Betere zorgondersteuning: Joerns Healthcare biedt klanten meer inzicht en efficiëntie

Joerns Healthcare levert, verhuurt en onderhoudt zorghulpmiddelen voor ziekenhuizen, zorgverzekeraars, zorginstellingen en particulieren. Of het nu gaat om gespecialiseerde matrassen, actieve tilliften, bedverhogers, douche-in-bedsystemen of andere zorghulpmiddelen, klanten kunnen rekenen op deskundig advies en ondersteuning. De hele organisatie is daarop ingericht.

“Het kernproces van Joerns draait om het bestellen, beheren en retourneren van hulpmiddelen”, zegt Patrick Kusters, Manager Operations & ICT. “In een dynamisch werkveld is het een uitdaging om alle processen optimaal in te richten en continu te verbeteren.

We werken vaak onder tijdsdruk om snel de juiste hulpmiddelen te leveren. Bovendien willen we onze klanten altijd een actueel overzicht bieden van de verstrekte producten, onze activiteiten en prestaties. Dit stelt hoge eisen aan onze ICT-systemen.”

Voorheen werkte Joerns met verschillende systemen voor de bedrijfsvoering. Dit zorgde voor inefficiëntie, dubbele invoer en foutgevoelige data.

Het Amerikaanse hoofdkantoor had een nieuw ERP-systeem geselecteerd, maar de implementatie verliep niet volgens planning. Daardoor kreeg Joerns in Nederland de kans om zelf een geschikt ERP-systeem te kiezen.

Efficiënte en foutloze processen

Kusters: “We wilden een solide basis neerzetten voor efficiënte en foutloze werkprocessen. Daarnaast wilden we handmatige en repetitieve taken automatiseren.” Vanwege beperkte interne ERP-kennis koos Joerns voor Axians als partner.

Samen is een Exact-omgeving opgezet met Exact Synergy, Exact Globe en diverse bouwstenen van Axians. Daarnaast zijn koppelingen gerealiseerd met externe applicaties, zoals een slimme routeplanner en een field service-oplossing die Axians ontwikkelde.

“Na een oriëntatie en een knelpuntenanalyse hebben we een omgeving ingericht die nauw aansluit bij onze processen. In de praktijk is het lastig om bestaande activiteiten 1-op-1 te vertalen naar software. Daarom heeft Axians onze processen grondig in kaart gebracht en geanalyseerd.

Exact biedt krachtige ondersteuning voor standaardprocessen als verkoop, logistiek en finance. Voor Joerns specifieke processen – zoals bijvoorbeeld uitleen via de zorgverzekeraar – hebben we samen met Axians oplossingen op maat ontwikkeld.”

Sterke performance-verbetering

Tijdens en na de implementatie kwamen enkele aandachtspunten naar voren. Synergy kampte bijvoorbeeld met performanceproblemen.

Dit kwam onder andere doordat Joerns heel veel bestellingen plaatst en verwerkt, zeker in vergelijking met andere organisatie die dit systeem gebruiken. “De orderinvoer duurde relatief lang.

Door specifieke stappen met TVM te automatiseren en de database-inrichting te optimaliseren, zijn de systeemprestaties sterk verbeterd.

Het systeem reageert nu sneller, waardoor medewerkers er prettiger mee kunnen werken. Dit voorkomt tijdverlies en frustratie. Bovendien kunnen ze zo klanten efficiënter helpen.”

De data-uitwisseling tussen de routeplanner en field service-app werkte eerst niet optimaal, waardoor gegevens niet altijd klopten. “Axians ontwikkelde later een field services-app die naadloos aansluit op onze processen. Onze medewerkers in het veld profiteren hiervan en het biedt klanten extra service.

Zo hebben sommige klanten een stand-by voorraad op locatie. Door eenvoudig een scan te maken met de app, wordt de order direct in het systeem geplaatst en volgen alle processtappen automatisch. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.”

Meer inzicht met een klantportaal

Axians ondersteunt Joerns voortdurend bij het verbeteren van de omgeving. Het Process Improvement Team van Joerns inventariseert wensen binnen de organisatie en werkt businesscases uit, zoals de ontwikkeling van een klantportaal.

