Rederij T. Muller BV, destijds bekend als Sleepdienst ‘En Avant’, werd in 1918 opgericht door Teun Muller: Een man met ongekende liefde en passie voor het bouwen van schepen. Zijn eenmanszaak groeide uit tot de grote rederij anno nu. In de begin jaren werd alles handmatig gedaan. De administratie stond letterlijk op de achterkant van een sigarendoos. Tegenwoordig gaat het er helemaal anders aan toe!
Een paar jaar geleden ging Rederij Muller opzoek naar een gedigitaliseerde oplossing voor de bedrijfsprocessen, in het bijzonder voor de administratie. Destijds hebben ze verschillende leveranciers benadert en uiteindelijk hadden ze bij Axians het beste gevoel. De beste ‘Synergy-ie’ om het zo maar te zeggen. En zo hebben ze gekozen om met Axians in zee te gaan – letterlijk. Lees in dit blog hoe rederij Muller hun ERP-omgeving weer vlot trok en toekomstbestendig maakt. En ontdek wat Exact Synergy ook kan betekenen voor jouw bedrijf!
Een stukje backstory
Rederij Muller, oorspronkelijk gestart met één sleepboot, heeft zich ontwikkeld tot een vooraanstaand bedrijf in de sleepdiensten-branche. Ze zijn bekend geworden door indrukwekkende projecten, waaronder de Zuiderzeewerken en het herstel van kapotte bruggen na de Tweede Wereldoorlog, zoals de Moerdijkbrug. Door innovatieve oplossingen, groeiden hun activiteiten na de oorlog snel. En zo speelden ze na de Watersnoodramp in 1953 ook een cruciale rol bij de verplaatsing van middelen voor de Deltawerken.
De onderneming breidde zich in de loop der tijd verder uit naar de offshore en zwaar transport en loadtesting. Al deze groei leidde tot een exponentiële behoefte aan data!
De struggles van rederij Muller
Bij Rederij Muller werden planningen en offertes met de hand geschreven in notitieboekjes. Wat ook nog eens leidde tot leesbaarheidsproblemen en onduidelijkheden. Hoewel ze later overgingen op digitale communicatiemiddelen zoals telex, fax en e-mail, bleef veel informatie in papieren vorm bestaan en hadden ze weinig digitale opslag. Om efficiënter te werken, werden handmatige processen geleidelijk vervangen door een digitaal planbord en deden ze de financiële administratie via Exact Globe.
Met de groei in medewerkers werden Word en Excel uit het standaard Office-pakket gebruikt. Maar deze programma’s waren niet uitgerust met de juiste functionaliteiten voor hun bedrijfsprocessen. Daarom ondervonden ze nog steeds veel vertragingen. Dit resulteerde in problemen zoals het vergeten of kwijtraken van informatie omdat er nog steeds veel gebruik werd gemaakt van papier, of omdat informatie niet op tijd werd gedigitaliseerd. Dit leidde tot de behoefte aan een ERP-systeem!
Exact Synergy bood de oplossing en heeft de non-digitale administratiewereld van Rederij Muller volledig gedigitaliseerd!
De implementatie
Van analoge naar compleet digitale administratie? Het starten vanuit het niets en direct alle facetten van het systeem geïmplementeerd krijgen, was een grote, maar geen onmogelijke uitdaging. Zo was het doel om de doorlooptijd van het facturatieproces aan zowel de inkoop- als verkoopzijde te verkorten. Voorheen zat er vaak een vertraging van een week, of soms zelfs twee weken, tussen het moment van binnenkomst van gegevens en het gereed maken van de facturatie. Het streven was om het gehele proces, van CRM-offerte, orderverwerking tot facturatie, te consolideren in één geïntegreerd systeem. Door de jarenlange ervaring van Axians met deze processen kon alles soepel ingericht worden.
Een daarbij komende game-changer is de document viewer in Synergy voor het scannen van documenten. Denk hierbij aan de inkomende facturen, deze worden met de documentviewer met één druk op de knop goed- of afgekeurd. En collega’s sturen, indien nodig, facturen naar elkaar door. Bye bye omslachtige processen: Hallo efficiëntie!
