UBR ontsluit met Qlik gemakkelijk informatie uit meerdere bronnen

Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR) is een onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. UBR is een rijksbrede dienstverlener die werkt voor het publieke domein met als doel de overheid beter, sterker en slimmer te maken. UBR levert advies-, transitie-, innovatie- en interimprojecten binnen vier expertisegebieden: Informatisering, Personeel, Organisatie en Inkoop.

UBR Financiële Dienstverlening (FD) levert diensten op het gebied van financiële administratie, control en projectadministratie. De afdeling Functioneel Beheer (FB) is ontstaan doordat er steeds meer informatievragen kwamen vanuit de organisatie. FB verzorgt in Qlik diverse dashboards en rapportages voor de afdeling Financiële Dienstverlening. Daarnaast ontwikkelt en beheert FB dashboards en rapportages voor FMH (levert facilitaire producten en diensten binnen het Rijk in de Haagse regio), SSC-ICT (Shared Service Center ICT), RSO (Rijksschoonmaak-organisatie) en Doc-Direkt (verzorgt de archivering en informatiehuishouding voor de Rijksoverheid).

Informatie ontsluiten en inzichten creëren

“Wij gebruiken Qlik om informatie te ontsluiten uit de diverse systemen die binnen de overheid gebruikt worden, zoals Exact. Daarnaast maken wij met Qlik alle dashboards en financiële rapportages voor de afdeling Financiële Dienstverlening” vertelt Marco de Wilde. Marco geeft als Teammanager Functioneel Beheer leiding aan het Qlik team en het Exact team en is verantwoordelijk voor de geleverde diensten aan de klanten van het UBR. Marco vervolgt: “In Qlik maken we ook diverse klantspecifieke rapportages. Zo geven we bijvoorbeeld inzicht in de inzet van extern personeel bij de Rijksoverheid. De Interdepartementale Post- en Koeriersdienst IPKD geven we onder andere inzicht in de aflevertijden ten opzichte van de norm die daarvoor staat. En zo zijn er nog vele andere informatievraagstukken waarop wij antwoord geven.”

De kracht van Qlik

UBR werkt sinds 2011 met Qlik. “De kracht van Qlik is dat je daarmee gemakkelijk informatie uit meerdere bronnen kan ontsluiten” aldus Marco. “Wij ontsluiten met Qlik data uit Exact (Globe en Synergy), Scan Sys, Orbis en aanpalende software. Qlik is dé BI oplossing bij UBR. We hebben binnen de organisatie afgesproken dat Qlik leidend is, alle business intelligence gaat via Qlik. Onze klanten kunnen zelf inloggen om hun dashboards en rapportages in te zien.”

Klantwensen staan centraal

“In 2014 is samen met Axians een standaardset aan rapportages gemaakt die regelmatig worden aangepast aan de wensen van de tijd. Klanten hebben een informatiebehoefte, dienen een aanvraag in en vervolgens gaan wij met ze in gesprek. Onze Qlik ontwikkelaars werken op een Agile manier en leggen de wensen, motivatie, gewenste opleverdatum en dergelijke vast in een ‘user story’. Soms blijkt een standaardrapportage prima te volstaan of hoeft deze maar een klein beetje aangepast te worden om de gewenste inzichten te geven. Als het nodig is ontwikkelen we in nauw overleg met de klant een klantspecifieke rapportage” vertelt Marco. “Het niveau van de gebruigebruiker heeft grote invloed op de vormgeving van het dashboard. Voor de financiële mensen maken we op verzoek vaak rapporten met lijsten en tabellen, terwijl we voor Doc-Direkt een KPI dasboard met meters hebben gemaakt.”

Samenwerking met Axians

UBR en Axians werken op diverse vlakken al jaren samen. Ook de samenwerking op het gebied van business intelligence verloopt goed. Een aantal BI consultants van Axians maakt op projectbasis deel uit van het UBR Qlik team. Zij brengen kennis en praktijkervaring mee. Hun communicatieve vaardigheden zijn echter minstens zo belangrijk. “Wij verwachten van consultants dat zij bij onze klanten proactief op zoek gaan naar de vraag achter de vraag en de verwachtingen goed blijven managen. Daarnaast hechten we veel waarde aan één vaste contactpersoon waar we met al onze vragen en opmerkingen terecht kunnen. Axians voorziet daarin” aldus Marco.