Carante Groep breidt BI-omgeving uit

De zorgsector is momenteel flink in beweging. Zo hevelt de overheid de inkoop van zorg over naar gemeenten en in dat proces daalt ook het totale budget voor zorgorganisaties met 25 procent. Om de kwaliteit en betaalbaarheid van de zorg in deze turbulente tijden te garanderen, moeten zorgorganisaties hun activiteiten eenvoudig en doeltreffend organiseren. Op die manier kan elke euro ook zo goed mogelijk aan zorg voor cliënten besteed worden. Dit is de uitdaging van de twaalf zelfstandige zorgorganisaties die de Carante Groep vormen. Business Intelligence helpt ze om op basis van actuele en correcte informatie steeds weloverwogen keuzes te maken, nu en in de nabije toekomst.

De samenwerkende organisaties van de Carante Groep bieden met ruim 19.000 medewerkers zorg, begeleiding en ondersteuning op maat aan zo’n 20.000 cliënten in heel Nederland. Het zorgaanbod is care-breed en gericht op mensen met een lichamelijke en/of verstandelijke beperking, de psychiatrie, ouderenzorg, welzijn en jeugdhulpverlening. Door hun inkoopkracht te bundelen en samenwerking op strategische vlakken zoals ICT, benutten deze organisaties hun kennis en middelen optimaal.

Tijdige en correcte informatie

‘Het verlenen van kwaliteitszorg tegen lage kosten staat centraal in alle activiteiten van de Carante Groep’, zegt Joris van Wijngaarden, Manager Financiën, Informatisering en Automatisering. ‘Daarom opereren we zo dicht mogelijk bij het primaire proces. We denken mee in het zorgproces om de medewerkers op de werkvloer en het management optimaal te ondersteunen. De beschikbaarheid van tijdige en correcte informatie over hoe de organisaties functioneren is daarbij onmisbaar.’ Daarin heeft Carante Groep de laatste jaren grote vooruitgang geboekt. In het verleden kostte het bijvoorbeeld veel tijd om op basis van de financiële administratie begrotingen te maken. ‘Het was lastig om het management van zorgorganisaties op tijd correcte gegevens te leveren. Rapporten werden samengesteld met gegevens uit verschillende systemen, die handmatig samengevoegd werden. Hierdoor ontstond er steeds discussie en dat bemoeilijkte de besluitvorming.’

Kwaliteitsslag

Om de financiële processen te verbeteren, zette Carante Groep een BI afdeling op. Cees van der Linde, Manager Business Intelligence, legt uit: ‘We wilden de financiële administratie en processen stroomlijnen en versnellen. Met de ingebruikname van IBM Cognos Enterprise Planning is dat gelukt. Maar we hebben het breder aangepakt door informatie digitaal aan te bieden en te rapporteren op de bron. De bronsystemen zijn nu leidend. Door de handmatige consolidatie over te slaan, is de correctheid van gegevens beter te garanderen. Extra voordeel van deze keuze was een kwaliteitsslag van de data-omgeving omdat de gegevens in de bronsystemen op orde moeten zijn. Inmiddels zijn we in de positie dat er nooit meer discussie is over de juistheid van cijfers. Bovendien is data altijd beschikbaar. Beter inzicht in de kosten en budgetten en gebruik van KPI’s en dashboards maken afwijkingen duidelijk, waardoor het management gerichter kan sturen.’

Verder vooruit kijken

Hoewel betere financiële processen en realtime inzicht de oorspronkelijke aanleiding waren, is de BI-omgeving van de Carante Groep de laatste jaren verder uitgebreid. Van Wijngaarden: ‘Onze BI-omgeving is volwassener geworden. IBM Cognos BI is inmiddels onze Business Intelligence engine. We gebruiken op verschillende gebieden kwaliteitsindicatoren, bijvoorbeeld voor ziekteverzuim of klanttevredenheid. Zo zijn we in staat om op basis van die KPI’s het proces adequaat te volgen en waar nodig bij te sturen. Dat is ook nodig omdat in de huidige dynamiek de informatiebehoefte sterk gegroeid is. Lange tijd was het voldoende om alleen terug te kijken, maar inmiddels willen we steeds verder en gedetailleerder vooruit kijken. In onze budgettering is het cruciaal om de doelmatigheid van bestedingen inzichtelijk te maken. Zeker nu het aantal onzekere factoren en risico’s is toegenomen. We moeten beter en flexibeler kunnen budgetteren en forecasten.’

Het begrotingsproces moet een doorlopend proces worden. Van der Linde: ‘Dat vraagt aanpassingen van IBM Cognos Enterprise Planning. We willen snel scenario’s kunnen maken om gevolgen van specifieke aanpassingen door te rekenen. Op die manier zijn gevolgen van wijzigingen beter in kaart te brengen en sluiten begrotingen beter aan bij beleidsveranderingen. Samen met Axians hebben we hiervoor een rekenmodel ontwikkeld.’

Vastgoedplanning

Een andere ontwikkeling die op de Carante Groep afkomt, is het loskoppelen van vastgoed en zorg. Van Wijngaarden: ‘Zorgorganisaties moeten hun vastgoedactiviteiten scheiden van het zorgaanbod. Huisvesting wordt apart berekend. Deze activiteiten zijn echter sterk met elkaar verweven. In deze nieuwe situatie moeten we wel weten of we onze verplichtingen op de lange termijn kunnen nakomen. Dat draait om vragen als: Welk vastgoed hebben we en wat is daarvan in bezit en wat wordt bijvoorbeeld gehuurd. We willen een goed beeld van de gevolgen van de ontkoppeling op de lange termijn. Ook op dit vlak denkt Axians met ons mee. We ontwikkelen samen een aanpak om op het vlak van vastgoed jaren vooruit te kunnen kijken en verschillende scenario’s te onderzoeken.’

Business Intelligence nieuwe stijl

Carante Groep benadert BI uitdrukkelijk niet als een ICT-afdeling. Van der Linde: ‘We willen dat de specialisten in onze organisatie goed kunnen meebewegen met de ontwikkelingen. Om dat beter te faciliteren, onderzoeken we samen met Axians hoe we self-service BI kunnen opzetten. Traditioneel maakte de boekhouder de begroting op basis van informatie uit de organisatie. We willen naar een model waar mensen op basis van informatie zelf hun aanpak en keuzes bepalen. Om een bepaalde zorgvraag te kunnen behandelen, moest de zorgmanager eerst bellen met de financiële afdeling en HR. Het doel is dat managers in de data-omgeving zelf de benodigde informatie vinden, toetsen, aanpassen en regelen. De regie ligt dan veel meer bij de mensen zelf. Met de juiste informatie kunnen mensen sneller, flexibeler en transparanter handelen.’

Onderzoek

Om deze stap te kunnen zetten, bekijkt Carante Groep samen met Axians de benodigde aanpassingen van de data-omgeving. ‘Het doel is om de infrastructuur en architectuur nog beter op de behoeften van de zorgverleners af te stemmen. Naast de standaard Planning & Control-cyclus willen we ook ruimte bieden om ad hoc vragen te beantwoorden. Dat vraagt een optimale afstemming van het datawarehouse, systemen en data, en andere tooling. Voordeel daarbij is dat Axians technische expertise combineert met uitgebreide kennis van zorgprocessen en onze data-omgeving. Samen kunnen we de waarde van onze data-omgeving effectiever benutten voor de ondersteuning van de primaire processen. Zo kunnen we ook in turbulente tijden de kwaliteit van de zorg op peil houden.’