NTS verbetert security met Online Werkplek

Medewerkers meer flexibiliteit geven om hun werk uit te voeren op een manier die bij hen past en tegelijkertijd de informatiebeveiliging verbeteren. Dat waren de twee doelen die NTS stelde aan de nieuwe werkplek. In samenwerking met Axians is een concept ontwikkeld dat aan deze twee ogenschijnlijk tegenstrijdige eisen tegemoetkomt.

NTS is gespecialiseerd in de ontwikkeling, productie en assemblage van high-precision systemen, modules en componenten voor de hightech industrie. NTS is wereldwijd actief voor klanten in onder andere de semiconductor, life sciences en digital printing. Marcel Diemont, corporate IT-manager, vertelt: “Wij ontwikkelen componenten voor klanten die machines bouwen voor deze markten. Dat betekent dat klanten hun intellectual property met ons delen. Daar moeten we natuurlijk uitermate voorzichtig mee omgaan”, stelt hij. Van oudsher werd security bereikt door dingen zoveel mogelijk dicht te zetten. Maar dat is niet meer van deze tijd. Zeker niet omdat de wereld steeds opener wordt. Dit vraagt een andere benadering van de werkplek.

Werkplek is startpunt van modernisering en standaardisering IT-omgeving

Diemont ontwikkelde een visie die bij deze nieuwe wereld past. In die visie staat centraal dat medewerkers vrij zijn om hun werk uit te voeren op de voor hen meest efficiënte manier, maar dat tegelijkertijd processen wel goed moeten worden geborgd. IT moet daarbij een hulp zijn en geen sta-in-de-weg. NTS definieerde meerdere projecten om dat doel te bereiken. Het eerste is de ontwikkeling van een nieuwe werkplek. “De werkplek is het startpunt, want alle efforts die wij als IT doen resulteren uiteindelijk in een scherm dat een gebruiker ziet.”

Persona’s en werkstijlen als uitgangspunt

Hij ging in overleg met Axians, die bereid was om samen met NTS een werkplekconcept te ontwikkelen dat helemaal aansluit bij de behoeften. De belangrijkste behoeften waren: een werkplek die is afgestemd op wat medewerkers in hun functie nodig hebben, die eenvoudig is op- en af te schalen en die goed beveiligd kan worden zonder dat dat voor medewerkers barrières opwerpt.

Om te bepalen wat medewerkers nodig hebben, adviseerde Axians om persona’s te hanteren die een overeenkomstige werkstijl hebben. Diemont: “Aan het ene uiteinde van het spectrum bevinden zich onze fabrieksmedewerkers die in hun werk niet zo gek veel met IT te maken hebben. Aan het andere eind van het spectrum zitten de grafisch ontwerpers, die een hele snelle werkplek nodig hebben en ontzettend veel flexibiliteit omdat zij intensief met klanten en collega’s samenwerken.”

Voor iedere persona zijn de werkstijlen uitgewerkt: hoe doet iemand zijn werk? Met wie werkt hij samen? Welke functionaliteit heeft hij nodig? En op welke devices heeft hij die functionaliteit nodig? Op basis daarvan heeft Axians vijf ‘smaken’ ontwikkeld die aansluiten bij de behoeften van verschillende persona’s.

Online werkplek op basis van Office 365

De basis van de Axians Online Werkplek is Office 365. De werkplek kent verschillende smaken, waarmee aan de diverse behoeften tegemoet wordt gekomen. De implementatie moet nog beginnen. Axians werkt daarvoor samen met NTS een adoptieplan uit. Diemont wijst erop dat dat technisch namelijk niet moeilijk is, maar dat alles draait om de adoptie. “De grootste valkuil is dat we medewerkers straks uitrusten met een hypermoderne werkplek met allerlei handige functionaliteiten, maar dat ze blijven werken op de manier waarop ze dat altijd al deden”, zegt hij. De uitrol gebeurt gefaseerd in een periode van twee jaar. In het eerste jaar worden de 1750 medewerkers wereldwijd gemigreerd. In het tweede jaar wordt extra functionaliteit die in Office 365 zit uitgerold.

Betere informatiebeveiliging

Eén van de doelen was de security te verbeteren. Dat gebeurt doordat NTS vanuit het hoofdkantoor in Eindhoven de wereldwijde security policies bepaalt en uitrolt. Diemont: “Met de Online Werkplek pushen we alles vanuit één centrale locatie. Die centrale plek is heel goed beveiligd. Alle policies waar medewerkers zich aan moeten houden dwingen we IT-matig af. We maken het voor medewerkers zo goed als onmogelijk om dingen te doen die de security in gevaar brengen.”

Bij die securitypolicies hoort ook dat medewerkers met ieder device toegang kunnen krijgen tot hun werkplek. “De omgeving herkent met wat voor type device je vanaf welke locatie inlogt en op basis daarvan wordt bepaald welke informatie je mag inzien of wijzigen”, vertelt Diemont. “Daarmee wordt plaats-, tijd- en deviceonafhankelijk werken veel makkelijker dan voorheen. Je kunt met ieder device inloggen, maar je rechten verschillen wel per device en per locatie. Op een smartphone en vanaf een externe locatie heb je toegang tot minder data en applicaties dan met een desktop in één van onze kantoren. Dit dwingen we af met device management.”

Neem de tijd

Als Diemont andere bedrijven één advies mag geven, dan is het wel: “Neem de tijd. De technische implementatie is niet zo ingewikkeld. Maar ervoor zorgen dat medewerkers de functionaliteit die je ter beschikking stelt ook optimaal gebruiken, is wél complex. Ontwikkel verschillende communicatie-instrumenten. En rol nieuwe functionaliteit stap voor stap uit, zodat medewerkers het verandertempo aan kunnen en betrokken blijven. Zo zorg je ervoor dat medewerkers de nieuwe functionaliteiten ook echt gaan gebruiken.”