Automatisch factureren van Microsoft diensten levert Ictivity veel tijdswinst op

Voor ICT bedrijven die Microsoft diensten leveren is het uitdagend om de factuurstroom vanuit Microsoft handmatig bij te houden en maandelijks goed af te handelen richting hun klanten. Ook Ictivity liep hier tegenaan. “Voor iedere Microsoft mutatie, denk hierbij aan een extra licentie of juist één minder, zijn meerdere administratieve handelingen nodig. Het proces van offerte aanmaken, licentie uitgeven en factuur versturen was tijdsintensief en foutgevoelig, want aan het einde van de maand kwamen de aantallen niet altijd overeen.” Zo vertellen Martin Lacey, Hoofd Financiële Administratie en Rolf Bluekens, Klant Succes Manager bij Ictivity. We gingen met hen in gesprek over het automatisch factureren van Microsoft licenties met ondersteuning van Exact Synergy.

Voor ICT dienstverlener Ictivity is het afhandelen van licentie mutaties voor hun relaties een dagelijkse gang van zaken. “Het bijhouden van de Microsoft mutaties kostte ons veel tijd. Wanneer er een mutatie werd aangevraagd vanuit de klant werd een arbeidsintensief proces gestart met meerdere handelingen door verschillende personen binnen onze organisatie alvorens we deze aan het einde van de maand konden factureren”, aldus Martin. Maar dit is waar de schoen knelde. “Regelmatig kwam het voor dat aan het einde van de maand het totaaloverzicht niet klopte. Hierdoor waren we veel tijd kwijt met het uitzoeken en rechtzetten van de juiste gegevens. Daarnaast is het voor de klanten niet prettig als facturen onvolledig zijn”, vertelt Rolf.

Grip en inzicht

Met circa 250 mutaties per maand bij klanten die gebruik maken van Microsoft Office 365 of Microsoft Azure diensten, was er voor Ictivity veel tijdswinst te behalen bij het automatiseren van dit proces. De door Axians ontwikkelde Cloud Invoice Solution zorgt voor het automatisch inlezen van het Azure verbruik en de Microsoft Office 365 licenties in Exact Synergy vanuit Ingram of Microsoft Azure Cost Management. Per abonnement / onderdeel kan er een factuur ontstaan. Hierdoor ontstaat er inzicht in bijvoorbeeld de kosten per Microsoft omgeving zoals Productie, Test en Development. Daarnaast maakt het niet uit wanneer de mutaties plaatsvinden. De looptijd wordt automatisch, per gebruikte periode, verrekend op de factuur..”

Fikse tijdsbeparing

Nu de pilotfase voorbij is, ervaren Martin en Rolf al een fikse tijdsbesparing van zo’n 3 dagen per maand. “De tijdswinst kunnen we verklaren door een aantal punten”, aldus Rolf. “Het proces start nu bij ons ServiceCenter, zij geven de mutaties door in Synergy. Vervolgens gaat het hele proces automatisch lopen. Hierdoor zijn er minder administratieve lasten. Daarnaast vertaalt Synergy direct de nieuwe contracten naar het financiële systeem, Exact Globe. Iedere avond wordt de actuele licentie stand ingelezen waardoor er altijd inzicht is in de actuele standen. Uiteraard houden we een vinger aan de pols en voeren we regelmatig een steekproef uit”, zo geeft Rolf aan. Maandelijks draait Martin alle factureren uit waarbij de Cloud Invoice Solution zorgt voor een correcte factuur met gedetailleerde specificaties.