Heb jij enig idee hoeveel kilometers jouw medewerkers jaarlijks afleggen? De rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit – afgekort tot WPM – verplicht Nederlandse bedrijven met 100 of meer medewerkers om vanaf 1 juli 2024 te rapporteren over zakelijke kilometers en woon-werkverkeer. Deze gegevens worden door de overheid gebruikt om de CO2-uitstoot te berekenen.
Het is van belang om je organisatie en je administratie hier nu op voor te bereiden. Tegelijkertijd kan het inzicht in de zakelijke kilometers ook nu al waardevol zijn voor jouw organisatie; zodat je meer kunt sturen op kostenbesparing én het verminderen van de CO2-uitstoot.
Om daar de vruchten van te plukken, moet je je administratie natuurlijk goed inrichten. Daar helpen we je graag bij. In dit blog ontdek je welke gegevens je moet vastleggen en welke oplossingen we bieden voor een efficiënte en foutloze rapportage.
Waarover moet je rapporteren bij werkgebonden personenmobiliteit?
De overheid verlangt een detailleerde rapportage. Op sommige vlakken is een inschatting voldoende. Naast het opgeven van het aantal kilometers dat medewerkers met de auto, motorfiets, bromfiets/scooter en fiets (of te voet) afleggen, moet je ook aangeven of er gebruik is gemaakt van benzine, diesel, hybride of elektrische aandrijving. Je hoeft geen individuele kilometerstanden door te geven, maar je dient alle kilometers per categorie, vervoersmiddel en brandstoftype bij elkaar op te tellen. De overheid biedt daarbij enkele vooraf vastgestelde handreikingen, bijvoorbeeld voor het inschatten van kilometers afgelegd met (elektrische) fietsen, bromfietsen of scooters.
De vier essentiële onderdelen die je in ieder geval moet rapporteren aan de overheid zijn:
- leasevoertuigen en het eigen wagenpark,
- mobiliteitsdiensten zoals het openbaar vervoer,
- vervoer op eigen kosten dat is gedeclareerd en
- woon-werkverkeer.
Hoe kun je je voorbereiden op de regeling werkgebonden personenmobiliteit?
Een grondige voorbereiding is het halve werk. Door nu al stappen te ondernemen, kun je later veel tijd besparen. Digitaliseren helpt om je gegevens juist te registreren en de rapportage efficiënt in te richten, zodat je een complete rapportage met de benodigde gegevens naar de overheid kunt sturen.
Stap 1: Verzamel de juiste gegevens tijdig
Gelukkig zijn veel gegevens al beschikbaar, bijvoorbeeld bij de leasemaatschappij, in je eigen administratie of via het vaste tarieven systeem van de overheid. Zorg ervoor dat je nu al toegang hebt tot de benodigde gegevens om je rapportage voor te bereiden. Overleg tijdig met de leasemaatschappij, stel systemen in om gegevens te delen en breng in kaart welke informatie nog ontbreekt.
Stap 2: Digitale registratie door je medewerkers
De registratie van zakelijke kilometers voor meer dan honderd medewerkers kan de administratie aanzienlijk belasten. Daarom is het verstandig om de verantwoordelijkheid voor de registratie van gegevens zoveel mogelijk bij je medewerkers neer te leggen. Digitalisering is onmisbaar om dit proces efficiënt te laten verlopen.
Stap 3: Digitaliseer je rapportage
Na het verzamelen en registreren van gegevens is het tijd voor de laatste, maar tevens belangrijkste stap: de rapportage. Aangezien je deze rapportage jaarlijks aan de overheid moet overhandigen, kan ook dit proces met behulp van digitalisering efficiënter worden ingericht. Op deze manier voldoe je gegarandeerd aan de rapportageverplichting en belandt alle informatie met minimale inspanning op de juiste plek.
Digitale WPM registratie in Exact: dit zijn je opties!
Om de kilometers te registreren voor de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit zijn er twee verschillende mogelijkheden binnen de Exact producten. Maar check ook zeker even optie drie; want waar de mogelijkheden van Exact ophouden biedt Axians een nieuw perspectief.
Optie 1: Gebruik Exact Synergy voor je WPM rapportage
Het registreren van de kilometers in Exact Synergy kan via verzoeken. Je kunt meerdere verzoeken opzetten om aan alle informatie te komen die je nodig hebt. Daarom stelt Exact eind van het jaar ‘Best Practices’ beschikbaar in Exact Synergy.
In totaal stelt Exact 3 verschillende verzoektypes beschikbaar in de WPM Best Practices:
- Kostendeclaratie voor woon-werk- en zakelijke kilometers (voertuigen) en/of euro’s (OV).
- Enquête voor het uitvragen van niet-vergoede woon-werk kilometers (voertuigen) en/of euro’s (OV).
- Verzoek om de kilometerstand van de auto’s van je werknemers te berekenen door middel van vooraf vastgestelde tarieven.
Tip: Voor het implementeren van deze Best Practices adviseren we je een Axians consultant in te schakelen voor de juiste configuratie en ondersteuning.
Lees in dit artikel van Exact meer over de WPM Best Practices voor Exact Synergy
Optie 2: WPM rapportage vanuit SRXP
Als je al kilometers registreert in Exact SRXP, bijvoorbeeld voor woon-werkverkeer, is het maar een kleine stap extra. Het registreren van de kilometers in Exact SRXP kan op drie manieren. De manier die voor jou het beste past, hangt mede af van je huidige configuratie en integratie.
Maak je gebruik van SRXP, vraag je accountmanager of consultant bij Axians dan hoe je dit het beste kunt inrichten.
Lees meer over de mogelijkheden voor WPM rapportage via SRXP.
Optie 3: De slimme Axians consultant
Wellicht maak je geen gebruik van Exact Synergy of SRXP? Of spreekt de geboden oplossing je niet aan? Geen nood! Samen met onze slimme consultants zoeken we naar de beste oplossing binnen jouw huidige applicatielandschap. Wil je meer weten hierover, maak dan een afspraak via onderstaande formulier of neem contact op met je vertrouwde contactpersoon bij Axians.
Welke oplossing je ook kiest, betrek je Axians partner bij de implementatie van de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit voor de best werkende oplossing voor jouw Exact omgeving!
Wees goed voorbereid en onderneem nu actie!
Samengevat, de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit brengt extra administratie met zich mee. Gelukkig kun je door tijdig voorbereid te zijn en gebruik te maken van de mogelijkheden van Exact en Axians, veel tijd besparen. Op deze manier voldoe je aan je verplichtingen, krijgt de overheid het benodigde overzicht en kunnen je werknemers zich ongestoord op hun werk concentreren. Als je Exact partner helpt Axians je hier graag bij!
Interessante links
Rijksdienst Ondernemend Nederland: informatie over de verplichting en doorgeven gegevens
Handreiking overheid: Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit
Hulp nodig bij de implementatie van de WPM?
Neem contact op met je vertrouwde accountmanager of consultant of laat je gegevens hieronder achter. We nemen zo snel mogelijk contact met je op!