Optimale planning en benutting van ruimtes in het Ommelander Ziekenhuis Groningen

Het Ommelander Ziekenhuis Groningen (OZG) in Scheemda biedt met ruim 1.300 medewerkers en ruim 100 medisch specialisten zorg aan patiënten in Noord- en Oost-Groningen. Jaarlijks heeft het OZG circa 64.000 eerste polikliniekbezoeken en 120.000 herhalingsbezoeken. Er worden jaarlijks rond de 10.000 mensen opgenomen. Daarnaast komen er zo’n 12.000 mensen naar het ziekenhuis voor een vorm van dagbehandeling. Het OZG heeft ook servicepunten in de regio. Op deze manier wordt geprobeerd zoveel mogelijk de zorg te verlenen in de buurt van de patiënten.

Chantal de Lange-Harms is in het OZG werkzaam als Hoofd Planning en (Patiënten) Logistiek. Zij focust zich vooral op capaciteitsmanagement, waaronder de planning van resources (kamers, artsen) op de polikliniek en de OK. Samen met Riemer Poelstra (BI consultant bij Axians) heeft Chantal aan een oplossing gewerkt waarmee de benutting van de polikliniek via een dashboard inzichtelijk is; het Capaciteit Dashboard. Deze oplossing is gemaakt in SAP BusinessObjects.

Inzicht in benutting en wachttijden

Het dashboard geeft in één oogopslag inzicht in de toegewezen bezetting en de benutte bezetting van de polikliniekruimtes. Daarnaast zijn er rapporten ontwikkeld om de wachttijden en wachtlijsten voor de polikliniek en OK goed inzichtelijk te krijgen. Met deze informatie kan over het geheel gewerkt worden aan een optimale planning en daarmee benutting van ruimtes.

Het rapport voor wachttijden biedt inzicht in de wachttijden voor diagnose, behandeling en operatie. De wachttijden per specialisme worden tevens op de website van het OZG gepubliceerd (dat is verplicht) en wekelijks in het rapport bijgewerkt. In het rapport zelf kan uiteraard ook de  trendontwikkeling van de wachttijden worden gevolgd.

Chantal: “De wachtlijstinformatie halen we om de vijf minuten uit het Ziekenhuis Informatie Systeem. Dat gebeurt met de data services ETL tooling van SAP. Vervolgens wordt de informatie in een SAP BusinessObjects dashboard weergegeven. Op dit moment is het dashboard voor wachtlijsten nog relatief simpel ingericht, met essentiële informatie om goed en tijdig te kunnen plannen. Aan de hand van de wachtlijsten kan ik bijvoorbeeld bepalen hoeveel OK sessies de specialisten per maand nodig hebben. Per specialist is er een normduur per ingreep. Ik heb ook historische informatie, waaruit bijvoorbeeld blijkt dat de behandeltijden per arts soms verschillen. Wij gaan in de planning uit van de gemiddelde tijden. Het dashboard ondersteunt mij niet alleen in de capaciteitsplanning, maar biedt ook handvatten voor gesprekken over benutting van de ruimtes.”

Mensen voelen zich verantwoordelijker

Voorafgaand aan de nieuwbouw van het ziekenhuis is met de stuurgroep van de poli een traject gestart om de ruimtes op een andere manier in te plannen. Specialisten en verpleegkundigen hebben geen vaste plek meer, maar maken gebruiken van flexibele werkplekken. Dit betekent minder polikamers in de nieuwbouw en in de kamers is alleen fysiek patiëntcontact nog geoorloofd. Alle administratieve handelingen, zoals belconsulten en administratie, vinden plaats in de backoffice. “Dat is uiteraard wel even wennen voor de artsen. Maar we kunnen nu veel flexibeler plannen én realiseren daarmee een effectievere benutting van de ruimtes” aldus Chantal.

