Peute realiseert nieuwe werkplek tijdens intelligente lock-down

Peute, een familiebedrijf dat plastic en papier inzamelt, sorteert en in de juiste kwaliteiten aanlevert aan verwerkende bedrijven, had in maart en april 2020 een migratie naar de Axians Managed Werkplek op de planning staan. Een migratie die ondanks de intelligente lock-down gewoon doorging. “Als de onderlinge relatie goed is en het vertrouwen groot, dan kun je zo’n project prima op afstand doen”, concludeert ICT-manager Johan Beeckman naar aanleiding van zijn ervaringen.

Peute is een familiebedrijf dat ruim vijftig jaar geleden al de essentie begreep van de platformeconomie die vandaag de dag in steeds meer sectoren de overhand krijgt. Het bedrijf brengt namelijk vraag en aanbod op het gebied van recyclebaar papier en plastic bij elkaar en neemt alle frictie weg door precies die kwaliteiten aan te leveren waar de klant om vraagt. Het bedrijf opereert wereldwijd en heeft te maken met een grote diversiteit aan eisen die afnemers in verschillende delen van de wereld stellen. Het is een dynamische markt die continu in beweging is. “Doordat wij als een van de weinige spelers geen eigen fabrieken hebben, zijn we heel flexibel. We kunnen in alle kwaliteiten en kwantiteiten leveren die de klant vraagt.”

Behoefte aan flexibiliteit

Van de circa 150 medewerkers hebben ongeveer 40 tot 45 een eigen werkplek, merendeels laptops. Ze benaderden de applicaties, die allemaal in de cloud draaien, via Citrix. “Op zich was de werkplek stabiel en hij functioneerde goed, maar hij bood geen flexibiliteit aan medewerkers om zelf even snel een applicatie te downloaden en installeren. Medewerkers zaten in een keurslijf en hadden zelf geen regie. Als ze iets nodig hadden voor hun werk, dan moesten ik of mijn collega die applicatie goedkeuren en installeren. Dat vonden we veel te veel gedoe.”

Daarnaast had Beeckman het idee dat het ook wel goedkoper kon. “We willen natuurlijk graag kosten besparen, maar wel zonder in te leveren op kwaliteit.”

Elkaar leren kennen

Hij leerde Axians kennen tijdens ‘een PowerBI-projectje’, zoals hij het noemt. “Eén van mijn collega’s had een kennis die bij Axians werkte en vroeg of het goed was als hij hem eens bij mij introduceerde. We dronken koffie en hadden direct een goede klik. Ik vroeg hem eens mee te denken over een concrete vraag die er lag op het gebied van BI. Dat was een prima manier om af te tasten hoe Axians werkt.”

Beeckman was al snel enthousiast, ook toen hij meerdere consultants leerde kennen. “Axians communiceert heel duidelijk: ja is ja en nee is nee. Ze geven ook helder aan: als we dit doen dan kost het dit, als we dat doen dan kost het dat. Die transparantie is prettig. Daarnaast hebben ze gewoon veel kennis. Als ze niet direct een antwoord hebben, dan zeggen ze dat ook en zoeken ze het uit. De communicatie is gewoon op alle fronten duidelijk, eerlijk en open. Daarom passen ze goed bij ons.”

Werkplek in de public cloud

Reden om ook eens aan Axians te vragen hoe zij tegen de werkplek aan kijken. Het contract met de huidige leverancier liep af en Peute was op zoek naar een nieuwe omgeving. Beeckman: “Omdat al onze applicaties in de cloud draaien, adviseerden zij ons de Managed Werkplek in de public cloud, op Microsoft Azure. We werken namelijk met veel Microsoft-applicaties en dat werkt op Azure net wat beter samen dan met andere publieke cloud-omgevingen. Buiten dat de keus voor de public cloud behoorlijk wat besparingen oplevert, profiteren we ook mee van alle innovaties en vernieuwingen die Microsoft continu doorvoert op Azure.”