Dit team verbetert zowel de samenwerking en doorontwikkeling, en het testen van opgeleverde functionaliteit.

Kusters: “Wij willen onze klanten zo goed mogelijk helpen, en dat gaat verder dan alleen service. Bijvoorbeeld door ze meer inzicht te geven in de gehuurde hulpmiddelen. Via de telefoon kost dat veel tijd en uitzoekwerk. Met een klantportaal lossen we dit op.

Klanten kunnen inloggen, specifieke informatie opvragen en wijzigen. Ook kunnen we eenvoudig rapportages en overzichten aanbieden. Samen met Axians hebben we een portaal ontwikkeld met een koppeling naar de achterliggende systemen.”

Een volgende stap is de implementatie van een koppeling voor in- en verkoop. “Met deze koppeling kunnen we direct meekijken in de assortimenten van leveranciers en real-time bestellingen plaatsen.

Hierdoor hoeven we productinformatie niet meer handmatig te importeren, wat tijd bespaart en fouten voorkomt. Ook onze klanten profiteren hiervan, omdat zij toegang krijgen tot ons productaanbod en direct bestellingen kunnen plaatsen. Zo werken we allemaal met dezelfde, actuele data.”

Processen blijven stroomlijnen

Om processen efficiënter te maken, wil Joerns de menselijke schakel waar mogelijk minimaliseren. De TVM Suite van Axians is een bouwsteenbundel waarmee Joerns veelvoorkomende, handmatige taken te automatiseren.

Met een invoermasker voor orders loopt het proces sneller en zijn er minder invoerfouten. Wanneer klanten een product uit hun gereserveerde voorraad nemen en dit melden via het portaal of de app, controleert TVM automatisch de gegevens.

Als het klantnummer en de voorraad overeenkomen, wordt alles correct verwerkt. Bij afwijkingen volgt een pop-up of een melding, zodat het opgevolgd kan worden.

TVM stroomlijnt ook de interne processen. “Wanneer onze monteurs bijvoorbeeld een set wielen vervangen bij een klant, duurde het eerst vrij lang voordat dit administratief was verwerkt. Daardoor klopte de voorraad niet altijd.

Met TVM kunnen we de registratie, het voorraadbeheer en de facturatie direct regelen. De monteur voert het in via de app in Exact Synergy en TVM boekt het direct in Exact Globe. Alles is dan meteen bijgewerkt.”

Joerns zet de functionaliteit van de TVM suite verder in voor integratie van Exact Synergy met externe applicaties, zoals koppeling naar Vecozo, Polaris voor voorraadbeheer en de planningstool.

100 procent datazuiverheid

De effectiviteit van de ERP-omgeving hangt af van de datakwaliteit. “Om fouten en extra overhead te voorkomen, streven we naar 100 procent datazuiverheid in 2025.

Dit is een uitdaging, omdat oude data dubbele en foutieve gegevens kan bevatten. Toch boeken we samen met Axians flinke vooruitgang.”

Net als het werkveld van Joerns is de samenwerking met Axians flexibel en dynamisch. Kusters: “We verwachten van onze partners dat ze blijven meedenken over verbeteringen.

Onze omgeving functioneert goed en met AppCare zijn beheer en onderhoud in goede handen zijn. AppCare van Axians biedt support op maat om onze Exact-software soepel te laten draaien.

Zo verzorgt Axians de updates van Exact en Azure en monitort onze licenties. Dit stelt ons in staat om te focussen op verdere optimalisatie.”

Meegroeien en verbeteren

Volgens Kusters is de samenwerking met Axians veel meer dan een klant-leverancierrelatie. “De communicatie is heel persoonlijk en direct, alsof we collega’s zijn.

Hierdoor houden we elkaar scherp. We durven elkaar van beide kanten aan te spreken en zijn altijd praktisch en oplossingsgericht.

Het resultaat is dat we samen een stabiele ERP-omgeving hebben neergezet die niet alleen onze bestaande bedrijfsvoering effectief ondersteunt, maar ook continu blijft meegroeien en verbeteren.”