Synergy versterkt Slimstock bij groei en klantenservice!

Slimstock was niet tevreden met hun vorige softwarepakket. Bovendien verlangden ze naar een systeem dat kon meegroeien met hun bedrijf, gezien hun toenemende groei. Ze waren op zoek naar een samenwerkingspartner. Slimstock gebruikt Exact Synergy inmiddels als ‘spil’ in hun bedrijfsvoering. In deze klantcase laten we zien hoe ze Exact Synergy inzetten en wat Synergy ook kan betekenen voor jouw organisatie.

Maar eerst: Wie is Slimstock?

Dankzij Slimstock managen bedrijven met (grote) distributiecentra en magazijnen
hun voorraad beter. Hoe doen ze dat? Het antwoord is simpel: met software! Slimstock levert dé forecasting-software die klanten precies vertelt wat de forecast is op een bepaald product. Zo weten hun klanten – wereldwijd maar liefst 1.300 – precies wanneer welke producten te kopen en hoeveel. En wat levert al die ‘forecasting-wijsheid’ op? Tot in de miljoenen minder voorraadkosten bij een betere leverbetrouwbaarheid!

De wens van Slimstock: een flexibel systeem voor CRM & helpdesk

Voorheen maakte Slimstock gebruik van een Canadese CRM-applicatie, die de nodige nadelen had. De software was niet web-based en elke twee weken moest er een synchronisatie worden uitgevoerd. Er was een verouderde handleiding, helaas geen helpdeskfunctie in de software en geen helpdesk afdeling. Een groot nadeel was dat deze CRM-applicatie niet flexibel genoeg was. De inrichting aanpassen aan de behoefte van Slimstock was niet mogelijk. De Slimstock organisatie – die wereldwijd groeide – had behoefte aan een web-based platform met klantinformatie en ondersteuning van alle sales en operationele processen. Ze wilden een ticketsysteem integreren om een helpdesk functie te realiseren. Om zo hun helpdeskactiviteiten efficiënter te kunnen loggen en monitoren.

We verlangden naar een systeem dat kon meegroeien met het bedrijf. – Slimstock

Bovendien verlangden ze naar een systeem dat kon meegroeien met hun bedrijf, gezien hun toenemende groei. Slimstock besloot daarom een aantal jaar geleden te switchen van softwarepakket en leverancier.

Exact Synergy: Een belangrijke schakel in het succes van Slimstock

Slimstock ziet in Axians de samenwerkingspartner waar ze al die tijd naar hebben verlangd. Het hoofddoel van de samenwerking en tegelijkertijd ook de oplossing van Slimstock’s problemen is: ‘’Als het niet in Synergy staat dan bestaat het niet.’’ Kortom, Slimstock’s business is volledig ondergebracht in Synergy en wordt ook bedrijfsbreed ondersteund door Synergy.

Zo is bijvoorbeeld het CRM stuk van begin tot eind vastgelegd. In het systeem is gemakkelijk terug te vinden; wie is de klant, wat wil die klant en alle eerdere communicatie met de klant. Werkstromen zijn beschikbaar en inzichtelijk en contracten staan vastgelegd. Daarbij zitten alle processen zoals bijvoorbeeld het commercieel proces vanaf lead tot en met opdracht in Synergy. De nazorg voor hun klanten verloopt via een supportsysteem en dit hangt ook aan de ‘kapstok’ van Exact Synergy.

Het implementatietraject van Exact Synergy bij Slimstock

De samenwerking tussen Slimstock en Axians startte al in 2006. Ze zochten naar een, zoals ze dat zelf noemen ‘volwassen partij’. Die vonden ze in Axians.

Axians fungeerde als een adviserende partner bij het overzetten en bij het ontwikkelen van workflows. – Slimstock

Met Axians was de eerste stap het vastleggen van belangrijke klantdata in documenten en documenttypes in Synergy. Daarna is stap voor stap de volledige bedrijfsvoering ondergebracht in Synergy. Zo heeft Slimstock bijvoorbeeld hun volledige facturatieproces opgebouwd, vastgelegd en geautomatiseerd in Exact Synergy. Op basis van termijnafspraken worden de facturen automatisch digitaal verstuurd. Daarnaast hebben ze repeterende taken geautomatiseerd zoals het sturen van e-mail alerts en rapportages.

