Het Toeleidingsysteem (TLS) van Jeugdzorg Nederland faciliteert in de administratie en communicatie rondom de plaatsing van jeugdigen bij een gesloten zorginstelling. Dit stelt de betrokken partijen in staat om het plaatsingsproces zo soepel en snel mogelijk te laten verlopen. Axians is de ontwikkelpartner en helpt vanuit die rol om nieuwe wensen van eindgebruikers te realiseren en om de processen nog meer te optimaliseren. ‘Axians is een fijne partner die een luisterend oor biedt en goede adviezen geeft’, vertelt Katinka Bergmans, Product Owner (PO) bij Jeugdzorg Nederland, over de samenwerking.
‘Wat TLS is? Het is een systeem waarin de plaatsbewegingen van jeugdigen naar de gesloten jeugdhulp worden vastgelegd’, vertelt Katinka. Voor zo’n plaatsingsproces zijn drie betrokken partijen: de aanmelders, de plaatsingcoördinatoren en zorgverleners. ‘Aanmelders van de jeugdbeschermingsorganisaties maken een dossier aan voor een jeugdige, vervolgens plaatst de plaatsingscoordinator een verzoek bij een zorgaanbieder, waarna de betreffende instelling dit kan accepteren en de plaatsing registreert. Hierna volgt uiteindelijk uitstromen of schorsing. Alle benodigde gegevens voor dit proces worden in TLS ingevoerd en met elkaar gedeeld.’
Het systeem heeft uiteindelijk drie doelstellingen. Allereerst biedt TLS administratieve ondersteuning voor de aanmeldende instanties. Daarnaast worden de plaatsingsbewegingen, zoals instroom, doorstroom en uitstroom, van jeugdigen vastgelegd. Tot slot is het belangrijk om rapportages over deze data te kunnen maken. Bijvoorbeeld over de hoeveelheid jeugdigen die geplaats zijn, hoelang de plaatsing is, de man/vrouw verhouding en de leeftijdscategorie. Katinka vertelt dat deze (geanonimiseerde) sturingsinformatie gedeeld wordt met relevante instellingen, zoals het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en/of gemeenten.
Doorontwikkeling voor procesoptimalisatie
De ontwikkeling van TLS heeft zijn oorsprong in 2018 en is al jaren operationeel. Op dit moment verzorgt Axians de doorontwikkeling van het systeem. Zo worden er kleine wensen en verbeteringen gerealiseerd. ‘Dat kan een wijziging zijn om aan nieuwe wet- of regelgeving te voldoen, maar we werken met name aan verbeteringen om de processen te optimaliseren en zelfs te digitaliseren. We maken elke stap van een proces inzichtelijk, stroomlijnen dit en nemen zoveel mogelijk handmatige taken weg. Op deze manier worden de werkzaamheden door alle gebruikers op een gestandaardiseerde manier uitgevoerd. Dit zorgt enerzijds dat de informatie eenduidig wordt vastgelegd en daarmee neemt de foutgevoeligheid af. Anderzijds kunnen gebruikers hun werk zo eenvoudig mogelijk uitvoeren en is er inzicht in het proces’ legt ze uit.
Als voorbeeld vertelt de Product Owner over de situatie waarin een jeugdige met spoed bij een instelling wordt geplaatst. ‘Het kan zijn dat bepaalde documenten niet tijdig zijn aangeleverd, terwijl de plaatsing wel heeft plaatsgevonden. Hierdoor is het betreffende dossier niet compleet. Om dit te voorkomen, hebben we een notificatie ontwikkeld waarbij de betrokken partijen geïnformeerd worden dat ze de benodigde documenten nog moeten aanleveren. Het proces is dus vastgelegd, geoptimaliseerd en geautomatiseerd, zodat bepaalde stappen niet per ongeluk vergeten kunnen worden.’
Strikte veiligheidseisen
Ook veiligheid is een belangrijk onderdeel binnen TLS. ‘Er wordt met veel vertrouwelijke informatie gewerkt. Het is daarom belangrijk dat we deze (persoons)gegevens op een goede en veilige manier verwerken. Dataveiligheid staat daarom hoog bij ons op de agenda. Zo zijn er strikte gebruikersrollen vastgelegd waarin staat aangegeven wie toegang heeft tot welke data. Daarnaast voldoen we aan de relevante ISO-normen en is de inlogprocedure voor iedere gebruiker voorzien van twee-factorauthenticatie (2FA).’
Wensen vertalen naar oplossingen
Axians is al jarenlang de ontwikkelpartner van TLS. ‘De samenwerking verloopt goed. We weten wat we aan elkaar hebben en de ontwikkelingen lopen vlot. Ook wanneer iets met spoed opgepakt moet worden, weet het ontwikkelteam hier een mouw aan te passen’, aldus Katinka. Ze vindt het fijn dat ze in Axians een sparringpartner heeft gevonden. Een partner die luistert naar de wensen en dit vertaalt naar een technische oplossing. Een partner die meedenkt over de mogelijkheden en een passend advies geeft dat is afgestemd op de unieke situatie van een organisatie. ‘Samen zorgen we dat TLS naar wens functioneert en blijven we nadenken over mogelijkheden om zowel het systeem als de processen te blijven optimaliseren. Dat geeft vertrouwen voor nu en in de toekomst.’
