Geautomatiseerde communicatie tussen Neuteboom Coffeeroasters en haar handelsrelaties via EDI

Neuteboom Coffeeroasters bestaat al meer dan 125 jaar en is de grootste koffiebrander in Europa als het gaat om Max Havelaar Fairtrade koffie. Met een productiecapaciteit van 10.000 ton is Neuteboom een serieuze partner die actief is in bijna heel Europa. Om haar communicatie met handelsrelaties efficiënt, snel en foutloos te laten verlopen, automatiseerde Neuteboom dit met EDI in combinatie met Exact Globe. “Binnen de keten werken verschillende bedrijven nauw met elkaar samen. Denk aan fabrikanten, toeleveranciers, vervoerders, groothandels en retailers. Binnen deze samenwerking valt veel te winnen. Alle partijen binnen de keten zijn gebaat bij een betere samenwerking, inclusief de eindklant. EDI speelt hierin een cruciale rol, want het zorgt ervoor dat de vele documenten die deze handelspartners met elkaar uitwisselen efficiënter en effectiever worden verwerkt.”, aldus financieel directeur Jan Merjenburgh.

Communicatie met handelsrelaties: toen en nu

Voorheen plaatsten de handelsrelaties van Neuteboom telefonisch of per mail een order bij Neuteboom, waarna dit handmatig werd overgenomen in Exact Globe. Vervolgens startte het pickproces in het (deels externe) magazijn van Neuteboom en werden de pakbon en factuur – handmatig – opgemaakt. Een foutgevoelige en inefficiënte werkwijze. Om voor te blijven op de concurrentie en samen te werken met de grotere partijen is zakendoen via EDI noodzakelijk. Jan vertelt: “EDI biedt een competitief voordeel omdat overbodige stappen in het proces worden geëlimineerd en er zo meerwaarde voor de klant ontstaat. Voor de grotere retail klanten is het een van de voorwaarden uit het totaalpakket van eisen.”

EDI in combinatie met Exact Globe

In samenwerking met SRC System Integrators heeft Axians een oplossing voor EDI in combinatie met Exact Globe en diverse maatwerkoplossingen ontwikkeld. De koppeling tussen Exact Globe en het EDI platform van SRC, B2B-connect, verwerkt het elektronische berichtenverkeer met alle aangesloten handelspartners geautomatiseerd. Dit komt ten goede aan de communicatie met handelsrelaties.

Automatisch van verkooporder naar factuur en EDI pakbon

Het administratieve proces van order tot facturering verloopt automatisch. Jan: “Onze orders komen automatisch via EDI binnen. Deze worden geprijsd conform overeengekomen prijslijst. Vervolgens wordt de productie ingepland en worden de goederen verzonden naar ons externe warehouse.” De externe logistiek dienstverlener – die ook een groot deel van de voorraad van Neuteboom beheert – pickt de order en voorziet deze van scanbare labels. Hiermee wordt de levering volgbaar. Heel belangrijk in de voedingsmiddelenindustrie. De pakbon (DESADV) wordt verstuurd via EDI. Vervolgens wordt ook de factuur via EDI verzonden.

EDI pakbonnen met SSCC

De EDI pakbonnen worden bovendien voorzien van een Serial Shipping Container Code (SSCC). Deze SSCC’s worden via maatwerk geïmporteerd in Exact Globe, zodat Neuteboom de codes – wederom via EDI – aan haar op EDI aangesloten handelsrelaties kan communiceren. Dit zodat niet per zending, maar per pallet duidelijk is wat er geleverd wordt. Wel zo gemakkelijk voor de goederenontvangst. “Neuteboom heeft hiervoor gekozen, omdat een aantal grote klanten daarom vroegen. Daarnaast is dit SSCC-label gestandaardiseerd binnen ons bedrijf, zodat alle pallets die ons bedrijf verlaten hetzelfde format label hebben”, aldus Jan.

