Van Schie versimpelt schadeproces via Inspectie App

Weg met het papier op de werkvloer. Dat is de ambitie van Van Schie uit Mijdrecht. Die organisatie digitaliseert haar processen met de inzet van mobiele applicaties. Deze apps worden via de agile-methode ontwikkeld met behulp van de low-code technologie van Mendix. Zo helpt de Inspectie App om het proces rondom schade-inspecties te versoepelen. ‘Onze collega’s kunnen hun werk makkelijker uitvoeren en alle processen zijn goed vastgelegd, zodat het contact met de klant ook beter verloopt’, vertelt product owner Jasper Kop.

Van Schie is ruim 60 jaar actief op het gebied van grond-, weg-, en waterbouw. Naast onder andere funderingstechnieken, milieuactiviteiten en de verhuur van pontons en bruggen, verhuren zij vele typen kranen en vrachtwagens voor licht en zwaar transport. De organisatie heeft een enorme drive om continu in beweging te blijven en investeert flink in ICT. Het uiteindelijk doel? Papierloos en efficiënter werken. Daarvoor moeten werkprocessen geautomatiseerd worden. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch opstellen van offertes of het geautomatiseerd tellen van goederen. Een volgende stap is om deze processen nog verder te optimaliseren.

Mobiele applicaties die specifieke werkprocessen van de organisatie digitaliseren, dat bleek de ideale oplossing te zijn. Met de (mobiele) apps kunnen de medewerkers makkelijk en snel hun werkzaamheden uitvoeren, wat een efficiëntiewinst met zich meebrengt. Daarnaast neemt de foutgevoeligheid af, omdat iedere medewerker op een gestandaardiseerde manier de taken uitvoert.

Inspectie App

Als eerste wordt een Inspectie App ontwikkeld die collega’s inzetten voor schade-inspecties tijdens de retourontvangst van de verhuurde producten. Het is voor Van Schie van belang om aan te tonen wie verantwoordelijk is voor een mogelijk ontstane schade, legt Jasper uit. ‘Wanneer je niet kunt bewijzen dat een klant de schade heeft gemaakt, kan dit leiden tot onduidelijkheid, gesteggel en hoge kosten. Iets waar zowel de klant als onze medewerkers niet blij van worden.’

Met de Inspectie App digitaliseert en optimaliseert Van Schie dit inspectieproces, zodat het bedrijf makkelijker kan aantonen dat aangetroffen schade daadwerkelijk door de betreffende huurder is gemaakt. De app registreert alle relevante informatie bij iedere verhuuropdracht, denk aan de klantinformatie, een artikeloverzicht en de schade-inspecties uit het verleden. Jasper: ‘De winst van de Inspectie App is dat we met een paar drukken op de knop een rapport per klant kunnen opstellen waarin duidelijk wordt of er schade is aangebracht. Dit zorgt voor transparantie en een beter contact met de klant.’

Agile werken

Voor de ontwikkeling van de apps hanteert Van Schie de agile-werkmethode. ‘Waarom? We realiseerden ons dat je nooit van te voren volledig kunt bedenken hoe een applicatie tot in detailniveau eruit ziet en over welke functionaliteiten deze moet beschikken’, vertelt Jasper. ‘Je hebt bepaalde aannames, maar die blijken zeker niet altijd waar te zijn. Via de agile werkmethode blijf je flexibel en kun je inspelen op de daadwerkelijke behoeften van eindgebruikers.’

Dat inspelen op de behoeften doet Van Schie door de eindgebruikers actief te betrekken tijdens het ontwikkelproces. Jasper: ‘Elke twee weken komen alle ontwikkelaars en de eindgebruikers bij elkaar. De collega’s op de werkvloer hebben dan de app met de nieuwe functionaliteiten getest. Hierdoor hebben zij gelijk een gevoel bij het eindproduct. Daarnaast geven ze feedback: wat werkt er goed, wat kan beter en wat ontbreekt nog? Doordat ze tussentijds betrokken worden, creëert het meer draagvlak voor het gebruik van de app.’

Bovendien dragen de tweewekelijkse sessie bij aan wederzijds begrip, meent Jasper. ‘De developers weten wat de eindgebruikers willen en ontwikkelen dingen waar de gebruikers ook echt blij van worden. Dat zorgt voor voldoening. Anderzijds krijgen zij de kans om toe te lichten wat ze in de afgelopen weken hebben gedaan en waarom sommige functionaliteiten (nog) niet af zijn. Dat geeft de eindgebruikers weer meer inzicht in en begrip voor de complexiteit van het ontwikkelproces.’

Geen IT’er, toch ontwikkelaar

Jasper vormt samen met Axians-collega’s het scrumteam. Zij ontwikkelen de applicaties met behulp van ontwikkelplatform van Mendix. De product owner had geen achtergrond in ICT en heeft zich tijdens een bootcamp van drie maanden geschoold tot low-code developer. Dat was een uitdaging, maar hij is van mening dat het opleidingstraject haalbaar is voor iedereen.

Een voordeel van Axians als partner, is dat Jasper on the job alles leert over de agile-methodiek en Mendix. ‘Ik word hierbij aan de hand genomen door mijn teamleden. Dat zijn erg fijne collega’s. Ze werken hard en zijn betrokken bij het product. Ze hebben de drive om alles voor elkaar te krijgen, ook als we tegen een obstakel aanlopen. De teamleden weten altijd wel een mouw te passen aan de uitdagingen en blijven het gesprek met ons aangaan om het product naar een hoger niveau te tillen. Dat vind ik een erg fijne houding van een partner waar je een langdurige samenwerking mee hebt.’

Papierloze werf

Naast de Inspectie App werkt het scrumteam aan de ontwikkeling van een Magazijn-app. Deze app is bedoeld voor de order pickers in het magazijn, die momenteel nog veel met papier werken. ‘We willen met een app dit proces volledig digitaliseren. Een volgende stap is om deze processen op basis van de input en het gebruik te optimaliseren.’ Dat is nog wel een lang proces, geeft Jasper toe: ‘Met de applicaties zetten we de eerste digitaliseringsstap. Daarna willen we onze processen nog meer optimaliseren om de effectiviteit te verbeteren en daarmee het werkgeluk van de medewerkers te verhogen. Samen met Axians kunnen we deze ambities waarmaken.’