Hoe Royal Agrifirm Group de financiële consolidatie, rapportages en forecasts moderniseerde

Royal Agrifirm Group is een coöperatieve onderneming die actief is in de veehouderij en landbouwsector. De organisatie werd 120 jaar geleden opgericht in Nederland en groeide uit tot een toonaangevende, agrarische coöperatie met een internationaal netwerk van dochterbedrijven gevestigd in Europa, Zuid-Amerika, de VS en Azië, en met een wereldwijd distributienetwerk. De coöperatie draagt bij aan een verantwoorde voedselketen voor toekomstige generaties door duurzame producten- en diensten te leveren. Royal Agrifirm Group zocht een oplossing om de financiële consolidatie wereldwijd te stroomlijnen en te vereenvoudigen. Daarnaast wilde het bedrijf het produceren van rapportages, forecasts en budgetten toegankelijker maken en verbeteren. Axians ondersteunde Royal Agrifirm Group bij de implementatie van IBM Cognos Controller, de module Controller Web en IBM Planning Analytics en het inrichten van processen, workflows en structuren om financieel in controle te zijn en lokaal, regionaal en wereldwijd betere inzichten te krijgen in de financiële cijfers en de onderliggende business drivers.

Nieuwe manier van werken

Lieselotte Kempinck, Consolidation Manager bij Royal Agrifirm Group: “Op het gebied van bedrijfsvoering heeft Agrifirm een regionale aanpak. Binnen de regio’s opereert iedere entiteit zelfstandig en beheert zijn eigen financiële administratie. Maandelijks moeten de entiteiten rapporteren aan het hoofdkantoor in Apeldoorn, waar alle data wordt geconsolideerd. Voorheen zat daar nog een schakel tussen. Entiteiten hoorden bij een bepaalde groep op basis van de producten en diensten die ze leverden. Alle entiteiten die vielen onder ‘Specialities’ rapporteerden bijvoorbeeld eerst aan het Belgische kantoor in Drongen. Daar werden alle gegevens van die groep geconsolideerd en daarna ging het pas naar het hoofdkantoor. Dat was tijdrovend en inefficiënt. Bovendien werkten we met een oude versie van IBM Cognos Controller. Veel entiteiten hadden geen toegang tot deze applicatie, omdat ze daarvoor een virtuele omgeving moesten hebben die zeer belastend was voor het netwerk. Vooral in landen waar ze last hadden van connectiviteitsproblemen, was het praktisch onmogelijk om de applicatie te gebruiken. Daarom leverden veel entiteiten nog verschillende soorten Excelsheets aan om te rapporteren. Die moesten vervolgens allemaal handmatig worden geconsolideerd op het hoofdkantoor. Daarom besloten we dat het tijd werd voor een nieuwe manier van werken. We wilden de consolidatiefunctie volledig centraliseren en uniformeren. We zochten naar een oplossing om alle entiteiten op een eenvoudige, gebruiksvriendelijke en uniforme wijze te laten rapporteren. Daarnaast wilden we het maken van rapportages, forecasts en budgetten versnellen en verbeteren.”

Gebruiksvriendelijke workflow voor entiteiten

Wouter Hop, Consolidation Specialist bij Royal Agrifirm Group: “We hebben uit drie verschillende softwarepakketten opnieuw de keuze gemaakt voor IBM Cognos Controller. Dat had te maken met de kwaliteit van de tooling en de heldere propositie van Axians om onze finance-organisatie naar een hoger niveau te tillen. We zijn simpel gezegd overgestapt naar een nieuwe en verbeterde versie van Cognos Controller voor onze consolidatie. Dat maakte het makkelijker om de transitie te maken naar de gecentraliseerde aanpak. Alle entiteiten rapporteren nu rechtstreeks aan het hoofdkantoor in Apeldoorn. Daarvoor gebruiken ze de module Controller Web. In deze omgeving kunnen ze hun data eenvoudig importeren en versturen naar het hoofdkantoor. Samen met Axians hebben we een gebruiksvriendelijke workflow gebouwd. De verantwoordelijke personen bij de entiteiten volgen een logisch stappenplan waarmee ze alle benodigde gegevens kunnen aanleveren. Alles wijst zich vanzelf en mensen hoeven dus niet te zoeken naar de juiste vensters of menu’s. Voordeel van Controller Web is dat het een webapplicatie is. Daardoor hebben alle entiteiten wereldwijd veel eenvoudiger toegang tot de omgeving. Ze hebben minder bandbreedte nodig om de applicatie te gebruiken. Zo hoeft geen enkele entiteit de financiën en KPI’s nog te rapporteren in Excel.”

