Lunet zorg verbetert de kwaliteit van het Planning & Control proces met Jedox en Axians

Lunet zorg, een Brabantse zorgstichting, ondersteunt mensen met een verstandelijke beperking. Ruim 2.700 cliënten van alle leeftijden kunnen op Lunet zorg rekenen voor wonen en werk, dagbesteding en vrije tijd, voor 24/7 intensieve zorg of beperkte, incidentele ondersteuning. Dagelijks staan bijna 2.650 professionals en 1.100 vrijwilligers voor hen klaar, op bijna 100 locaties of in de eigen of ouderlijke woning in regio Zuidoost-Brabant.

Nancy Wiggers de Vries is sinds november 2019 werkzaam bij Lunet zorg als Manager Business Control & Data Analytics. “Toen ik bij Lunet zorg begon kreeg ik vanuit onze organisatie opdracht om het planning- en budgetteringsproces te moderniseren. De jaarlijkse begroting werd altijd in Excel opgesteld. Daar kun je op zich veel mee, maar het is onder andere wel foutgevoelig. Daarnaast was de wens om ook graag meerdere keren per jaar prognoses te kunnen maken. Lunet wilde duidelijk een stap vooruit maken en de kwaliteit van het Planning & Control proces verbeteren. Onze toenmalige manier van werken bood ons daarin niet de stuurmiddelen om te bereiken wat we willen bereiken. Ik ben toen op zoek gegaan naar een flexibele en schaalbare oplossing die onze afdelingen Financiën en Business Control & Data Analytics goed kan ondersteunen en naar een partner met ervaring in de Zorgsector die kan helpen om de oplossing succesvol te gaan gebruiken”, vertelt Nancy.

Waarom we kozen voor de oplossing Jedox en voor Axians?

“Na een eerste selectie bleven er twee partijen over. Beide oplossingen leken in het begin vergelijkbaar, er was niet direct een voorkeur. Uiteindelijk bleek dat de veiligheid van data in Jedox beter is geregeld. Ook de ‘look and feel’, de gebruiksvriendelijkheid en modulaire opbouw van Jedox spraken ons erg aan. In combinatie met de kennis en kunde van Axians, aangevuld met hun brede ervaring in de zorgsector was de keuze toen snel gemaakt”, licht Nancy toe. “We hebben overigens gekozen voor de standaard functionaliteiten van Jedox. We willen liever geen maatwerkoplossingen en de standaard functionaliteiten van Jedox bieden ons wat we nodig hebben.”

Wat houdt de Jedox zorgoplossing van Axians voor jullie in?

“Jedox is een integrale planningsoplossing. Hiermee kunnen we efficiënter en activity based plannen voor domeinen zoals Financieel, Personeel en Zorgproductie”, aldus Nancy. “Met behulp van deze oplossing is het modelleren van data en het tot stand brengen van een begroting een gestroomlijnder proces geworden. We gebruiken hierin de volgende modules van Axians; Planning & Consolidatie, Zorgplanning, Personeelsplanning, Investeringsplanning, Exploitatieplanning en we zijn recent gestart met de module Capaciteitsplanning. In de Capaciteitsplanning leggen we activity based relaties aan in de begroting, dit gaat ons veel inzichten geven. We verwachten hierdoor een scherper beeld te hebben tussen wat de gewenste personele kosten en de verwachte kosten in het primaire proces zijn.”

Processen werden vereenvoudigd zonder verlies van transparantie

Nancy: “We zien een wisselwerking tussen de processen en de applicatie. De tool is ondergeschikt en ondersteunend, maar de implementatie biedt wel een kans om kritisch te kijken naar onze processen. Waarom doen we de dingen die we doen op deze manier? Het geeft ons de mogelijkheid om platgetreden paden opnieuw te bekijken. Ik zal een voorbeeld noemen waaruit blijkt hoe Jedox ons helpt om de kwaliteit te verbeteren. Voorheen werd alle personele kosten in de primaire processen als target gecalculeerd. We merkten dat we met Jedox iedereen een plek konden geven in de begroting, en dat was echt een groot verschil. Er werd afscheid genomen van bepaalde structuren en processen werden vereenvoudigd. Zonder daarbij transparantie te verliezen. Het heeft ons echt geholpen om dingen snel in kaart te brengen en op diverse manieren naar data te kunnen kijken. De implementatie van Jedox neemt in het begin even wat tijd in beslag, maar daarna gaat het heel snel. Uiteindelijk is de totale oplossing in minder dan een half jaar geïmplementeerd. We hebben snelheid in het hele begrotingsproces kunnen brengen”.