Peute koos voor de Managed Werkplek omdat deze variant de meeste vrijheid biedt aan medewerkers om zelf applicaties te installeren. Met die beslissing is hij tijdens de intelligente lock-down heel blij. “Wij werken primair met Microsoft Teams, maar sommige toeleveranciers of afnemers hebben de voorkeur voor andere videovergadertools, zoals Zoom of Skype. Dat is nu geen enkel punt, medewerkers kunnen zelf die applicatie installeren waar ze mee willen werken. We kunnen ook op dit gebied aansluiten bij de wensen van onze klanten.”

Implementatie tijdens lock-down

Zowel Peute noch Axians kon voorzien dat de projectplanning zo was gemaakt dat hij parallel liep aan de coronacrisis. “We hebben de mensen van Axians twee of drie keer gezien toen iedereen vanaf half maart afstand moest houden en thuiswerken. Dat betekende dat we onze overleggen hebben omgezet in Teams meetings. We hebben ook een samenwerkomgeving aangemaakt waar we documenten delen. Daardoor verliep samenwerken op afstand net zo efficiënt en vloeiend als je van fysieke samenwerking ook zou verwachten”, zegt Beeckman.

Alleen tijdens de go live miste hij de fysieke aanwezigheid van de Axians-consultants. “Normaal gesproken zijn zij een paar dagen op locatie aanwezig om medewerkers te helpen die tegen problemen aan lopen. Die ondersteuning moest nu op afstand gebeuren. Dat kan wel, maar dan mis je het menselijke contact. Aan de andere kant: we wisten dat het zo zou zijn en waren er goed op voorbereid, dus problemen leverde het niet op.”

Dat het zo soepel liep kwam mede doordat het om 45 werkplekken ging, van medewerkers die Beeckman allemaal persoonlijk kent. “Ik wist welke medewerkers digivaardig zijn en wie meer hulp nodig zou hebben. Aan die laatste groep heb ik veel meer aandacht besteed, zowel in uitleg vooraf als in het meekijken tijdens de livegang.”

Het viel hem op dat collega’s ontzettend hulpvaardig waren naar elkaar toe. “Zij wisten elkaar via Teams net zo makkelijk te vinden als wanneer ze een dagje hier op kantoor waren en elkaar fysiek konden ontmoeten.”

Doe een risicoloos proefproject

Wat Beeckman tijdens dit traject aan den lijve heeft ervaren, is dat er een verschil zit tussen de letter en de geest van een contract. Sommige leveranciers houden strak vast aan de letter, anderen handelen meer vanuit de geest zoals de samenwerking is bedoeld. “Je moet in zo’n project samenwerken met meerdere partijen: leveranciers van applicaties die op een nieuwe manier ontsloten moesten worden, onze oude ICT-dienstverlener in wiens datacenter de oude omgeving stond. Het lag misschien ook aan het feit dat we elkaar niet konden ontmoeten, maar we merkten gewoon dat de communicatie met al die verschillende partijen niet altijd even soepel liep. Op zo’n moment valt het contrast met de flexibele en meedenkende werkwijze van Axians goed op. Misschien waren we daardoor wel wat verwend geraakt”, lacht Beeckman. De les die hij leert is dat hij als opdrachtgever nog eerder, strakker en vaker moet communiceren met alle betrokken partijen om dingen op tijd gedaan te krijgen.

Tot slot is hij blij dat hij eerst een klein en vrij risicoloos proefproject heeft gedaan met Axians. “Je kunt met meerdere leveranciers in gesprek gaan, maar ‘the proof of the pudding is in the eating’. De manier waarop een leverancier met je samenwerkt moet je aan den lijve ondervinden, dat kun je niet contractueel vastleggen.” Dit is wat Axians de XLA noemt: eXperience Level Agreement. Beeckman besluit: “Mijn ervaring kon eigenlijk niet beter. Het project is op tijd en binnen budget afgerond, en dat in een hele vreemde periode waarin iedereen nog moest uitvinden hoe je samenwerken op afstand het best vormgeeft. We zijn nu goedkoper uit dan voorheen, terwijl we meer functionaliteit tot onze beschikking hebben en flexibeler zijn. En we hebben ook nog eens veel plezier in de samenwerking. Ik ben dus dik tevreden.”