Stap naar meer inzicht

“Met IBM Planning Analytics beschikken we nu over een tool waarmee we heel eenvoudig visuele rapportages, forecasts en budgetten maken”, zegt Lieselotte Kempinck. “Planning Analytics biedt ons een gebruiksvriendelijke omgeving waar we op een betrouwbare manier met onze data kunnen werken. Bovendien is Excel naadloos geïntegreerd in de tool. Dat maakt het mogelijk om rapportages te maken in een user interface waar onze mensen bekend mee zijn. Dat maakt het laagdrempelig en herkenbaar. Daarnaast behouden we de vertrouwde mogelijkheden bij het ontwerpen van grafieken en tabellen. De rapportages die we maken komen direct in Planning Analytics te staan. Zo kunnen managers, collega’s en stakeholders de rapportages bekijken en opmerkingen plaatsen. Als we iets moeten aanpassen, kunnen we vanuit Planning Analytics de rapportage weer openen in de Excel-omgeving om wijzigingen te doen. Die overgang tussen Planning Analytics en Excel werkt heel soepel. Daarnaast verzorgen we met Planning Analytics ook de data-input voor onze forecasts en budgetten. Via een koppeling kunnen die forecasts en budgetten vervolgens worden verstuurd naar Cognos Controller voor validatie en consolidatie van de cijfers. Het voordeel van Planning Analytics is dat we daarmee niet alleen meer inzicht krijgen in onze financiële administratie, maar ook in onderliggende business drivers zoals inkooppercentages, personeel en aantal producten. Niet alleen voor de gehele organisatie, maar ook in sectoren of bepaalde regio’s.”

Ondersteuning bij inrichting en beheer

Lieselotte Kempinck: “Axians heeft ons uitstekend ondersteund met advies, licenties, inrichting en beheer. Samen hebben we gekozen voor een aanpak waarbij we als Royal Agrifirm Group een hoge mate van controle behouden en zelf (waar mogelijk) de inrichting konden bepalen. Axians hielp ons met specialistische kennis, hun ervaring in de praktijk en kennis van de oplossing. Zo konden we binnen tijd en begroting dit project uitvoeren. Axians heeft ons daarbij goed ondersteund. Ze reageerden altijd snel op onze vragen en alles wat ze hebben beloofd is aangeleverd en werkt goed. Per kwartaal lopen we samen nog wat zaken door en vragen ze of we nog iets nodig hebben. En bij technische vragen kunnen we ze altijd bellen of mailen.”

Wouter Hop: “Wat ons nu rest is de integratie tussen ons SAP-systeem en Cognos. Dat is nu nog een handmatig proces, maar we willen hier een volledig automatische databasekoppeling van maken als ons nieuwe SAP-systeem volledig geïmplementeerd is. Daar verwachten we volgend jaar een grote stap mee te maken. Daarnaast willen we nog een slag maken om het gebruik van Planning Analytics binnen de entiteiten meer te stimuleren. De bedoeling was altijd om met de applicatie iets te creëren waar ook de entiteiten iets aan hebben. We hebben iedereen al van een training voorzien, maar uit enquêtes blijkt dat users meer training willen. Die handschoen moeten we oppakken om te voorkomen dat hun kennis verwaterd. Daarom gaan we ze ondersteunen om Planning Analytics te gebruiken en meer inzicht te halen uit hun financiële en non-financiële data. Die kans mogen we niet laten varen!”

Wil je meer weten over de mogelijkheden met IBM Cognos Controller en wat het voor jouw organisatie kan betekenen? Marco Struis, senior smart finance consultant en IBM expert, legt het je graag uit!