“De tool is heel inhoudelijkheid en maakt bijvoorbeeld alle kosten rondom de medewerkers op een heel gestructureerde manier transparant. Zo zitten bijvoorbeeld alle medewerkers met een contract in het systeem. Salarisverhogingen voor een groep medewerkers kunnen we nu automatisch doorrekenen en zo op een heel prettige manier in de begroting opnemen. Het budget waar we normaal gesproken de meeste hoofdpijn van kregen kwam nu heel soepel tot stand.”

Samen gericht op de toekomst

“Terwijl we bezig waren met de implementatie van Jedox, vond ook een organisatiewijziging plaats bij Lunet zorg”, vertelt Nancy. “Alle teams werden herverdeeld, maar in Jedox kun je gelukkig heel makkelijk medewerkers muteren. Alles wordt direct verwerkt in de medewerkersplanning, waarna de financiële planning en controle direct kan worden gedaan. Het leek ons een huzarenklus, maar het viel achteraf enorm mee”, vertelt Nancy. “De meeste toegevoegde waarde zit voor ons in de transparante opbouw. Elk cijfertje kun je onderbouwen waar het vandaan komt. Je weet precies wat je uitgangspunten zijn geweest.”

“Een van onze doelstellingen is het bouwen van prognoses. De begroting is een weergave van de plannen die je als organisatie hebt. We kunnen nu gemakkelijk toetsen hoe de doelstellingen zich verhouden tot de werkelijke realisatie en wat dit betekent voor onze financiële positie. Ook in dat opzicht hebben we een kwaliteitsslag gemaakt”, geeft Nancy aan. “Voorheen werden de prognoses alleen door de financials gemaakt, nu is iedereen erbij betrokken. Zo zijn we samen gericht op de toekomst.

Hoe is de samenwerking met Axians ervaren?

“Met Axians wordt goed samengewerkt. In het begin moesten we wel even wennen aan elkaar. Leren dat we niet altijd dezelfde taal spraken, soms gebruikten we andere terminologie. Dan moesten we aan elkaar doorvragen wat nou precies werd bedoeld”, licht Nancy toe. “Daarna ging het heel gemakkelijk, we kregen goede ondersteuning van de betrokken consultants en vonden het prettig dat we steeds heel laagdrempelig met hen in contact konden komen.” Om de voortgang erin te houden organiseerde Nancy dagelijks om 08.30 uur een Dagopening met het team, deze meetings duurden een half uurtje. “We bespraken wat er die dag moest gebeuren, wat gaan we testen, welke informatie hebben we nodig, wat gaan we uitzoeken etc. Dit hielp om de snelheid erin te houden en heel kort op de bal te zitten. Axians heeft ook trainingen voor onze mensen verzorgd, zodat we snel echt met onze begroting in Jedox aan de slag konden gaan. We hebben met elkaar de begroting op tijd opgeleverd binnen een projectbegroting. Daar mogen we trots op zijn, zowel Lunet zorg als Axians!”

Tot slot heeft Nancy nog een paar tips voor zorginstellingen die ook met een integrale oplossing voor Planning & Control willen gaan werken. “Begin tijdig en je moet goed weten wat je doel is. Kijk daarbij verder dan alleen het financiële doel. De oplossing die je kiest moet binnen het IT-landschap passen zoals je dat als organisatie voor ogen hebt. Je moet met elkaar de verbinding aan willen gaan. Het is niet iets dat je in 2 weken of 2 maanden doet. Er is echt commitment vanuit alle betrokken teams nodig. Dan bereik je samen het gewenste resultaat!”