Maak kennis met Breda University of Applied Sciences (BUas). BUas is een hoger onderwijsinstelling met ruim 7000 studenten, meer dan 800 medewerkers en is internationaal gerenommeerd vanwege de hoge kwaliteit van onderwijs. Om die kwaliteit te blijven leveren wil BUas nóg beter sturen op data. Hoe? Met een nieuw dataplatform! Vanuit Axians gingen we in gesprek met BUas medewerkers Femke, Freek en Michael over waarom zij voor Maestro als dataplatform hebben gekozen en wat dit hen heeft opgeleverd. Want hoe beweeg je nu effectief en efficiënt toe naar een nieuw cloud platform? Je leest het hier!
Werken op basis van data
Information & Project Manager bij BUas, Freek van Galen, legt uit waarom data gedreven werken belangrijk is: “Vanuit BUas willen wij sturen op wat werkt en wat niet. Dat kan alleen door onderwijsdata en processen te analyseren. Ons doel is het onderwijs en research voor onze studenten te verbeteren. Hiervoor hebben we informatie nodig op basis van de data die verzameld wordt. Het is aan Femke en Michael, onze BI Specialisten, om die inzichten te geven op basis van data.” Wat voor vraagstukken komen daarbij kijken? Femke Kortooms, BI Specialist, vertelt hierover: “Ons laatste rapport ging over studentwelzijn. Je wilt vragen beantwoorden zoals: hoe gaat het met studenten? Hoe vaak komen ze bij een decaan? Die inzichten zijn erg waardevol. Daarnaast hebben we te maken met standaard financiële-, HR- en studenten- informatiemanagement rapportages. Denk bijvoorbeeld aan vragen als: hoeveel studenten studeren er momenteel aan BUas?”.
Het bestaande datawarehouse
Om antwoord te kunnen geven op vraagstukken, zul je je data op orde moeten hebben. Met het huidige datawarehouse van BUas was het ontsluiten, managen en ophalen van data echter lastig. Dit beperkte BUas in het analyseren van en rapporteren op data. Het datawarehouse voldeed dus niet langer aan de wensen en eisen. Michael Peerenboom, BI Specialist bij BUas vertelt hierover: “De omgeving was nog on-premise en de data werd op een oude omslachtige manier ontsloten. Het duurde vaak lang wanneer je wijzigingen wilde toepassen. De architectuur werd echt te oud. Dit zag je ook duidelijk terug bij software updates. Als er een nieuwe software update was, moest je alles migreren en updaten. Dan was je weer een week bezig. Ook was het lastig om een nieuwe databron, of IoT-informatie toe te voegen. Het was niet schaalbaar.” Tijd voor verandering!
Een Microsoft Cloud oplossing
Na het uitzetten van een adviesvraag, bleek dat Microsoft Azure Cloud voor BUas de meest geschikte oplossing zou zijn. Met Azure kun je je IT-infrastructuur en diensten in de cloud bouwen, implementeren en beheren. Michael vertelt hierover: “We wilden graag gebruik maken van de nieuwe architectuur in Azure omdat we al Microsoft georiënteerd zijn. Je hebt meer bouwstenen tot je beschikking die goed op elkaar aansluiten. Zo kun je sneller veranderen en aanpassen aan nieuwe technieken of wensen. De schaalbaarheid die we mistten is daarin erg goed ingeregeld.”
“We wilden graag gebruik maken van de nieuwe architectuur in Azure omdat we al Microsoft georiënteerd zijn.”
Michael Peerenboom
BI Specialist
De juiste oplossing
Michael vertelt hoe zij vervolgens bij Maestro terecht zijn gekomen: “We wilden dus naar de Microsoft Cloud toe. Axians bood hierin met Maestro als dataplatform een goede oplossing. Ze vielen op door hun kennisniveau en de onderbouwing rondom Maestro. Vanuit Maestro als dataplatform zijn veel dingen al geautomatiseerd, zoals het ontsluiten van data. Dat is erg fijn. Ons team is te klein om de omgeving zelf te onderhouden, dus we zochten ook wel echt een partner die daarin kon ondersteunen.” Daarnaast bleek de schaalbaarheid van Maestro een echte pré. Freek zegt hierover: “Stel we zouden bronnen willen bijplaatsen of verder willen met machine learning, dan heb je een platform nodig dat mee kan groeien. Met Maestro kan dat.”