Extra efficiëntie door add-ons en maatwerk van Axians

Om haar interne processen extra efficiënt te laten verlopen, maakt Neuteboom daarnaast gebruik van een door Axians ontwikkeld rapport dat inzicht biedt in alle lopende raamcontracten met handelsrelaties. Ook gebruikt Neuteboom diverse add-ons en maatwerk van Axians, namelijk:

Automatiseren van het intercompany verkeer

Een voorbeeld daarvan is Intercompany, een add on voor Exact Globe. “Onder Neuteboom vallen de werkmaatschappijen Redbeans en Manetti. Als er een inkoopbestelling wordt geplaatst bij bijvoorbeeld Redbeans (levert koffie en koffieapparaten voor op kantoor), dan leidt dit automatisch – van de ene administratie naar de andere – tot een verkooporder bij Neuteboom.” Het gehele administratieve proces tussen de twee werkmaatschappijen verloopt dus automatisch en zonder tussenkomst van een medewerker. Jan is blij met het resultaat: “Een mooie efficiencyslag en tijdwinst voor onze bedrijven”.

Orderinvoer in Exact Globe valideren

Sinds kort maakt Neuteboom bovendien gebruik van de Axians Validator. Hiermee kun je bij de invoer van orders, facturen, bestellingen, offertes, contracten en leveringen in Exact Globe validaties laten plaatsvinden op cel- en/of regelniveau. Op basis van deze validaties kun je instellen of de invoer van een bepaalde order plaats kan vinden of dat het – om vooraf te definiëren redenen – niet is toegestaan. Neuteboom gaat hiermee de orderinvoer op twee zaken controleren. Enerzijds controleert de Validator of een inkoopbestelling conform de overeengekomen inkoopprijs is geplaatst voor de betreffende handelsrelatie. Anderzijds gaat de Validator na of er voldoende verpakkingsmateriaal in voorraad is als er onvoldoende reeds verpakte koffie in stock is. Jan: “Via de Validator zien wij bij de orderintake al of er voldoende verpakkingsmateriaal en andere grondstoffen in voorraad zijn. Voorheen liepen wij daar pas tegenaan bij het plannen van de productie.” Hij vervolgt: “Dit draagt weer bij aan optimalisatie van de supply chain.”

Verpakkingsbelasting berekenen

Daarnaast maakt Neuteboom gebruik van maatwerk voor het berekenen van de verpakkingsbelasting t.b.v. de belastingaangifte. In Exact Globe is aan elk artikel een verpakkingsvorm gekoppeld, waarbij is aangegeven waaruit die bestaat. Hiermee kan Neuteboom enerzijds een rapport uitdraaien dat toont hoeveel verpakkingsbelasting er per product van toepassing is en anderzijds één voor de eigenlijke belastingaangifte. “Voorheen gebeurde dit handmatig in Excel met kans op fouten. Met deze tool verkleinen wij de foutkans en hebben wij binnen korte tijd de volledige aangifte gereed. Daarnaast zijn een aantal controle mechanismen ingebouwd.”

De voordelen van geautomatiseerde communicatie met handelsrelaties met EDI

EDI is een onmisbare oplossing voor Neuteboom waar het gaat om de communicatie met haar handelsrelaties. De voordelen zijn dan ook helder:

• Een competitief voordeel, omdat overbodige stappen in het proces worden geëlimineerd en er zo meerwaarde voor de klant ontstaat.
• Minimale foutkans en maximale snelheid, omdat uitwisseling van data elektronisch gebeurt.
• Professionals kunnen zich richten op het toevoegen van meerwaarde voor de klant.
• EDI elimineert de noodzaak tot papier en draagt hiermee bij aan het behalen van duurzaamheidsdoelstellingen.
• Toeleveranciers verhogen hun concurrentiepositie naar afnemers als ze reeds met EDI werken.

En de samenwerking met Axians? “Die verloopt uitstekend”, aldus Jan. “We hebben nauw contact inzake wensen en storingen met een vast aanspreekpunt (consultant). De lijnen zijn kort en we kunnen snel schakelen van beide kanten. Dat werkt uitermate plezierig.”