Bij de implementatie heeft Slimstock ook een heleboel zelf gedaan omdat ze dat prettig vonden. Axians fungeerde als een adviserende partner bij het overzetten en bij het ontwikkelen van workflows.

De evolutie van Slimstock’s Synergy omgeving

Elke twee jaar worden meestal een aantal grote wijzigingen gedaan in de software. Dat kan bijvoorbeeld zijn het syncen van data met andere systemen, uitwisseling, het veranderen van processen, stukken maatwerk of rapportages. Deze doorontwikkeling ziet Slimstock als noodzakelijk voor een groei van 25 naar 500 gebruikers.

Slimstock heeft een reseller portal in Synergy gebouwd om wereldwijd activiteiten uit te voeren, zelfs in landen zonder kantoor. Via deze portal kunnen gebruikers resellers aanstellen en informatie uitwisselen. Sinds 2012 is ook de helpdesk gedocumenteerd in Synergy. Na het binnenhalen van een Slim4-klant start een implementatietraject dat vanuit Synergy wordt geregeld. Na de implementatie volgt nazorg via een support systeem.

Dit vindt Slimstock nu écht van Exact Synergy

Exact Synergy heeft een ‘stock-je’ gestoken voor de uitdagingen van Slimstock. En als mooie bijvangst heeft de doorontwikkeling van Slim4 een extra boost gekregen dankzij Synergy als intelligente databron. Zo verkrijgen Slimstock’s klanten nu een nog betere positie in de supply chain. Dankzij minder nee-verkoop en minder spoedleveringen en voorraadverplaatsingen.

We zitten niet graag stil en we zijn nu al druk bezig met onze Exact Synergy omgeving van ‘morgen’. – Slimstock

Nieuwe medewerkers krijgen bij hun onboardingtraject een cursus Exact Synergy. Bij Slimstock zijn ze blij met de resultaten en de continue doorgaande innovatie van Exact Synergy. Omdat de programmeurs bij Slimstock niet graag stilzitten zijn ze al druk bezig met hun Exact Synergy omgeving van ‘morgen’. In de toekomst willen ze Synergy bijvoorbeeld ook gaan gebruiken voor al hun HR gerelateerde zaken.

Partnerschap op nummer één

Voor Slimstock is het partnerschap met Axians erg belangrijk. Sterker nog we ‘kijken nog wel eens bij elkaar in de keuken’. Zo heeft Slimstock wel eens een prospect call voor Axians gedaan en heeft Slimstock meegekeken bij Axians op de helpdesk om te zien hoe ze dit in Synergy beheren. Zoals Slimstock zelf zegt is het daardoor meer een partnerschip dan een leverancier-klant relatie. Dat is de manier waarop ze business willen doen. Net zoals ze dat zelf ook met hun klanten doen.
Over Axians zegt Slimstock dat het team altijd graag meedenkt. Slimstock’s development afdeling vraagt Axians regelmatig om advies. ”Uiteindelijk zijn we allebei software-ontwikkelaars en veel bezig met onze klanten. Dus daarin acteren we niet heel anders. We begrijpen elkaars business waardoor je makkelijker iemand van advies kan voorzien of tot nieuwe ideeën kan komen.”

Exact Synergy is best veel maatwerk, maar dan heb je ook wat. Alles zit in één systeem! En overzichtelijk! Zo is alle data up to date en zijn gegevens aan elkaar gekoppeld. – Slimstock

Volgens Slimstock zit de kracht van Synergy in het feit dat het workflow driven is. ‘’We zijn van toentertijd 25 gebruikers, naar nu 480 gegaan. En van 2 naar 25 landen! Dankzij Exact Synergy hebben we flexibiliteit in onze processen en workflows. En is er altijd ruimte voor doorontwikkeling en doorgroei!’’

Smaakt dit naar meer? En wil je net als Slimstock ook de voordelen ervaren van Exact Synergy? Neem contact met ons op!