HLB Blömer verbetert de informatievoorziening met Qlik Sense

HLB Blömer accountants en adviseurs is een landelijk accountantskantoor voor middelgrote bedrijven. HLB Blömer levert voor haar klanten diensten als het samenstellen van jaarrekeningen en het controleren van jaarrekeningen. Daarnaast verzorgt men de salarisadministratie, fiscale aangiftes en geeft men financieel advies aan cliënten.

Esther van Huizen is als directeur interne organisatie verantwoordelijk voor de interne processen. Esther: “Ik ben eindverantwoordelijk voor alle interne zaken binnen onze organisatie. Hierbij kun je denken aan automatisering, marketing, personeelszaken en huisvesting, maar ook aan het secretariaat.”

Grote hoeveelheden documenten

“Voorheen werkten we met software die rapportages bouwde vanuit Excel. Dit was erg bewerkelijk en kostte ons daarnaast ook veel tijd. Ook dienden we elke week de rapportages handmatig te verzenden aan onze collega’s. Hierdoor ontving men wekelijks grote hoeveelheden aan documenten in de mailbox,” vertelt Esther. In het voorjaar van 2017 is HLB Blömer met Qlik Sense gestart.  “We wilden slimmer en efficiënter gaan werken. Met Qlik Sense hebben we alle rapportages op één overzichtelijke plek. De rapportages worden weergegeven in dashboards. Dankzij Qlik Sense hoeven we de rapportages niet meer te verzenden want ze zijn direct ter inzage beschikbaar in het systeem.”

De directie en financiële afdelingen hebben in Qlik Sense direct inzicht in de (financiële) gegevens, uren, openstaande posten en afboekingsstanden. Voorheen werd dit inzicht verkregen door middel van Excelsheets die klaar stonden op het netwerk of gemaild werden. Nu is alles met een paar klikken te vinden. Binnen HLB Blömer is gekozen voor één overzichtspagina met daaronder verschillende specifieke afdelingen.

Combinatie van cijfers en grafieken

Ondanks dat HLB Blömer veel met getallen en rapportages werkt, heeft men bewust gekozen voor een tool waarin gebruikt kan worden gemaakt van dashboards met grafische visualisaties. Esther: “We maken gebruik van een combinatie tussen grafieken en cijfers. Voor ons zijn cijfers natuurlijk het allerbelangrijkste. Maar door grafieken en kleuren te gebruiken, wordt in één oogopslag duidelijk hoe we ervoor staan. Voor ons is het belangrijk dat we zo declarabel mogelijk werken. De verhouding tussen declarabel en niet-declarabel wordt in een grafiek weergegeven met kleuren.”

In Qlik Sense wordt tevens de omzet en de debiteurenstand in het dashboard weergegeven. Esther: “We kunnen heel gemakkelijk gegevens uit verschillende tijdsperiodes met elkaar vergelijken. Door middel van kleuren kijken we wat de  verhoudingen zijn.”

Direct meer inzicht

Binnen HLB Blömer hebben enkele collega’s een Qlik Sense training gevolgd. “Dit hebben we georganiseerd om onze kennis te verrijken. Om een dashboard te kunnen bouwen is het nodig dat je weet hoe een database in elkaar steekt, maar ook hoe Qlik Sense hier mee omgaat, anders ga je appels met peren vergelijken. In de beginfase vonden we dat nog lastig, je wilt niet nabouwen wat je al hebt, maar juist vernieuwend bezig zijn.”

Qlik Sense heeft direct meer inzicht opgeleverd. ”We hoeven niet meer bij verschillende afdelingen informatie op te vragen, maar kunnen zelf de benodigde informatie uit het systeem filteren. Dit scheelt zeer veel tijd.” HLB Blömer wil het gebruik van Qlik Sense in de toekomst uitbreiden. “Er is denk ik nog zoveel meer mogelijk. Nu hebben alleen de directie en financiële afdelingen toegang. In de toekomst willen we ook andere collega’s op basis van hun functie toegang geven tot bepaalde delen van het systeem. Daarnaast willen we kijken hoe we de tool kunnen inzetten in de advisering naar onze klanten,” vertelt Esther.