“Voor de polikliniek kijken we naar de daadwerkelijke benutting ten opzichte van de geplande sessies en de hoeveelheid afspraken per type afspraak. Aan de hand van deze gegevens ga ik in gesprek met de verschillende disciplines. Specialisten en verpleegkundigen voelen zich inmiddels merkbaar verantwoordelijker. Ze zien de leegstand en gaan hierdoor nadenken hoe ze hun werk misschien anders kunnen inrichten.”

Aanpassingen achter de schermen

Riemer: “In het  Ziekenhuis Informatie Systeem zijn brontabellen met stamgegevens aangepast zodat op een meer homogene manier naar cijfers wordt gekeken. Het is belangrijk om uniforme coderingen te gebruiken, goed te filteren en in de bron te kijken naar de juiste gegevens voor de gewenste informatiebehoefte. Aan de kant van het Management Informatie Systeem moet de data uiteraard goed worden gekoppeld en gegroepeerd. Dit zijn niet alleen technische werkzaamheden want dit moet ook met alle betrokkenen besproken en uitgedacht worden.”

Inmiddels maakt niet alleen Planning en Logistiek gebruik van het Capaciteit Dashboard. Ook de medische managers en de hoofden van de Poli gebruiken het. De afdeling Financiën maakt ook gebruik van de benuttingscijfers uit het dashboard. Samen wordt continu gewerkt aan het verbeteren van de efficiency. Chantal: “Capaciteitsmanagement stopt nooit, we zijn steeds aan het monitoren en sturen, het is heel dynamisch.”

Prima samenwerking met Axians

De samenwerking met de mensen van Axians wordt als zeer prettig ervaren. Chantal: “Axians heeft niet alleen diepgaande kennis van de systemen, maar weet wat er speelt in een ziekenhuis. We werken echt samen, testen veel en gaan samen voor het beste resultaat. Het is voor de samenwerking cruciaal dat je elkaars taal spreekt en elkaar aanvult”.

De resultaten tot nu toe

Chantal: “De productie is in veel vakgroepen al met 6% efficiëntie gestegen ten opzichte van het afgelopen jaar. We hebben ook bedrijfsmatig ondersteunende informatie, aan de hand waarvan we actie kunnen ondernemen om aanpassingen te doen in de planning. Hoeveel OK tijd hebben ze gehad in 2018 en in 2017? Wat zijn de productieafspraken en halen we die? Dat soort informatie zal nog worden toegevoegd aan het dashboard.”

Hieronder staan de aantoonbare resultaten tot nu toe op een rijtje:

• In één oogopslag inzicht;
• Tijdsbesparing: 1 dag per week;
• Tijd voor analyse van knelpunten en overleg met vakgroepen om planning te bespreken en bij te stellen;
• Ondersteunt het operationele planningsproces;
• 6% meer productie ten opzichte van het vorige jaar;
• Alles in één interactief rapport op één tabblad! (Losse rapporten leiden immers niet tot overzicht.)

Tips voor zorginstellingen

Chantal heeft een paar tips voor zorginstellingen die ook op deze manier met hun capaciteitsmanagement aan de slag willen:

• Maak een business case voor het bestuur. Geef aan wat je gaat investeren en wat het gaat opleveren. Het gebruik van het capaciteit dashboard scheelt Chantal persoonlijk al een volledige dag per week. Voorheen werden de cijfers in Excel gezet en bewerkt. Nu worden de cijfers van de polibenutting dagelijks bijgewerkt in het MIS.
• Een stuurgroep kan niet alleen helpen om draagvlak te creëren, maar er ook voor zorgen dat op de werkvloer daadwerkelijk tijd in capaciteitsmanagement wordt gestoken.
• Eventuele weerstand en wantrouwen nemen af zodra de eerste resultaten inzichtelijk zijn.
• Beleg de verantwoordelijkheden goed, wie is waar verantwoordelijk voor? Alleen op die manier kun je elkaar aanspreken.