Alrijne Zorggroep maakt communicatieplatform toekomstbestendig met Axians

Alrijne Zorggroep biedt cliënten en patiënten zorg met oprechte aandacht. Ruim 3.700 medewerkers werken hier dagelijks aan in ziekenhuizen en verpleeghuizen in Leiden, Leiderdorp en Alphen aan den Rijn. Om de beste zorg in de regio te bieden, werken zij nauw samen met patiënten, bewoners, naasten, collega’s en partners. Effectieve en betrouwbare communicatie als basis voor samenwerken en samen verbeteren, speelt hierbij een grote rol. Het communicatieplatform van Alrijne was aan vernieuwing toe. Om de bereikbaarheid te waarborgen en het platform voor te bereiden op de toekomst, richt Axians een uniforme, flexibele en toekomstbestendige communicatieomgeving in met Avaya-technologie.

De communicatieomgeving van Alrijne was aan modernisering toe. Erik Kerkhove, Teamleider I&A Techniek bij Alrijne Zorggroep, legt uit: “Communicatie raakt alles en iedereen binnen onze organisatie. In coronatijd, waarin veel mensen thuiswerken, wordt dat extra onderstreept. Verder was het beheer vooral gericht op het in de lucht houden van de systemen, waardoor we beperkt toekwamen aan de inzet en integratie van nieuwe technologieën.”

De basis op orde

Voor het vervangen van de bestaande telefoniecentrale en het consolideren van de omgeving op het Avaya-platform vroeg Alrijne twee partijen om advies. Axians adviseerde Alrijne eerst de basis op orde te brengen, door te upgraden, en daarna verder te innoveren. Naast de upgrade moesten ook de continuïteit en support goed ingebed worden. Vanuit dit fundament werkt Alrijne aan een geïntegreerde communicatieomgeving die samenwerken en verbeteren ondersteunt, en flexibel genoeg is om nieuwe ontwikkelingen te omarmen.

Een goed beeld van de zorgsector

Alrijne vroeg Axians advies over de inrichting van de telefonieomgeving. Axians had de organisatie in het verleden al een keer met spoed geholpen toen de telefonie- en communicatieomgeving acute problemen had. Specialisten van Axians hebben het probleem toen, ondanks dat er geen concrete service-afspraken waren, snel en adequaat opgelost. Bovendien had Kerkhove op uitnodiging eerder ook een GAIA inspiratiesessie van Axians bezocht. “Deze contacten maakten duidelijk dat zij niet alleen diepgaande technische kennis en ervaring op het gebied van telefonie- en communicatieomgevingen, netwerken en datacenters hebben. Ze combineren deze expertise met een goed beeld van wat er in de zorgsector speelt en nodig is.”

Uniform communicatieplatform

Om overzicht te creëren, heeft Axians eerst een risicoanalyse gemaakt. Aansluitend bevestigde het advies van Axians de strategische keuze voor Avaya. In de praktijk betekent dat standaardiseren op één telefonie- en communicatieomgeving en een update van het Avaya communicatieplatform. Deze keuze biedt de Alrijne Zorggroep niet alleen een uniform communicatieplatform voor de gehele organisatie. Het is ook mogelijk om in dit vernieuwingsproces een deel van de eerdere investeringen in Avaya-oplossingen te hergebruiken. Vanuit het perspectief van I&A was het belangrijk dat Axians de behoefte aan stabiliteit begreep, zonder de toekomst uit het oog te verliezen. Het nieuwe Avaya communicatieplatform is stabiel en flexibel, en ondersteunt IP technologie. Dit biedt ruime mogelijkheden om in een latere fase te koppelen en te integreren met de andere bedrijfskritische communicatiesystemen, zoals VOS, MOS of DECT.

Vertrouwen geven

De ervaringen in het verleden en de aanpak van Axians in dit traject sloten goed aan bij de behoeften en visie van Alrijne en gaf de organisatie vertrouwen. “Het was duidelijk dat ze goed naar ons geluisterd hadden en een advies op maat gaven”, aldus Kerkhove. Het hele traject dat de organisaties samen doorlopen is van A tot Z inzichtelijk gemaakt met presentaties, workshops en kennissessies. Dit onderstreept dat Axians de materie goed beheerst en geeft vertrouwen dat de overgang soepel, zonder risico’s kan worden doorlopen. Het biedt I&A tegelijkertijd de kans om al wel vooruit te kijken.

Rust en ruimte creëren

Het partnerschap dat Axians biedt, sluit goed aan bij het streven om samen met het I&A team de communicatie te blijven verbeteren en steeds meer een regiefunctie te gaan vervullen. De vernieuwing creëert meer grip op de communicatieomgeving. In een relatie met leveranciers zoekt Alrijne naar co-partnerschap, waarbij I&A de regie voert, maar de voorbereiding en realisatie van innovatie samen met partners invullen. Dat geeft rust en ruimte om de capaciteit doelgericht in te zetten. Op die manier wil I&A zo goed mogelijk aansluiten bij de behoeften uit de organisatie. Vertrouwen in elkaar en goede afstemming zijn onmisbaar om concrete verbeteringen te realiseren.

Luisteren naar gebruikers

De vernieuwing van het communicatieplatform is momenteel in volle gang. De projectgroep met mensen van Alrijne en Axians, werkt aan een plan van aanpak voor de benodigde stappen, inclusief een inschatting van de impact op de organisatie. Kerkhove: “De upgrade is een belangrijke stap in het proces om meer rust in de organisatie te creëren, voor medewerkers en cliënten. Onze organisatie is in beweging en we moeten continu anticiperen op nieuwe behoeften en ontwikkelingen. Zo staat er een verhuizing van de afdelingen I&A, HR en communicatie naar een gezamenlijk servicekantoor op stapel. Daar kunnen we nu samen eenvoudiger nieuwe ontwikkelingen rondom communicatie aanbieden.”

Self Service Portaal

Bij al deze ontwikkelingen is het een pluspunt dat Axians de gebruikers niet uit het oog verliest. Er wordt naar hen geluisterd en zij kunnen bijvoorbeeld via de Self Service Portaal hun eigen communicatieomgeving inrichten. Dit portaal, dat zelfstandig ontwikkeld is door Axians, maakt het mogelijk dat gebruikers  snel en geautomatiseerd standaard wijzigingen kunnen doorvoeren. “Samen met Axians hebben we nu een stevig fundament neergezet, van waaruit we kunnen blijven innoveren.”