Rederij Muller heeft nu een volledige ERP-oplossing, bestaande uit Exact Globe Next en Exact Synergy, inclusief de Axians bouwstenen om de bedrijfsprocessen te automatiseren. Ook is er een plansysteem geïmplementeerd voor een efficiëntere planning die volledig geïntegreerd is met de overige processen. De internationale business Check wordt gebruikt om CRM-gegevens automatisch bij te werken. Alle klanten en leveranciers worden periodiek geüpdatet in Synergy en dit is dan direct verwerkt in Globe.
Het resultaat?
Rederij Muller heeft aanzienlijke prestatieverbeteringen en resultaten behaalt dankzij Exact Synergy! Bijvoorbeeld in het beheer van brandstofaankopen voor schepen. Voorheen werd deze informatie in Excel bijgehouden. Met Exact Synergy houden ze nu gedetailleerd bij welke brandstof bij welke leverancier wordt ingekocht, facturen worden gekoppeld en hebben ze direct overzicht in aanvragen en leveringen, waardoor het brandstofbeheer aanzienlijk is verbeterd en serieuze kosten worden bespaard.
Bijna alle processen zijn samengebundeld in één systeem. Het gebruik van verschillende workspaces in Exact Synergy maakt het mogelijk om voor verschillende afdelingen binnen Muller specifieke dashboards en gegevens te bieden, aangepast aan de individuele behoeften. Een vergelijkbare optimalisatie heeft plaatsgevonden bij de afdeling inkoop. In één minuut is nu een inkooporder aan te maken zodat een medewerker die een leverancier aan de telefoon heeft snel kan handelen.
Het plansysteem is ontwikkeld tot een intuïtief drag-and-drop systeem. Hierdoor hebben planners snel, eenvoudig toegang en inzicht, door, gekleurde categorieën die verschillende services vertegenwoordigen. Daarbij hebben individuele afdelingen specifieke dashboards, waardoor snelle toegang tot relevante informatie mogelijk is en waardoor ze betere vooruitzichten hebben.
De verwerkingstijd van inkoopfacturen is verkort met 75%! – Alain Bozuwa, Rederij Muller
Al deze verbeteringen hebben geleid tot een efficiëntere inkoopfacturatie, met een verkorting van 75% in de verwerkingstijd van inkoopfacturen. De voordelen van deze verbeteringen zijn merkbaar in verschillende aspecten, zoals meer inzicht in klantkaarten, documentatie en offertes en personeelskosten.
De ervaringen van Rederij Muller met Exact Synergy
Vanaf het begin had Rederij Muller een goed gevoel bij Axians. Niet alleen sloot de oplossing naadloos aan bij de huidige Exact Globe omgeving, maar wat hen echt overtuigde om het ERP-vernieuwingsproces met Axians aan te gaan was dat Axians de uitdagingen van Rederij Muller heel goed begreep door hun jarenlange ervaring in het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Daarnaast is Axians goed in het luisteren naar de key-users en hebben ze een persoonlijke benadering. Oftewel de: ‘ICT with a Human Touch’ gedachte.
Het verhaal achter het verhaal en uiteraard de charmes van de Solution Sales van Axians, Ragnar en zijn collega’s, deden ons overtuigen om met Axians het proces van ERP vernieuwing aan te gaan. – Alain Bozuwa, Rederij Muller
Een cruciaal element was de uitstekende ‘Synergy-ie’ tussen beide bedrijven. Rederij Muller heeft intensief samengewerkt met verschillende Axians consultants, projectmanagers en salesprofessionals. Deze samenwerking was gebaseerd op teamwork en een hands-on mentaliteit. Rederij Muller had specifieke behoeften die niet altijd door het standaard ERP-systeem te vervullen zijn. Er is nauw overleg geweest om oplossingen te vinden en zo resulteerde het in op maat ingerichte oplossingen die exact aan de specifieke behoeften voldoen.
De juiste mensen waren altijd op de juiste plaats, dit zorgde voor een soepele samenwerking en een effectieve probleemoplossing. – Alain Bozuwa, Rederij Muller
Wil je net als Rederij Muller al je administratieve bedrijfsprocessen gedigitaliseerd hebben? En verlang je ook naar dat ‘Synergy-ie’ gevoel? Dan komen wij graag met jou in contact.
Contact
Heb je een vraag? Wil je met ons van gedachten wisselen? Heb je behoefte aan onafhankelijke experts die je concrete adviezen geven voor jouw specifieke situatie? Aarzel niet en neem contact met ons op!