Efficiëntere werkwijze leidt tot betere gastbeleving bij Libéma

Hoe zorgt één van de grootste recreatiebedrijven in Nederland met inmiddels 23 dochterbedrijven voor een optimale invulling en coördinatie van de verschillende processen? Met dit vraagstuk liep Jacco Voets, ICT-Manager bij Libéma. Voor advies over de meest efficiënte inrichting kwamen zij bij Axians.

Nog geen 20 jaar geleden had ieder park van Libéma zijn eigen financiële administratie, P&O en marketing. Voets vertelt over de verschuiving die over de jaren heeft plaatsgevonden: “Tegenwoordig hebben we meer zaken naar de holding gehaald en de verschillende processen in de organisatie met Exact gecentraliseerd. Daardoor kunnen we veel beter gebruik maken van de beschikbare kennis en expertise. Ook kunnen we de verschillende bedrijven onderling beter vergelijken en samen bijdragen aan de groei.”

Een schaalbaar maandmodel met Exact Synergy

Libéma is geen vreemde met Exact. Het leisure concern werkt al sinds circa 1990 met het systeem en sinds 2001 met Globe en Synergy. In 2014 stapten zij over op Exact Synergy Enterprise. Met deze migratie heeft Libéma gekozen voor een schaalbaar maandmodel, waarin alle relevante bedrijfsprocessen opgenomen worden. Exact Synergy geeft de mogelijkheid om flexibel in te spelen op de seizoenen en de bijhorende wisselende drukte. Zo werken er in de zomermaanden circa 500 flexwerkers meer dan in de wintermaanden. Voor Voets was de keuze makkelijk gemaakt: “We wilden met Exact blijven werken, we hadden geen andere leveranciers of systemen op het oog. Met Exact Synergy hebben we nu een toekomstbestendige oplossing in huis, waarin voortdurend nieuwe functionaliteiten toegepast kunnen worden.”

Een Lean bedrijfsproces met een uniform systeem

Libéma werkt met maar liefst 70 administraties van alle verschillende vestigingen, vastgoedmaatschappijen en management BV’s. Erg belangrijk dus om de inrichting van die administraties uniform te maken. “De uniforme toepassing van Exact Synergy biedt ons de mogelijkheid om cijfers gemakkelijker te vergelijken en op te tellen. We werken nu ook meer Lean, omdat we shared services hebben voor Personeel & Organisatie, , Juridische Zaken, ICT, Bedrijfsvoering & Ontwikkeling en Marketing. Ook zijn een aantal afdelingen, waaronder onze Salesafdeling, per divisie gecentraliseerd”, vertelt Voets. Voor de uniformiteit zijn er ook een aantal processen tussen de centrale afdelingen en de parken in workflows ingericht. Voets vervolgt: “Dit levert ons een flinke tijdsbesparing op. We hoeven namelijk niet meer zo lang te zoeken naar informatie en hebben de papierstroom teruggebracht. Denk hierbij aan processen rondom P&O zoals indiensttredingsprocedures en ziekmeldingen. Ook de processen rondom inkoopcontracten, salesprocessen rondom verhuur van beursaccommodaties en de deelname aan beurzen zijn hierdoor geoptimaliseerd.

Eenvoudiger en sneller voor werknemer én klant

Exact Synergy biedt Libéma de tools die zij nodig hebben om efficiënter te werken. Met projecten, werkstromen en het planbord in Synergy heeft Libéma de huuraanvragen en salesprocessen rondom de verhuur van beursaccommodaties ingericht. Zo zijn bijvoorbeeld reserveringen, offertes en beschikbaarheid van locaties ingeregeld in Synergy. Het inschrijven voor deelname aan vakbeurzen wordt ook via het systeem geregeld, net als de huur van tafels en stoelen, elektra, parkeerkaarten en horeca. Voets: “Al die zaken lopen nu veel eenvoudiger en sneller voor ons en voor de klant. Alle facturen worden vervolgens weer via Exact Globe afgehandeld.” Zo kunnen de werknemers van Libéma hun werk optimaal uitvoeren, wat leidt tot gelukkige gasten, dieren en een goed onderhouden locatie.

Libéma maakt ook gebruik van een aantal externe applicaties zoals een webshop van Orbis voor bestellingen. Voets: “De bestellingen die in de webshop worden gedaan, worden automatisch in Synergy ingeschoten.”

Begeleiding van advies tot implementatie

Libéma werkt al jaren met Axians. Tijdens het migratietraject naar Exact Synergy Enterprise, heeft Axians Libéma begeleid van advies tot implementatie. Voets: “We hebben een goede samenwerking met Axians, ze spreken onze taal. We hebben tegelijk met de overgang naar Synergy ook voor Solution Builder van Axians gekozen. Dit is een add-on op Exact Synergy, waarmee Synergy flexibel en op maat kan worden ingericht, zonder dat daar maatwerk voor nodig is. We gebruiken Solution Builder nu om de processen voor beursaccommodaties opnieuw te automatiseren en op maat te maken.” Zo werken Libéma en Axians samen voor een efficiënte invulling van de software.

Een centraal platform met ruime uitbreidingsmogelijkheden

Exact onderkent dat niet alles met alléén Exact kan worden opgelost. Daarom werken zij met verschillende partners samen. Libéma gebruikt Exact als centraal platform en slaat daarin al zijn data op. Hieraan kunnen verschillende externe applicaties toegevoegd worden, Axians ontwikkelt oplossingen die perfect aansluiten bij de behoeftes van de organisatie, welke probleemloos geïmplementeerd kunnen worden in de standaard softwareomgeving. “We hebben nu bijvoorbeeld koppelingen met de webshop, een reserveringssysteem, het personeelsplanningsysteem, het inkoopsysteem en de postcodetabel. En dat wordt alleen maar meer. Denk in de toekomst aan allerlei (web)services of apps. Verder zijn we nog aan het kijken naar ons debiteurenbeheer en naar Qlikview voor Business Intelligence”, besluit Voets met het oog op de toekomst.