Voor de ruim 3.000 BBL-medewerkers die via Stichting Opleidingsbedrijf InstallatieWerk Nederland worden ingezet bij diverse werkgevers wordt de gehele registratie van uren en accordering gedigitaliseerd via een eenvoudig business app. InstallatieWerk Nederland heeft hiermee de zekerheid dat álle uren correct geregistreerd en gefactureerd worden. Ook sluit de app volledig aan op de belevingswereld van de jongeren die men hier opleidt. Van groot belang, omdat op een correcte urenregistratie feitelijk het bedrijfsmodel van InstallatieWerk Nederland is gebaseerd. Ton Gerritsen, directeur InstallatieWerk Brabant Zeeland en voorzitter van het directieoverleg landelijk: “Deze app bespaart tijd en geld en levert gemak op. Eveneens vermindert het onze administratielast aanzienlijk.”
InstallatieWerk Nederland leidt jong technisch talent op voor bedrijven in de elektro- en installatietechniek. Hard nodig, want technisch goed opgeleide jongeren zijn schaars én gewild. Helemaal urgent nu de economie, met de bouw en installatie voorop, aantrekt. De leerbedrijven spelen hierin een grote rol en vormen samen met InstallatieWerk Nederland en de leerlingen de driehoek waarbinnen wordt gewerkt en opgeleid. Ton Gerritsen: “Ons belangrijkste secundaire proces is het factureren van de uren die onze leerlingen maken bij de leerbedrijven. Om dat proces te versnellen en betrouwbaarder te maken, vinden wij het heel belangrijk dat we daar een goede oplossing voor hebben. Deze app biedt die oplossing en past ook helemaal bij hoe jonge mensen omgaan met de digitale wereld. Voorheen boden wij hen een weburen oplossing. Maar daarvoor moesten de leerlingen altijd in de buurt van een pc zijn en niet alle jongeren hebben een pc, maar wél een smartphone.”
“Urenregistratie tot facturatie voor ruim 3.000 leerlingen: snel, foutloos en papierloos”
Leerpunt
Om dit proces sneller, foutloos en papierloos te maken, leverde Axians een klantspecifieke app via het ActDigital platform, gekoppeld aan de software van Exact die al langer bij het opleidingsbedrijf in gebruik is. Ton Gerritsen: “Dit realiseerde Axians samen met technologie partner Any2Info. Wij hebben in eerste instantie met Axians samen een blauwdrukdocument opgesteld. Hierin hebben we over-en-weer de eisen geformuleerd. Vervolgens zijn we met een kleine testgroep van leerlingen van start gegaan. Wel ontstonden er capaciteitsproblemen toen álle leerlingen de app gingen gebruiken. Daar zat voor ons en Axians een belangrijk leerpunt: goed checken hoe de app zich houdt als alle gebruikers er toegang toe krijgen.”
Gestroomlijnd proces van urenregistratie tot facturatie
Er is een leerlingen-app ontwikkeld en een webportal voor de deelnemende leerbedrijven. De leerlingen halen de informatie uit diezelfde portal via de app binnen. “Deze oplossing moet gaan leiden tot een gestroomlijnd proces van urenregistratie tot facturatie voor onze ruim 3.000 leerlingen. Hoeveel tijd, fouten en papier dit InstallatieWerk Nederland precies bespaart? Het is nog te vroeg om daarover te oordelen, maar dat InstallatieWerk Nederland hiermee een enorme efficiencyslag gaat maken is duidelijk.” Uiteraard heeft InstallatieWerk Nederland de BBL-leerlingen tekst en uitleg gegeven: “Het is toch een andere manier van werken voor de leerlingen dan dat zij tot nu toe gewend waren. Overigens, het voortdurend kwijt zijn van hun wachtwoord en taken is voor de leerlingen op deze leeftijd heel normaal, voor ons minder. Daar hebben we wel veel zorgen over.”
“ActDigital ondersteunt onze primaire doelstellingen richting leerbedrijven én leerlingen.”
ActDigital als onderdeel van ERP-omgeving
InstallatieWerk Nederland werkt voor haar ICT al jaren samen met Axians: “Deze app is een onderdeel van onze totale ERP-oplossing met Exact als motor. Die oplossing hebben we al jaren draaien met Axians. Dus lag het, gezien de positieve ervaringen, voor de hand Axians ook de business app te laten ontwikkelen. Wij hebben hen dan ook expliciet opdracht gegeven deze app goed te laten integreren met onze bestaande ERP-processen. Dit betekent dat de lijn tussen registreren en factureren in één efficiënte flow kan worden geoptimaliseerd.”
Het gemak van de koppeling met Exact
Ton Gerritsen stipte het al aan: de koppeling met Exact is door Axians gemaakt. Wat is het gemak hiervan? “Wij werken met Exact Synergy en Exact Globe. Het proces verloopt in principe zo dat de leerlingen hun uren invoeren via de app op hun smartphone. De leerbedrijven geven hier vervolgens eveneens digitaal hun goedkeuring aan via de webportal. Direct daarna komt die data bij ons automatisch in ons financiële pakket Exact Globe terecht en wordt de factuur automatisch aangemaakt. Die gestructureerde flow gaat ons heel veel voordelen opleveren.”
Bijkomend voordeel: scherpere tarieven
De app biedt nog een ander voordeel, stipt Ton Gerritsen tot slot aan: “Wij kunnen door het gebruik van deze app de tarieven richting onze leerbedrijven nog scherper maken. Dat is het eerste belang hiervan. We zijn een bedrijf ván, vóór en dóór de leerbedrijven. Dus ons grootste belang is dat we zorgen dat we een goed tarief bieden richting de leerbedrijven. Maar ook dat diezelfde leerbedrijven er uiteindelijk een hele goede medewerker aan overhouden.
ActDigital maakt je Exact omgeving innovatiever en betrouwbaarder!
De voordelen van ActDigital in combinatie met Exact software voor InstallatieWerk Nederland:
- Time-to-invoice is aanzienlijk korter doordat uren niet meer via papieren urenbriefjes hoeven
- Betrouwbaarder proces door minder fouten via handmatige handelingen en overtypwerk
- De ActDigital app sluit perfect aan bij de belevingswereld van de leerlingen
