Met de business app is MEEVivenz altijd en overal op een laagdrempelige manier verbonden

MEEVivenz is als gevolg van meerdere fusies en samenwerkingen continu in ontwikkeling. Dat heeft uiteraard impact op medewerkers en hun werkzaamheden. “Er is veel nieuws om te delen door het steeds meer werken op afstand volstond het intranet niet meer”, vertelt Chantal Blaaupot, functioneel en juridisch beheer bij MEEVivenz. “We wilden op een laagdrempelige manier push-berichten sturen die voor medewerkers van belang zijn om hun werk goed te kunnen doen. Aangezien de mobiele telefoon een device is waar alle medewerkers gebruik van maken, was de keuze voor een app snel gemaakt.” Het doel van deze app? Alle medewerkers met elkaar verbinden op een laagdrempelige manier.

MEE Plus werkt al sinds 2013 met Axians. Na de fusie met Vivenz bleek dat er behoefte was aan één platform om iedereen te informeren, zéker nu steeds meer mensen thuiswerken. “Nieuwsbrieven belandden op de digitale stapel, maar we moeten wel 600 mensen kunnen bereiken”, licht Chantal toe.

Een slimme oplossing

“We werkten al met Exact Synergy, maar de helft van onze medewerkers had maar toegang tot dit programma voor eenvoudige tijd- en klantregistraties. Samen met onze IT-partner Axians zochten we naar een slimme, laagdrempelige oplossing. Al snel ontstond het idee om te werken met de business app die speciaal door Axians is ontwikkeld.”

De ontwikkeling van de app had een beperkte impact op onze de bedrijfsvoering. Chantal legt uit: “Je moet zorgen dat de processen in Exact Synergy goed zijn ingericht. Wanneer dit het geval is, kan Axians de processen 1 op 1 vertalen naar de business app. In eerste instantie gebruiken we de app voor het melden van nieuws en het versturen van incidenten en datalekken naar onze medewerkers. Maar de wensen groeien snel.”

Altijd bij de hand

“Inmiddels zijn zowel de medewerkers als het bestuur en het management erg enthousiast over de app waardoor we op termijn de functionaliteit gaan uitbreiden. We willen dat iedere medewerker declaraties en indien nodig tijdregistratie en verlofaanvragen kan invoeren via de app. Daarnaast is de wens dat er een smoelenboek wordt toegevoegd, een zoekfunctie op naam en functie voor medewerkers en de mogelijkheid om vanuit de app te bellen.” Dat klinkt misschien als flinke uitbreidingen, maar het geeft precies het doel van de business app weer: iedereen altijd en overal toegang geven tot de gegevens van collega’s en relaties. Het is een business app waarmee je werkt waar én wanneer jij wilt, je hebt hem écht altijd bij de hand.

Flexibiliteit en tevredenheid

MEEVivenz werkt al ruim 8 jaar samen met Axians en is heel tevreden met de samenwerking. Chantal vertelt: “Eens per jaar bepalen we de stip op de horizon. Dan delen we de behoeftes vanuit de collega’s en het bestuur en vertelt Axians welke ontwikkelingen zij hebben doorgevoerd en wat er op de planning staat. Op basis daarvan maken we vervolgens mooie projecten. Axians is een partij die met ons meedenkt. Hun werkwijze is erg flexibel en ze doen er alles aan om te zorgen dat we tevreden zijn.”

Tips van MEEVivenz

• Iedereen heeft een mobiele telefoon. Hierdoor is een app heel laagdrempelig voor gebruikers. Als ik erop terugkijk, snap ik niet waarom wij er zo lang over getwijfeld hebben: de impact op de bedrijfsvoering is zeer beperkt en het resultaat is erg groot.
• Rol de app in kleine stapjes uit. Bepaal de prioriteiten en betrek het bestuur, de communicatie-afdeling en de medewerkers. Zo komen de leuke ideeën vanzelf en blijft de app groeien.