Beeztees: Korte lijnen en snel schakelen met de BI Servicedesk van Axians

Familiebedrijf Van Riel Distripet in Waalwijk werkt onder de handelsnaam Beeztees. Via een SLA heeft Beeztees het beheer van haar BI-omgeving ondergebracht bij Axians. Germa Zijlmans, IT manager Beeztees: ”De samenwerking met de BI Servicedesk van Axians is gebaseerd op korte lijnen en snel schakelen. Daar houden wij zelf ook van. Een call van onze kant naar de helpdesk wordt altijd voortvarend opgepakt en afgehandeld, inclusief aanbevelingen.”

Beeztees in vogelvlucht

Beeztees telt 95 medewerkers, is gevestigd in Waalwijk en is een B2B leverancier van huisdierbenodigdheden. Germa Zijlmans: “Het assortiment biedt een ruime keuze aan producten voor honden, katten, knaagdieren, vogels en vissen. Wereldwijd leveren wij aan klanten in 45 landen. Beeztees is de afgelopen jaren getransformeerd in een flexibele en marketing gedreven organisatie.

IT is in de ogen van Germa Zijlmans voor Beeztees een onderscheidende factor: “Wij hebben in 2010 SAP ECC geïnstalleerd. Een krachtig en transactioneel ERP-systeem met veel mogelijkheden. Maar om die mogelijkheden ook verder te benutten, zijn wij in 2012 een BI-project gestart met Axians. Zij zijn specialist in onder andere SAP BusinessObjects, de tool waarmee wij op dat moment ook zijn gaan werken. Op strategisch, tactisch en operationeel niveau beantwoorden wij daarmee aan onze informatiebehoeften. Het beheer ligt bij Axians, waarvoor we al sinds 2012 een Service Level Agreement (SLA) hebben.

Korte lijnen, snel schakelen

Beeztees en Axians werken gezamenlijk aan het beheer van de BI-omgeving. De mensen achter Functioneel MIS Beheer van Beeztees vormen het loket binnen de organisatie. Zij zijn in staat om vrijwel alle wensen uit te voeren en ontwikkelen op verzoek nieuwe rapportages. Axians vult functioneel aan waar dat nodig en is verantwoordelijk voor het technische applicatiebeheer. Op basis van de  SLA hebben Beeztees en Axians goed zicht op wie voor welke taak verantwoordelijk is.

Vanuit Axians wordt zoveel mogelijk met vaste contactpersonen voor de klanten gewerkt. Dat geeft rust, herkenning en stabiliteit. Germa: “Dat klopt. We praten inhoudelijk heel goed met elkaar, maar er is ook ruimte voor een persoonlijke touch. Is er een issue of een project, dan kunnen we met Axians razendsnel schakelen. Ik beschouw Axians als een partner en niet als een leverancier.”

Concrete voorbeelden van beheersactiviteiten

Germa geeft een concreet voorbeeld van de beheersactiviteiten: “We laten jaarlijks preventief een health check uitvoeren. Axians screent dan onze complete IT-omgeving. We pakken dat samen op als een soort miniproject. Van inventarisatie en analyse tot en met aanbevelingen. Daaruit vloeien acties voort. Dit is een goed voorbeeld van een structurele beheersactiviteit die wij hebben vastgelegd in de SLA. Ook pakken we issues op als processen niet meer zouden lopen. Een call van onze zijde naar de helpdesk wordt dan altijd voortvarend opgepakt en afgehandeld, met aanbevelingen.”

Samen vooruitkijken

Germa realiseert zich dat een SLA voor de afgesproken periode rust en overzicht biedt, maar dat de innovaties binnen IT en vooral BI niet stilstaan: “De wereld en ook bedrijven veranderen razendsnel. Dat geldt eveneens voor Beeztees én SAP. Minimaal twee keer per jaar bespreek ik met ons vaste aanspreekpunt binnen Axians wat er bij Beeztees, SAP en Axians speelt. Daar anticiperen wij verder op en de SLA biedt ook alle ruimte om hierop in te spelen. Binnen BusinessObjects maken wij  vanuit allerlei invalshoeken, ook externe bronnen, onze rapportages m.b.t. omzetgegevens en analyses en kunnen we intern en extern de gewenste informatie delen. We brengen onze data nóg verder tot leven met datavisualisaties, waarmee we we innovatieve story telling realiseren en met anderen delen. In die zin is het een tool voor strategisch inzicht en toekomstvisie. De ontwikkelingen staan nooit stil.”