Geoliede bedrijfsvoering door bedrijfsbrede inzet Synergy bij Robidus

Robidus opereert binnen de Nederlandse sociale zekerheids-branche. Met als ultiem doel het bieden van arbeidsperspectief. Oftewel het bevorderen van arbeidsparticipatie, het minimaliseren van verzuim en het volledig voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Robidus kampte een aantal jaar geleden, met kennis over de inrichting van Synergy die niet geborgd was omdat zij veel zaken lange tijd in eigen beheer hadden uitgevoerd zonder het consequent vastleggen en bijhouden van documentatie. Dit leidde tot  suboptimale processen in de systeemondersteuning door Synergy. Tegenwoordig doordringen Exact-functionaliteiten bijna alle aspecten van hun bedrijfsvoering, en zijn ze enthousiaste gebruiker van de nieuwste Synergy interfaces en modules. Exact Synergy is voor Robidus het softwareplatform omdat het een naadloze integratie met al hun eigen ontwikkelde software (applicaties) mogelijk maakt. In deze klantcase laten we zien hoe Robidus hun bedrijfsvoering heeft geolied met Exact Synergy! 

Een stukje achtergrondinformatie

Voorheen was Robidus onderdeel van AEGON en sinds kort zitten ze onder de vleugels van a.s.r.. Dagelijks werken ruim 500 professionals aan het beste inzetbaarheidsplatform van Nederland voor dienstverlening rondom sociale zekerheid. Hun klanten zijn veelal grote werkgevers . Waarbij de kerntaak te vangen is in één woord: arbeidsperspectief. Daarmee wordt bedoeld: duurzaam jezelf voorzien in inkomen. Robidus is al jarenlange trouwe gebruiker van Exact Synergy.

Voordat Robidus daadwerkelijk de kracht van Exact Synergy omarmde waren er nog wat hobbels op de weg. Toen Dave van Geelen (directeur bij Robidus Solutions) vier jaar geleden bij Robidus begon was hij sceptisch over de ICT-omgeving. Het bedrijf had nauwelijks documentatie, slechts gebrekkige werkinstructies. Bovendien heerste er onder de medewerkers een soort ‘ik-weet-alles’ mentaliteit, waardoor kennis slechts spaarzaam werd gedeeld. En als dan een medewerker vertrok, verdween de waardevolle kennis direct.

De struggles van Robidus

Robidus werd zo dus op allerlei punten binnen de primaire bedrijfsprocessen geconfronteerd met specifieke problemen en uitdagingen. Het was cruciaal dat kennis van eigen medewerkers beter gedocumenteerd werd zodat de kennis niet langer verloren zou gaan als ze uit dienst traden of in langdurig verzuim kwamen. Robidus wilde daarnaast ook bijvoorbeeld contracten digitaal versturen en de mogelijkheid hebben om digitaal te ondertekenen. Voor al deze uitdagingen waren ze op zoek naar één softwaresysteem wat alle data aan elkaar kan knopen. Daarover zegt Dave: ‘’Deze nieuwe generatie bestudeert de Exact interface als een konijn die recht in de koplampen kijkt.’’ Robidus vindt het daarom belangrijk om medewerkers die nieuw binnenkomen een goede landing te geven op de Exact omgeving. Een portalenstrategie zagen ze zowel voor intern als extern als een mogelijke oplossing.

Exact Synergy: Hét geheim achter Robidus’ geoliede bedrijfsvoering

Toen Dave de ruimte tot verbeteringen bij Robidus ontdekte, schakelde hij de hulp in van Axians. Aan de hand van een nulmeting is de Synergy-omgeving destijds volledig doorgelicht. Inmiddels zijn veel verbeteringen doorgevoerd. Nu ze hun volledige propositiestructuur in Exact Synergy hebben ondergebracht gaat Robidus als een speer. Wat Robidus uniek maakt? Ze hebben gezien de omvang van hun organisatie, aanzienlijk meer integraties met Synergy dan de meeste Axians klanten. Zo hebben ze hun eigen leidinggevende portaal en arbodienst ‘Obra’ gekoppeld aan Synergy. En werken ze met low-code oplossingen in Betty Blocks waarmee tevens een real-time interface is gerealiseerd. Daarbij is er ook nog een interface met hun eigen ontwikkelde polis administratie.

