Gelre Ziekenhuizen versnelt cloud strategie met overstap naar Datacenter as a Service

In Gelre Ziekenhuizen werken ruim 3.600 medewerkers elke dag aan een betere gezondheid voor mensen in de regio Apeldoorn en Zutphen. Om ook in de toekomst de beste zorg te bieden, wordt het ICT-landschap de komende jaren gemigreerd naar Microsoft Azure. Dit proces raakte in een stroomversnelling toen het datacenter moest verhuizen, omdat deze ruimte nodig was voor extra bedden. ICT-partner Axians ontwikkelde de business case voor de verhuizing met de ‘cloud tenzij’ strategie als vertrekpunt. Aansluitend verzorgde Axians de voorbereiding en realisatie van de verhuizing naar een extern datacenter in Apeldoorn. Dit alles met minimale downtime om de kwaliteit van de zorg te waarborgen.

In het streven naar meer schaalbaarheid en flexibiliteit van de IT-omgeving en lagere kosten wil Gelre Ziekenhuizen op termijn zoveel mogelijk applicaties en systemen naar Microsoft Azure verplaatsen. Manager ICT en CTO Theo Vens, zegt hierover: “Het heeft onze voorkeur om applicaties en andere resources als dienst of ‘as a Service’ af te nemen. Concreet houdt dit in dat we onze eigen datacenters gefaseerd naar de cloud migreren.” Het verplaatsen van workloads is in 2020 gestart en krijgt de komende jaren een vervolg.

Stroomversnelling

Omdat de ruimte van één van de datacenters in het ziekenhuis in Apeldoorn met spoed nodig was voor uitbreiding van de zorgactiviteiten, moest Gelre op zoek naar een andere locatie. “We wilden een nieuwe locatie die aansluit bij ons streven om alles naar de cloud te brengen”, geeft Vens aan. “Een datacenter as a service aanpak sloot goed aan bij onze toekomstplannen. Verder was het voor de beschikbaarheid van het datacenter een eis dat de nieuwe locatie niet verder dan 10 kilometer van het ziekenhuis verwijderd is.”

De Business Case

Tijdens de zoektocht naar de juiste locatie vroeg Gelre netwerkpartner Axians een business case voor de verhuizing te maken. Hiervoor zijn verschillende scenario’s onderzocht. Opties waren een interne verhuizing, het opzetten van een eigen datacenter op een andere locatie en verhuizing naar een extern datacenter. Alle functionele, technische en financiële consequenties zijn zo op een rij gezet, waarna Axians de scenario’s uitwerkte.

Datacenter as a Service

Het datacenter as a Service aanbod van ITB2 Datacenters Apeldoorn sloot op alle vlakken goed aan bij de gestelde eisen. Bovendien boden zij de flexibiliteit en schaalbaarheid die nodig is voor de toekomstplannen. Omdat Gelre onvoldoende capaciteit heeft voor zo’n grootschalig en bedrijfskritisch project is Axians gevraagd de verhuizing te organiseren.

Arnold Groot Koerkamp, IT Service Level Manager bij Gelre Ziekenhuizen: “We kennen Axians als een betrouwbare ICT-partner voor netwerk en compute. Zij hebben onze netwerkomgeving een paar jaar geleden gemoderniseerd en zijn al vijf jaar verantwoordelijk voor het beheer. Hun specialisten kennen onze netwerkinfrastructuur, datacenters en het IT-landschap door en door, en begrijpen het belang daarvan voor onze kernactiviteiten. Daarbovenop heeft Axians aantoonbare ervaring en expertise met verhuisprojecten van deze complexiteit en omvang.”

Militaire precisie

De verhuizing van het datacenter raakte de gehele organisatie. Vens: “Het netwerk heeft impact op elk aspect van onze organisatie. De operatie is dan ook met militaire precisie opgezet. We wilden alle risico’s en hun impact goed in kaart hebben, inclusief contingency- en fallback-scenario’s.” Samen met Axians stelde Gelre een verhuisplan op met zeven fases. Deze varieerden van de inventarisatie en noodzakelijke netwerkaanpassingen tot de fysieke verhuizing. De eerste zes stappen verliepen volledig zonder verstoring en volgens planning. De laatste fase is voortijdig afgebroken.

Door het donker

Vens: “Geplande downtime van het netwerk was niet te vermijden. We moesten zogenaamd ‘door het donker’, wat alle activiteiten in het ziekenhuis beïnvloedt. Zo werkt het telefoonsysteem dan tijdelijk niet en zijn medicijnlijsten van patiënten niet digitaal beschikbaar. Zorgmedewerkers moeten dan geprinte lijsten hebben. Op de IC moet het monitoren van patiënten in deze situatie letterlijk aan het bed gebeuren, waardoor extra personeel nodig is. Omdat IC-medewerkers door corona al zwaar belast zijn, moet dit alles in goed overleg en zeer gecoördineerd gebeuren.”

Dezelfde taal

In deze laatste fase was het samenspel tussen IT en de verschillende afdelingen in het ziekenhuizen cruciaal. Vens: “De aanloop naar deze fase versterkte het bewustzijn over de grote onderlinge afhankelijkheden binnen de organisatie. Het was duidelijk dat de verschillende zorgafdelingen een actieve rol moesten spelen om de overstap soepel en probleemloos te laten verlopen. Door de impact samen met Axians goed in kaart te brengen en te bespreken is het onderling begrip verbeterd en spreekt iedereen dezelfde taal. Dat heeft zich uitbetaald in een goede voorbereiding en de succesvolle afronding van de laatste fase van de verhuizing.”

Eenvoudig schalen

Inmiddels is het datacenter van Gelre Ziekenhuizen verhuisd en bij ITB2 volledig in bedrijf. Groot Koerkamp: “Deze keuze biedt ons de flexibiliteit en schaalbaarheid die nodig is om onze cloud strategie verder uit te voeren. Via Infrastructure as a Service kunnen we eenvoudig datacenter resources schalen. Bovendien nemen we de capaciteit nu via pay per use af. Uiteindelijk hebben we minder capaciteit nodig en dat leidt tot lagere kosten.”

Innovatie omarmen

Extra voordeel van deze keuze die samen met Axians tot stand kwam en uitgevoerd is, is dat de IT-afdeling zich meer kan toeleggen op regievoering en innovatie. “We hebben te maken met razendsnelle technologische ontwikkelingen en groeiende complexiteit. Met Axians als ICT-partner en het ITB2 datacenter blijven we up to speed. De combinatie van technische expertise en begrip van wat er speelt in de zorgsector helpt ons als het ware beter mee te ademen met de organisatie. Zo creëren we samen de ruimte om sneller en eenvoudiger te anticiperen op de functionele behoeften binnen de ziekenhuizen. Door de professionele en prettige samenwerking met Axians weten we zeker dat we met ons netwerk en datacenter de stap naar de cloud niet alleen veilig en betrouwbaar kunnen zetten. We beschikken over de schaalbaarheid om nieuwe ontwikkelingen snel te omarmen en de zorgkwaliteit continu te verbeteren.”