Nuffic, de Nederlandse organisatie voor internationalisering in onderwijs, financiert haar activiteiten middels subsidies van o.a. het Ministerie van OCW en de Europese Commissie. Nuffic was op zoek naar een applicatie waarin naast de jaarlijkse exploitatiebegroting tevens meerjarenbegrotingen en forecasting kan worden gerealiseerd. Belangrijkste doelstellingen waren verbeteren van de gebruikerservaring, terugdringen van het gebruik van Excel sheets én meer zelfredzaam worden. Hoe liep dit traject en wat zijn de ervaringen van Nuffic met de EPM-software van Jedox?

Over Nuffic

Nuffic is de Nederlandse organisatie voor internationalisering in onderwijs. Van primair en voortgezet onderwijs tot beroepsgericht en hoger onderwijs en onderzoek. De ambitie is dat iedere leerling en student internationale ervaring opdoet. Want waar werelden samenkomen, ontstaan de mooiste dingen. Vanuit het hoofdkantoor in Den Haag en via lokale vertegenwoordiging wereldwijd brengt het mensen, talen en culturen samen. Samen met nationale en internationale partners zet het zich in voor de ontwikkeling van leerlingen en studenten, en voor de groei van docenten, professionals en organisaties. Nuffic begroot haar activiteiten door de diverse kosten en opbrengsten te verdelen over projecten in de exploitatiebegroting. Het maakte reeds gebruik van een begrotingsapplicatie, maar die had niet alle vereiste functionaliteit. Bovendien was de applicatie erg traag. Met name als er meerdere mensen tegelijk in werkten. Daarom werd er buiten de applicatie om nog veel met Excel gewerkt.

Budgetteren en forecasten

Alle reden om op zoek te gaan naar een nieuwe applicatie, vertelt functioneel beheerder Dennis Guerain. “We wilden een nieuwe stap maken dus zochten we een applicatie waarmee we niet alleen kunnen budgetteren, maar ook forecasts kunnen maken en scenario’s kunnen doorrekenen. We hebben eerst een marktconsultatie uitgevoerd om een beter beeld te krijgen van het marktaanbod en marktpartijen” Eén van de partijen die reageerde was Axians. “Op basis van hun reactie kregen we meteen al een goed beeld wat er allemaal mogelijk was met Jedox. Niet lang daarna is een aanbestedingsprocedure gestart waaruit uiteindelijk Axians als winnaar uit de bus kwam”. De reden dat Jedox zo hoog scoorde is de gebruiksvriendelijkheid van de software en de functies voor automatische berekeningen. In de oude applicatie moesten medewerkers nog ontzettend veel handwerk verrichten, wat uiteraard erg foutgevoelig is. “We wilden data nog maar één keer hoeven vastleggen, aan de bron. En we wilden controles en koppelingen met andere bronsystemen zo veel mogelijk automatiseren”, zegt Guerain. Denk daarbij aan controles op de volledigheid van invoer,
automatische berekeningen van bedragen, controle of bepaalde kosten of baten binnen vooraf ingegeven kaders blijven en het automatisch verdelen van jaarbedragen over periodes op basis van seizoenpatronen.

We zijn blij dat Axians daar precies hetzelfde in staat. Zij willen hun klanten zelfredzaam maken en dat doen ze heel goed.

Uiteraard moest de software voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, zoals de AVG, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid en de Europese standaard EN 301 549 voor digitale toegankelijkheid. De visie van Axians sprak Nuffic aan. “Zij implementeren niet alleen de software, maar leiden onze medewerkers ook op om ermee te werken”, zegt Guerain. Zelf is hij nu getraind als functioneel beheerder, wat betekent dat hij zelf de beheertaken kan uitvoeren. “Zo blijven we niet afhankelijk van consultants maar worden we zelfredzaam.”

Implementatie in fases

De implementatie verliep buitengewoon soepel, vertelt hij. “Samen met Axians hebben we inrichtingskeuzes voor de software gemaakt. Ze dachten goed met ons mee. Dat is fijn, want zij hebben natuurlijk veel meer ervaring met de implementatie van EPM-software dan wij.” De gebruikers reageerden zeer enthousiast toen fase 1 van het project was opgeleverd. Die fase had betrekking op het overzetten van de bestaande processen naar de nieuwe software. “Dat was een spannend moment, want na een korte training moesten de budgethouders direct aan de slag met het invoeren van de begroting voor het komende jaar. Ze waren vooral onder de indruk van de snelheid en het gebruikersgemak van de applicatie.” Kort daarna werd ook fase 2 opgeleverd, waarin forecasting en de meerjarenbegroting werden toegevoegd. Door het combineren van begrotingsdata en, realisatiedata kan Nuffic nu veel eenvoudiger rolling forecasts maken. Ook is het nu mogelijk om sneller what if-scenario’s door te rekenen, bijvoorbeeld met betrekking tot de loonkostenontwikkeling.

Doorontwikkelen

Nuffic is erg blij met de nieuwe software en nieuwe processen, vertelt Guerain. “We hebben nu gewoon veel meer inzicht in onze financiële situatie. We kunnen niet alleen beter budgetteren, het helpt ook bij de subsidieaanvragen en bij de rapportage over wat er met het subsidiegeld is gerealiseerd.” Ook over de ondersteuning door Axians is hij zeer te spreken. “Ze vertellen vooraf heel duidelijk wat je kunt verwachten en wat ze gaan doen. En daar houden ze zich ook aan. Dat is erg prettig. Ze zeggen wat ze doen en ze doen wat ze zeggen. Daarnaast dachten ze goed met ons mee.” De controllers en teamleiders die met Jedox werken zijn door Axians getraind. Die trainingen smaken naar meer. “Je kunt zo verschrikkelijk veel met de software. We weten nu de functionaliteiten te vinden die we dagelijks gebruiken, maar we kunnen nog veel meer uit de software halen. Ook daarvoor willen we niet continu afhankelijk zijn van consultants; we willen gewoon zelf kunnen doorontwikkelen. We zijn blij dat Axians daar precies hetzelfde in staat. Zij willen hun klanten zelfredzaam maken en dat doen ze heel goed.” Die zelfredzaamheid neemt niet weg dat Nuffic wel gebruik maakt van de Servicedesk van Axians. Guerain: “Als ik problemen niet kan oplossen, kan ik een beroep doen op de tweede lijn bij Axians. Dat is nu een paar keer gebeurd en die keren zijn de meldingen zeer snel opgepakt. Daar zijn we heel tevreden over.”

Nuffic gaat nu een derde fase starten. “Samen met Axians gaan we kijken hoe we het begrotingsproces  nog verder kunnen verbeteren.” Een voorbeeld is om de bestaande workflows te digitaliseren Op die manier vallen taken niet meer tussen wal en schip. Medewerkers krijgen bovendien een automatisch signaal als zij bepaalde werkzaamheden moeten verrichten. De processen worden hierdoor nog beter gestroomlijnd.