MEE-Vivenz zet zich in voor een sterke samenleving. Om hier succesvol in te zijn is het belangrijk dat medewerkers blij zijn. Het soepel verlopen van processen speelt hierbij een grote rol. Dit begint al op de eerste werkdag van een nieuwe collega of eigenlijk al voordat een nieuwe collega start.
Hoe MEE-Vivenz eerst werkte
MEE-Vivenz zet BIS, de interne benaming van Synergy Enterprise in voor cliëntregistratie, het verantwoordingsproces en het contractbeheer. Daarnaast gebruikt MEE-Vivenz Loket.nl voor de verwerking van salarissen. Komt er een nieuwe medewerker in dienst? Dan moet deze in BIS én in Loket.nl worden aangemaakt. In de oude situatie werd er gebruik gemaakt van Excel-sheets waarin stond wat er in BIS en Loket.nl moest worden ingevoerd.
De registratie begon bij het invoeren van de medewerker en de contractvoorwaarden in BIS. Vervolgens werd er via een WordMerge actie een arbeidscontract gemaild naar de medewerker. Deze werd vervolgens gevraagd om een Loonheffingsformulier, ID en IKB (individueel keuze budget) terug te sturen. Bij ontvangst van deze documenten werd de medewerker pas aangemaakt in Loket.nl. Aanzienlijk en onnodig veel werk, gecombineerd met een verhoogde kans op menselijke fouten. Dit motiveerde MEE-Vivenz om samen met Axians een interface te realiseren zodat dubbel handmatig werk verleden tijd word.
Samen efficiënt
Met de TVM Suite heeft Axians dit proces vereenvoudigd. De nieuwe interface maakt automatisch een ‘concept werknemer’ aan nadat de nieuwe medewerker in BIS is ingevoerd (via de API van Loket.nl). Bij het invoeren van het contract in BIS wordt deze ‘concept werknemer’ automatisch bijgewerkt. Als alle benodigde gegevens in Loket.nl zijn ontvangen wordt de concept werknemer geselecteerd en éénmalig opgewaardeerd als ‘werknemer’.
Het resultaat? Het aanmaken van medewerkers gaat nu veel sneller door minder handmatige acties. En alle informatie wordt in één keer in het juiste systeem opgeslagen. Dit zorgt binnen Mee Vivenz voor efficiëntie én blijere medewerkers.
Jouw bedrijfsvoering laten werken als een geoliede machine? Met Exact Synergy, een groot scala aan bouwstenen én de vernieuwde user-interface is dit een garantie. Durf je anders te kijken? Te gaan voor veerkracht en 360 graden inzicht? Kies dan Axians! Neem contact om te kijken hoe we jouw organisatie kunnen helpen.
Contact
Heb je een vraag? Wil je met ons van gedachten wisselen? Heb je behoefte aan onafhankelijke experts die je concrete adviezen geven voor jouw specifieke situatie? Aarzel niet en neem contact met ons op!