Microsoft Business Central is de ruggengraat van Rackmount.IT

Met zo min mogelijk tools maximaal resultaat behalen dankzij Microsoft Business Central van Axians. 

Het bedrijf Rackmount.IT uit Breda reikt inmiddels tot ver over de Nederlandse grenzen. Met kantoren in de V.S. en Australië gaan de rackmount kits de hele wereld over. Door deze groei ontstond er behoefte aan een ERP systeem dat mee kan groeien. Eric Cantineau, CEO van Rackmount.IT ging op zoek.

“Ik zocht naar een ERP systeem dat flexibel is en niet veel overhead zou geven. Ik wilde zo min mogelijk afhankelijk zijn van IT’ers, dus cloud based was een voorwaarde.” Microsoft Business Central sluit het beste aan op deze wensen. Eric klopte aan bij Axians voor een full webbased oplossing.

“Tijdens de zoektocht bekeken we een aantal producten waaronder Microsoft Business Central. We hadden in het achterhoofd dat het cloud based moest zijn, want als je iedere keer een ERP-update moet uitrollen, dan gaat daar heel veel tijd inzitten en dat leek me te bewerkelijk”, legt Eric uit.

“Microsoft Business Central komt regelmatig met updates en omdat je zelf niks hoeft te installeren levert dit geen vertraging of problemen op. Mocht er toch eens een foutje ontstaan, dan hebben ze dat doorgaans binnen een week opgelost.”

Full web-based

Dat het Microsoft Business Central moest worden werd dus al snel duidelijk voor Eric, maar bij wie klop je dan aan als leverancier? Eric koos voor Axians.

“Axians bood een full-webbased oplossing en dat sprak me wel aan. Zeker omdat we vestigingen in de V.S. en Australië hebben. Webbased maakt het allemaal makkelijk integreerbaar.”

Automatisme om door te groeien

“Toen we live gingen, waren we nog niet zo heel groot”, vertelt Eric. “We zijn met zes licenties begonnen en zitten nu op zo’n 14 licenties. Dat geeft al aan dat het eigenlijk een automatisme is om te groeien. Ook denk ik dat je – als je weet dat je groeit – op tijd moet investeren in de juiste tooling. Hiermee zet je de stappen om ook daadwerkelijk te kúnnen groeien.

Als we nu nog op zoek moesten naar een ERP systeem, dan werd dat een hel! Nu zitten we al volledig in de customizations. We moeten dus niet helemaal terug naar een basisversie om maatwerk toe te voegen.

Dat was overigens ook een heel groot voordeel van Business Central: het maatwerk gaat niet kapot met grote upgrades. We testen vooraf natuurlijk wel, want je kunt heel makkelijk een kopie maken van je eigen omgeving zonder dat het schade kan aanrichten.”

Business Central als ruggengraat van de organisatie

Als je groeit, wil je die trend ook terugzien in je bedrijfsvoering. Het ERP systeem van Rackmount.IT omvat het hele traject dat begint bij klantorder en doorloopt van productieorder naar verkoop naar betaald krijgen en het verwerken van bankafschriften.

Eric vertelt hierover: “Uit alle onderdelen kun je data halen die de mate van groei inzichtelijk maken. Business Central is de ruggengraat van onze organisatie en het ERP systeem is de kapstok waaraan we alles ophangen.

Learning on the job

De voorbereiding op de implementatie verliep goed. “Vooral de statische data in Excel konden we heel snel converteren, rechtzetten en er data aan toevoegen”, vertelt Eric.

“Doordat we meerdere testomgevingen hadden om mee te spelen, kon ik gemakkelijk opnieuw beginnen en weer een test doen. We leerden echt ‘on the job’ en dat maakte dat medewerkers zeiden: ‘Wanneer kunnen we live? Want dit werkt nu al beter dan wat we gewend zijn!’.”

De livegang was in april 2019 in Nederland en een maand later in de V.S.. “Tijdens het traject deden er zich geen rare dingen voor”, vertelt Eric. “Natuurlijk zijn er altijd wel zaken die nog rechtgezet moeten worden, maar de BTW-aangifte kwam er bijvoorbeeld meteen goed uit.”

Power BI

Als Business Central het skelet is, dan kun je Power BI zien als de hersenen. Daar wordt alles geanalyseerd. Zodra alles was geïmplementeerd heeft Eric meteen het Power BI dashboard omgebouwd naar het nieuwe systeem. “Dat maakt dat we alle trends en data konden behouden. Als ik nu in Power BI kijk, kan ik alle sales-transacties zien vanaf 2010. Maar ook de voorraadniveaus.

Distributeurs hebben via onze portal inzicht in onze warehouses en kunnen in Business Central meekijken wat waar ligt als het om vrije voorraad gaat. Dit vergroot het vertrouwen in de samenwerking. Transparantie vind ik sowieso erg belangrijk als ondernemer, ook binnen de eigen organisatie. Bij ons is iedereen deel van het succes, dus iedereen mag weten hoe we het als team doen.

Minimale tools, maximaal resultaat

Eric wilden een ERP systeem waarbij ze met zo min mogelijk tools, maximaal resultaat konden behalen. “Dat doet Microsoft 365, Business Central, Power BI en sinds kort Dynamics CRM voor ons. Er zit minimale tooling omheen en in de essentie doen we het daarmee. Het werkt perfect en we kunnen blijven groeien, zonder beperkingen.”

TIP

Als je weet dat je groeit, moet je op tijd investeren in de juiste tooling. Hiermee zet je de stappen om ook daadwerkelijk te kúnnen groeien.