Veiligheidsregio Noord-Holland Noord: “Alles gaat nu digitaal en een stuk efficiënter”

Een wettelijk besluit plaatste Veiligheidsregio Noord-Holland Noord voor een behoorlijke uitdaging. Alle brandweerkorpsen in het gebied moesten bij de nieuw op te richten veiligheidsregio worden ondergebracht. Door deze regionalisatie groeide Veiligheidsregio Noord-Holland Noord van 250 naar 600 medewerkers.

De 52 brandweerposten werden ondergebracht in 4 geografische teams en in een zogenaamde ‘zero-based’ begroting werden de kosten van de 19 brandweer locaties én de ‘oude’ Veiligheidsregio opgenomen. Om de nieuwe organisatie goed te kunnen huisvesten werd in Alkmaar een bestaand pand verbouwd tot centrale locatie. Hier zijn de GHOR, Veiligheidshuis, Bedrijfsvoering, Risico- en crisisbeheersing en het team van strategie en beleid van de brandweer gehuisvest. Om de meer complexer geworden financiële stromen te ondersteunen is een ander, gedetailleerder aansturingmodel van de financiële administratie geïmplementeerd. Ter ondersteuning wordt gebruik gemaakt van de financiële software van Exact.

Next step: Inkoopproces

De volgende logische stap was het inkoopproces. Alle zaken die nu door de verschillende posten worden ingekocht lopen via de centrale administratie. “We praten dan van complete brandweerauto’s tot kantoorartikelen” aldus Frederik van de Ven –Adviseur financiën. “Het gaat om 12.000 facturen per jaar.” Al deze facturen kwamen fysiek vanuit de verschillende posten, centraal in Alkmaar binnen. “Dit bracht ontzettend veel werk met zich mee omdat het proces van contract naar fiattering naar betaling onduidelijk was. Welke coderingen moesten op de facturen? Is de aankoop door de juiste mensen geaccordeerd? Betalen we wel op tijd? Zo af en toe was het echt chaotisch.” vertelt Kevin Oud – Specialist Financiën. “Facturen kwamen overal vandaan en er was een grote kans dat we niet op tijd betaalden omdat het proces te veel tijd koste.”

“Eigenlijk waren we voor de regionalisering al bezig deze uitdaging aan te pakken door het contract- fiattering- en betalingsproces in lijn te brengen en te digitaliseren” legt Frederik uit. “Maar juist door de regionalisering nam de complexiteit toe en bleek die oplossing niet afdoende. Sterker nog het bleek zo complex dat een tweede poging het complete proces beet te pakken ook tegenvallende resultaten gaf. Toen hebben we besloten het op te knippen in deelprocessen, en dat werkte.”

Fasering

Zo werden de contracten bestempeld als fase twee om later op te pakken. Het digitaliseren, fiatteren en betaalbaar stellen van de facturen werd de eerste eertse fase. Axians, ook partner bij de inzet van Exact Globe voor de financiële processen, heeft voor fase één een oplossing gepresenteerd waarbij Exact Synergy en Scan Sys worden ingezet. “Dit sloot aan bij onze wensen en eisen en het was ook nog eens zoveel mogelijk standaard software zonder maatwerk. Dat maakte het een slanke, kosten- en onderhoudsvriendelijke oplossing. Daarom hebben we besloten Exact Synergy en Scan Sys in te zetten,” vertelt Frederik. “De samenwerking met Axians was zeer prettig en pragmatisch. Door heldere overlegstructuren hebben we steeds een goede stap voorwaarts kunnen zetten. Zo hebben we bijvoorbeeld veel gebruik gemaakt van conference calls om geen tijd te verliezen aan het naar elkaar toe reizen. Gezamenlijk hebben we zo de opdracht op tijd en binnen budget gerealiseerd”

Digitaal en efficiënter

De gerealiseerde oplossing zorgt ervoor dat alle facturen op de juiste manier ‘in de trechter’ terechtkomen. Facturen komen digitaal binnen in een centrale mailbox of worden via een scan in bulk gedigitaliseerd naar de mailbox. Vandaaruit gaat de factuur via een workflow door de organisatie. Op basis van het vier ogen principe komt de workflow langs de juiste personen ter fiattering en wordt aangegeven of de prestatie of goederen geleverd zijn. De volgende stap in de procesgang is het toevoegen van de juiste codering waarna in de laatste stap de boeking wordt gerealiseerd.

“Alles gaat nu digitaal en een stuk efficiënter. We hebben echt grip en daardoor halen we onze betaaltermijnen wat zeer belangrijk is omdat we gemeenschapsgeld gebruiken en dus betrouwbaar moeten en willen zijn.” aldus Frederik. “En niet te vergeten”, voegt Kevin toe. “We krijgen positieve geluiden van de eindgebruikers. Ze vinden het een prettige oplossing om mee te werken.”