kennis van accounting en reporting, proces optimalisatie en de bijbehorende software, hebben wij de Exact kennis van Axians nodig. Om kwalitatief hoogwaardige processen te leveren aan de EBN organisatie, is goed partnerschap daarom van groot belang”, aldus Martin. Doordat de complete Exact omgeving van EBN zich nu bevindt in de Axians AppCloud, kan de organisatie zich ongestoord richten op haar doel: Energising the transition.

Verbrede scope vroeg om andere inrichting van de financiële processen en het systeem

In 2019 koos EBN opnieuw voor Axians als partner voor de verdere ontwikkeling van de financiële processen en de daaraan gekoppelde aanschaf, de implementatie en het onderhoud van de financiële software van Exact. Voor het bereiken van de gewenste extra efficiëntie is dit aangevuld met klantspecifieke oplossingen, zoals Lucanet en Scan Sys. Dit alles wordt geleverd vanuit de Axians AppCloud.

De aanleiding van de aanbesteding was het feit dat de scope van EBN de afgelopen jaren sterk verbreed is: “Vroeger was EBN vooral gefocust op haar wettelijke taak in olie en gas. Tegenwoordig richten we ons ook op thema’s zoals aardwarmte, CO²-opslag en geotechnische operaties. Doordat we ons met meer onderwerpen bezighouden, kwamen er andere financiële en juridische structuren bij – onder andere in de vorm van aparte bv’s. Dit gaf de financiële organisatie de uitdaging om meer procesgericht te werken en vroeg om een andere inrichting van het financiële systeem”, aldus Martin.

Van on-premise naar de Axians AppCloud

Waar EBN voorheen on-premise gebruik maakte van Exact, is de Exact omgeving van de organisatie sinds mei 2020 volledig in de Axians AppCloud. Dit was een logische keuze voor EBN, omdat de organisatie – vooral gezien haar impact en missie – met 130 medewerkers in dienst verrassend klein is. “Een kleine organisatie met een corporate attitude”, zoals Martin het omschrijft. “We moeten aan alle eisen van een corporate organisatie voldoen, maar dan met weinig mensen. Onze focus moet daarom vooral gericht zijn op de Energie transitie programma’s en regievoering op de procesinrichting en ICT, zoals in het finance domein.”

De Axians AppCloud ontzorgt EBN dan ook. “Wij voeren enkel de regie en houden ons ieder bij ons eigen expertise”, aldus Martin. Hij vervolgt: “Dit betekent dat we met een klein IT kernteam de IT van een bedrijf met de financiële omvang van een corporate enterprise kunnen managen”. Zónder zelf een applicatiebeheerder of database specialist in huis te hoeven hebben.

Procesautomatisering binnen Exact stond voorop

Naast het ontzorgen van EBN met de Axians AppCloud, stond voor EBN procesautomatisering voorop. “Voorheen maakten we gebruik van Exact met allerlei tools, maatwerk, een DWH en Excel sheets er omheen. Veel processen liepen buiten Exact om. Als er dan gerapporteerd moest worden, kostte het veel tijd en handwerk om een kloppend totaalbeeld te krijgen.”

Dat wilde EBN niet meer: “We wilden zoveel mogelijk gebruik maken van wat Exact Globe en Synergy al in zich hebben. Volledige processen binnen Exact automatiseren. Record to report, procure to pay, order to cash. Ook geldt dat wat in Exact staat, ook in Exact gerapporteerd moet worden. Dat is nu meer het geval. Hierdoor hebben we meer inzicht, wat ons de mogelijkheid geeft tijdig zaken te detecteren. We kunnen bovendien sneller reageren op vragen.” Ook hier legt Martin de link met verbinding: “Als onze inrichting procesgedreven, accountable en auditable is, kunnen we sneller en betrouwbaarder inzicht geven. Dit is belangrijk voor onze relatie met de verantwoordelijke managers, aandeelhouder en samenwerkingsverbanden”.

Forse tijdsbesparing door procesautomatisering

Dankzij de nieuwe omgeving van EBN heeft de organisatie forse tijdsbesparingen kunnen realiseren. “Wij winnen letterlijk dagen per proces. Kijk bijvoorbeeld naar het facturatieproces, dat is nu nagenoeg geautomatiseerd in Exact. Waar daar eerder twee mensen op zaten, is daar nu nog maar één persoon één dag in de week mee bezig. Je ziet echt dat we door meer efficiency grote verwerkingswinst hebben.”

Martin voorziet bovendien dat de auditeur het de komende jaren veel gemakkelijker zal krijgen: “Hierdoor zullen we het jaarverslag sneller goedgekeurd krijgen. Dit kan zelfs weken tijdwinst betekenen.”

Daar houdt de ambitie van Martin uiteraard niet op: “We moeten nu doorpakken om nog meer waarde uit onze data te halen.” Martin heeft er alle vertrouwen in dat dit volgt. “We zijn pas live sinds mei, dus we moeten nog wennen aan die nieuwe wereld waarin we zitten. We komen dus nog weleens zaken tegen die we moeten bijschaven met de hulp van Axians.”

Ruimte voor wederzijdse feedback

Over het partnerschap met Axians is Martin helder: “Axians beschikt over een solide platform, veel kennis en vriendelijke, goede mensen. We kunnen positief kritisch zijn naar elkaar en er is ruimte voor wederzijdse feedback.” Dit altijd met als doel om de processen van EBN nog beter te ondersteunen. “Axians heeft de kennis, wij hebben de behoefte”, aldus Martin. “Goed partnerschap betekent in dialoog blijven om hieraan te blijven voldoen.”