Maestro als dataplatform
Maestro is een dataplatform, beschikbaar op Microsoft Azure voor BI, IoT en AI-oplossingen. Het platform is geschikt voor de opslag en analyse van alle typen data uit alle mogelijke bronnen. Veilig, beheerd en schaalbaar. Daarnaast is Maestro modulair opgebouwd. BUas maakt gebruik van de Maestro foundation en de Maestro BI module om data te ontsluiten en vanuit één dataplatform rapportages te kunnen ontwikkelen. Michael legt uit: “We hebben 3 grote databronnen: een HR-systeem, Osiris als studenteninformatiesysteem en Exact voor financiële informatie. Daarnaast hebben we nog enkele losse bronnen. Recent hebben we bijvoorbeeld de data uit de nationale studente enquête (NSE), toegevoegd. Dit doen we nu met Maestro, snel en eenvoudig.”
Het project
Samen met het Axians-team werd het Maestro platform opgezet. Freek zegt over de samenwerking: “Het hele team klikte goed en de communicatielijnen waren kort. Hierdoor konden we dingen snel oppakken en oplossen.” Ook is BUas begeleid door Axians in de Azure omgeving. Michael vertelt: “Ik heb heel veel aan het Axians team gehad. Zij hebben mij daar echt in geholpen. Ik zou iedereen dan ook aanraden: loop mee vanaf het begin van het project als je later zelf het beheer gaat doen. Zo snap je hoe de dingen zijn ingericht in je eigen omgeving.”
“Het hele team klikte goed en de communicatielijnen waren kort. Hierdoor konden we dingen snel oppakken en oplossen.”
Freek Van Galen
Information & Project Manager
De impact en oplossingen
Inmiddels kan BUas volop gebruik maken van het Maestro dataplatform. Michael deelt zijn ervaring: “Ik voel me erg thuis in de Maestro omgeving en ik kan alles doen wat ik wil doen. Af en toe hebben de deployment van de acceptatie- naar de productie-omgeving en applicatie wat aandacht nodig, maar daarin krijg ik support van Axians. In zijn geheel is Maestro voor ons een fijne data-omgeving.” “Wat specifiek in de vorige on-premise omgeving lastig was, was een extra tabel of datawijziging doorvoeren. Dat kostte mij dan een dag. Dit is met Maestro maar 10 minuten werk. Dat is echt heel erg fijn.” Freek vertelt: “Naast het werken met Maestro, hebben wij in Axians een erg fijne partner gevonden. Voorheen waren we veel tijd kwijt om situaties uit te leggen. Nu heb je hier geen last meer van, doordat je partner jou en jouw data omgeving goed kent. Deze positieve ervaring is ook de reden geweest om op andere gebieden met Axians te werken.”
Zijn er al specifieke oplossingen ontwikkeld voor de organisatie?
Michael: “We hebben de vragen die er al lagen meegenomen en die zijn we aan het uitvoeren.” Freek vult aan: “Mijn droom is een grote databron toe te voegen. Zo hebben we een systeem waarin alle online opdrachten voor studenten worden uit¬gezet. Met deze data kun je antwoord vinden op vragen als: maken studenten opdrachten direct? En heeft dit invloed op cijfers? Welke stap ook de volgende wordt, we zijn met Maestro nu dichterbij dan ooit. Zo kunnen we onze studenten maximaal faciliteren op basis van onze data!”
Wil je het referentieverhaal nog eens op je gemak nalezen of deze delen met je collega’s ter inspiratie?