Process Mining helpt Meander Medisch Centrum processen te verbeteren

Process Mining gaat over het inzichtelijk maken en optimaliseren van bedrijfsprocessen. Of het nu een zorgproces betreft, het verwerken van binnenkomende facturen of de afhandeling van meldingen op een helpdesk, het proces loopt vaak anders dan gedacht of gewenst. Jij merkt dat en je klanten ook. Maar waar en waarom loopt het mis? Bij het analyseren van een bedrijfsproces blijkt vaak al snel hoeveel ‘varianten’ het proces eigenlijk kent. Dat maakt het analyseren complex en arbeidsintensief. Axians ontwikkelde een manier om deze processtromen snel en overzichtelijk te visualiseren; zonder complexe voorbewerking van de data.

Procesoptimalisatie binnen Meander Medisch Centrum

“De druk op het verbeteren van de kwaliteit en de efficiëntie van de zorg is groot. Binnen de complexe, dynamische omgeving van het Meander Medisch Centrum neemt de informatievraag daarom een vlucht”, aldus Manager Informatievoorziening Erik de Visser. “Wanneer je een proces gaat analyseren, blijkt vaak al snel hoeveel ‘varianten’ er zijn. Dat maakt het analyseren complex en arbeidsintensief. Samen met Axians ontwikkelden wij een manier om processtromen snel en overzichtelijk te visualiseren; zonder complexe voorbewerking van de data.”

Een voorbeeld: onverwacht lange opnames

Erik: “Het startpunt van onze samenwerking was een casus rondom zogenaamde onverwacht lange opnames (OLO) van patiënten met een heupfractuur.” Normaliter is de opnameduur van deze patiënten maximaal acht dagen. Voor een deel van de patiëntenpopulatie blijkt echter dat zij langer in het ziekenhuis verblijven. Met de process mining tooling van Axians konden we in één oogopslag inzichtelijk maken wat het zorgproces is dat deze patiënten doorlopen, inclusief de verschillende varianten van dat proces. Zo kon Meander Medisch Centrum op zoek naar redenen waarom bepaalde procespaden leiden tot opnames van meer dan acht dagen.

Vanuit dit ‘hoog-over inzicht’ kan ingezoomd worden op detailinformatie, bijvoorbeeld op de betrokken medisch specialisten. Daarmee komt gemakkelijk een gesprek op gang over de reden waarom de ene specialist vaker voor zorgpad A kiest, terwijl zijn of haar collega vaker kiest voor zorgpad B.

Uitbreiden naar andere (zorg)processen

De komende tijd zal Meader Medisch Centrum de process mining tooling inzetten om ook andere zorgprocessen inzichtelijk te maken. Bijvoorbeeld voor meer inzicht in de zogenaamde mama-care, de borstkanker zorg. Process mining is echter niet alleen geschikt binnen de zorg. Het is bijvoorbeeld ook heel geschikt voor het inzichtelijk maken van purchase-to-pay processen of het inschrijfproces van studenten. Eigenlijk kan de tooling ingezet worden voor elk willekeurig proces waarbij activiteiten gestructureerd vastgelegd worden met een tijdstempel.

Key points

• Process mining kan worden ingezet voor het verbeteren van efficiëntie en kwaliteit van dienstverlening.
• Zeer complexe processen kunnen met process mining eenvoudig geanalyseerd worden.
• Toepasbaar in elke branche of sector.