GGZ Emergis: volledige regie over eigen stuurinformatie

GGZ-instelling Emergis behandelt en begeleidt jaarlijks 13.000 mensen met uiteenlopende psychische problemen. Ruim 1.400 medewerkers zetten zich in om geestelijke gezondheidsproblemen bij cliënten te voorkomen of te genezen. Zij doen dat vanuit 50 locaties in Zeeland. Volgens Manager Finance & Control Ruud van den Barselaar speelt data een sleutelrol voor de bedrijfsvoering van zijn organisatie. “We hebben stuurinformatie nodig om onze activiteiten inzichtelijk te maken en te stroomlijnen. Daarnaast zetten we Business Intelligence en data-analyse in om risico’s en kansen beter in te schatten. Tot slot moeten we ons werk kunnen verantwoorden naar externe partijen. Dat is extra belangrijk omdat een budget gedreven aanpak binnen de GGZ plaats gemaakt heeft voor prestatiebekostiging.”

Inzicht in activiteiten en kosten

Om inzicht in de activiteiten en kosten te creëren, is eenduidige, correcte en actuele data onmisbaar. Bovendien wil Emergis deze data snel en doelgericht beschikbaar stellen aan de diverse afdelingen. Van den Barselaar: “Als fusieorganisatie was onze data-omgeving redelijk versnipperd en lastig te beheren. We hebben al diverse patches uitgevoerd en het was complex om nieuwe mogelijkheden te integreren. Naast deze praktische problemen wisten we niet hoe betrouwbaar onze data was. Hierdoor bleek het lastig goede analyses en rapporten te maken voor de besluitvorming.”

Tijdige en juiste stuurinformatie

Om regie op de data-omgeving te verstevigen, en tijdige en juiste stuurinformatie te krijgen, besloot Emergis een nieuw datawarehouse in te richten. “Het doel was een modern, toekomstbestendig dataplatform op basis van standaardtechnologie, zodat we niet afhankelijk zijn van specialisten. Naast voldoende flexibiliteit om nieuwe ontwikkelingen, zoals voorspellende functionaliteit of data science te integreren, waren self-service BI-opties een belangrijke eis. Dit alles vanzelfsprekend binnen een goed beheersbare omgeving.” Na een marktoriëntatie bleek dat Axians aan deze eisen voldeed. “Zij konden niet alleen alle technische eisen invullen. Met hun eigen methodiek kregen we ook goede grip op het proces. Op basis van hun DIA-concept hebben we niet alleen een duidelijk gestructureerd data-ecosysteem opgezet. Alle stappen zijn ook helder gedocumenteerd, wat bijdraagt aan de beheersbaarheid. Bovendien is een audit-trail in de BI-omgeving geborgd.”

Goede fundering

Inmiddels is alle data uit de primaire bronsystemen via het Axians Dataplatform ontsloten. “We zitten nu middenin het proces om de data ook beschikbaar te stellen aan de organisatie. Momenteel worden de views en kubussen daarvoor opgezet. Hierdoor hebben we een goede fundering voor de informatievoorziening en managementrapportages. Uiteenlopende vragen uit de organisatie kunnen we zo efficiënt beantwoorden.”

Self-service BI

In de nieuwe situatie kan Emergis specifieke aspecten van de bedrijfsvoering snel inzichtelijk maken. “We kunnen de inzet van onze mensen en middelen goed in kaart brengen. Bijvoorbeeld door de bezetting af te zetten tegen de productie. Of de kostprijs van specifieke zorg vergelijken met de uiteindelijke opbrengst. De analyses die we maken zijn niet alleen sneller beschikbaar. We weten ook zeker dat de data die we gebruiken betrouwbaar is en volgens een standaard aanpak geregistreerd is. Het doel is om dat op termijn volledig digitaal te doen. Verder willen we afdelingen de mogelijkheid bieden om via self-service BI eigen analyses en rapportages te maken. Dan benutten we de beschikbare data optimaal en is stuurinformatie sneller beschikbaar.”

Concrete cijfers

De analyses en rapporten die Emergis nu genereert, zijn niet alleen relevant om de interne bedrijfsvoering verder te optimaliseren. Van den Barselaar: “We zitten regelmatig aan tafel met verzekeraars en gemeenten om onze activiteiten en budgetten te verantwoorden. Die gesprekken gaan we nu in met concrete cijfers over de kosten van specifieke zorgpaden of cliënten. Doordat we zelf de regie over onze data-omgeving hebben genomen, is onze onderhandelingspositie verstevigd.”