Alle HR-gerelateerde documenten worden in Synergy beheerd. Het is nu een geavanceerd systeem voor het gehele indiensttreding-, mutatie- en uitdiensttredingproces. Maar dat is nog niet alles! Robidus maakt gebruik van diverse Axians modules om hun Exact-omgeving naar een nog hoger niveau te tillen.

Implementatie

Een belangrijk onderdeel in de Synergy-omgeving van Robidus is het proces lead to cash. Hiervoor hebben we de verkoopkansen module gebouwd met de Axians bouwsteen solution builder. In deze module doet Robidus eenvoudig allerlei acties met digitaal ondertekenen. De noodzaak voor digitaal ondertekenen was groot omdat net als bij veel verzekeringen, de contracten van klanten van Robidus, eigenlijk elk jaar prolongeren. Doormiddel van deze module worden contracten eenvoudig verstuurd en wordt de prolongatiedatum automatisch gemonitord. Ook wordt digitaal ondertekenen gebruikt voor bijvoorbeeld arbeidscontracten en andere documenten in HR-processen.

Robidus maakt slim gebruik van Exact Synergy voor hun volledige bedrijfsmiddelen administratie. Denk daarbij aan de administratie van uitgifte van laptops of van toegangspasjes voor toegang tot het bedrijfspand. Met alle medewerkers keurig geregistreerd in de Exact Synergy-database, besparen ze enorm veel tijd. Het systeem houdt precies bij wie welke laptop of andere hardware in bezit heeft! Zo is Exact Synergy een essentieel hulpmiddel in het IT-landschap van Robidus.

Tot slot! Enthousiaste gebruiker Axians user-interface

Robidus is enthousiaste gebruiker van de Axians user-interface! Een groot deel van de commerciële afdeling van Robidus maakt gebruikt van een zogenaamde ‘point solution’ voor de salesprocessen. De nieuwe user-interface is vele malen gebruikersvriendelijker want in de oplossing zit enkel alles om een klant of prospect goed te bedienen. Alle overige ingerichte processen worden weggelaten in deze nieuwe Axians user-interface. Daarbij heeft de oplossing een strakkere look and feel voor een optimale gebruikerservaring! Wil je meer weten over de vernieuwde user-interface van Exact Synergy? Lees dan dit blog waarin je alle ins en outs leest.

Resultaten & Getuigenis van de klant

Inmiddels is Dave zeer tevreden over de Exact Synergy oplossing. Van commercie tot finance, worden hun bedrijfsprocessen met Synergy ondersteund. Kennis van medewerkers is dankzij de verbeterde bedrijfsprocessen gewaarborgd. Omdat kunde overgedragen wordt met klip-en-klare werkinstructies op het moment dat medewerkers bijvoorbeeld uit dienst treden of om andere redenen tijdelijk afwezig zijn.

Ik heb gedurende mijn carrière verschillende Exact-omgevingen ervaren, en deze specifieke omgeving heeft indruk op mij gemaakt. – Dave van Geelen

Voor Axians is onze omgeving zowel boeiend als uitdagend. We hebben behoefte aan hun ondersteuning om deze omgeving soepel te laten functioneren, aan hun ideeën, en aan hun kennis en kunde voor innovatie, aangezien het voor ons complex is om dit alles zelfstandig te realiseren en te beheren. –  Dave van Geelen

Maak jouw bedrijfsvoering ook tot een geoliede machine dankzij Exact Synergy, de mogelijkheden van specifieke aanpassingen, en dankzij de gebruiksvriendelijkheid van de vernieuwde user-interface! Ergens op de weg naar succes kom je Exact Synergy tegen. Neem contact op met een van onze consultants die ook voor Robidus klaar staat, om te zien wat Exact Synergy ook kan betekenen voor jouw organisatie!