Vastgoedorganisatie Mosaic World is de link tussen woningen en woningzoekenden, met als doel het leven in de stad te vernieuwen. Ze beheren de gehele levenscyclus van vastgoed; van leegstandbeheer tot herontwikkeling en verhuur. De reden dat Mosaic World koos voor Axians is haar innoverende karakter.
“Ons systeem is getransformeerd tot een schaalbare en efficiënte omgeving waarin we indien nodig zélf wijzigingen kunnen aanbrengen. Dit maakt ons sneller en helpt ons de innovatieve partij te zijn die we willen zijn”, aldus Director IT Martin Aarts. Hij vertelt over de oplossingen die ze gebruiken, de toegevoegde waarde ervan én goed partnerschap. “Want dat kenmerkt de samenwerking met Axians.”
De zoektocht naar een échte partner
De wens van Mosaic World was helder. “We zochten een partner die met ons meedenkt. Kritisch is. Maar wel zorgt dat wij sneller verder kunnen.”, aldus Martin over hun behoefte aan een partner die hun innovatieve karakter ondersteunt. Die zoektocht bracht hen bij Axians, met wie de fit direct duidelijk was: “Axians wil de klant zelf in staat stellen om te werken met systemen en het systeem waar nodig uit te breiden.”
“Dankzij de nieuwe opzet in Exact Synergy en Axians-bouwstenen innoveren we sneller én zelf.“
Martin Aarts
Director IT
Sneller en innovatiever dankzij Exact Synergy
Waar de oude Exact Synergy-omgeving van Mosaic World bestond uit veel maatwerk – waardoor ze voor wijzigingen afhankelijk waren van externe consultants – kan Mosaic World het systeem nu zelf aanpassen. En dat bevalt goed!
“We zijn in staat om sneller te innoveren door de nieuwe opzet van Exact Synergy. Dat komt vooral doordat we met bouwstenen werken die ons in staat stellen zelf processen aan te passen. Zelf dingen toe te voegen en zelf ook interacties en interfaces te bouwen”, aldus Martin. “Dit komt onze snelheid en innovatiekracht enorm ten goede”.
De kracht van Solution Builder en TVM
Het huidige systeem van Mosaic World kenmerkt zich door een slim geheel van Exact Synergy, Trigger and Validation Manager (TVM) en Solution Builder. Martin geeft een toelichting!
Volledige contractbeheer in Exact Synergy
“Met Exact Synergy hebben we het hele contractbeheer gestroomlijnd”, vertelt Martin. “Zodra er een potentiële huurder bij ons binnenkomt, wordt hij geregistreerd. Op het moment dat er een contract wordt afgesloten, wordt dit contract automatisch verwerkt in Exact Synergy. Het contract zorgt er vervolgens automatisch voor dat de juiste facturatiestromen gaan lopen. Op die manier wordt eigenlijk alles in Exact Synergy vastgelegd.”
Processen automatiseren met TVM
Daarnaast zet Mosaic World TVM in om een aantal processen te automatiseren die anders handmatig moeten worden uitgevoerd. “Dit heeft ons enorm geholpen om efficiënter te werken”, aldus Martin.
Hij illustreert de kracht van TVM aan de hand van een voorbeeld: “Elk jaar stellen wij via de TU Eindhoven woonruimte ter beschikking waar studenten zich voor in kunnen schrijven. Het afgelopen jaar ging dit om 200 kamers. Twee uur nadat de inschrijving geopend was, waren de kamers verdeeld én hadden de nieuwe bewoners het contract automatisch in hun mailbox.” Een groot contrast met eerdere jaren, toen het systeem juist hierop vastliep.
Martin legt verder uit: “Indien een potentiële huurder zich inschrijft op een specifieke woning, wordt er vanuit de integratie een Request aangemaakt voor die nieuwe huurder. TVM pakt dit Request automatisch op en maakt het huurder account aan. Daarnaast wordt er tegelijkertijd een concept huurovereenkomst aangemaakt in het systeem. Na goedkeuring van de concept huurovereenkomst, pakt TVM dit weer op en zorgt dat het huurcontract wordt aangemaakt en verstuurd naar de toekomstige huurder ter ondertekening.”
Onbeperkt Exact Synergy-entiteiten toevoegen met Solution Builder
Ook over de Axians bouwsteen Solution Builder is Martin enorm te spreken. “Solution Builder helpt ons zelf nieuwe onderdelen – zoals nieuwe tabellen – aan te brengen in Exact Synergy, die we vervolgens ook zelf kunnen beheren en uit kunnen breiden.” Dit stelt Mosaic World in staat de software aan te passen aan haar eigen, unieke bedrijfsprocessen.
Het maakt de vastgoedorganisatie bovendien sneller: “Dankzij Solution Builder kunnen we zónder afhankelijk te zijn van een consultant entiteits- of dossierkaarten samenstellen met precies die velden, knoppen en tabbladen die we willen. Hierdoor hebben we exact de informatie in beeld die we nodig hebben.” En dát biedt Mosaic World het gemak en inzicht waar ze écht wat aan hebben.
Vijf learnings van de ERP-implementatie
Terugkijkend op het gehele proces definieert Martin vijf learnings met betrekking tot de ERP-implementatie. Namelijk..
- Werk samen als partners: “Bij een ERP-implementatie is het belangrijk dat je met je partner ook echt als partners werkt”, aldus Martin. Het moet echt een partnerschap zijn, zo vindt Martin terecht. “Je wilt beiden het beste ervan maken. Dat betekent ook dat je elkaar moet challengen.”
- Kijk uit voor de ‘scope creep’: Houd je ook altijd aan de scope, hoe verleidelijk extra wijzigingen of toevoegingen gedurende een implementatie ook lijken, zo raadt Martin aan. “Pak in vervolgprojecten door op eventuele aanvullingen.”
- Betrek medewerkers bij de implementatie: Dit deed Martin op een aantal manieren. Enerzijds door de key users tafelvlaggetjes met daarop de projectnaam te geven, zodat hun rol – ook voor collega’s – zichtbaar was.
- Laat key users onder begeleiding testen: Laat de key users tijdens de test ondersteunen door een aanwezige consultant. “Op het moment dat de key users ergens tegenaan lopen, kan de oplossing direct worden aangepast en kun je door met testen.”
- Vraag tegengas van consultants: Zorg dat de consultant zich vrij voelt om tegengas te geven en nodig dit ook uit. Want dán krijg je meerwaarde. “In een project moet je elkaar challengen, zodat je samen tot de beste oplossing komt”, aldus Martin. Op deze manier krijg je niet de oplossing waar je om vraagt, maar de oplossing die je nodig hebt.
Geef jouw organisatie dezelfde voorsprong als Mosaic World
Jij wilt grip én gemak in jouw Exact Synergy-omgeving. Met de oplossingen van Axians werk je slimmer, sneller en met meer werkplezier. Sparren? Neem contact op!