Als alles overal staat opgeslagen in verschillende bestanden, kan het zo zijn dat dit niet met elkaar overeenkomt. Stel, een van de grote afnemers is verhuisd en heeft deze adreswijziging aan verschillende collega’s binnen de organisatie doorgegeven. Waar worden deze gegevens nu gewijzigd? Wie doet dit in welk systeem? En wat zijn de consequenties wanneer de verwerking hiervan niet juist of incompleet gebeurt? Je loopt het risico op incorrecte data. Dat wil je voorkomen. Maar hoe?
Een ander veelvoorkomend probleem bij overheidsinstanties is werken met onvolledige data. Doordat er binnen een organisatie gewerkt wordt met verschillende losse bestanden, lokaal opgeslagen, bestaat er een grote kans dat je niet beschikt over alle relevante informatie. Hierdoor ontbreekt een compleet overzicht. Je denkt misschien onderbouwde beslissingen te nemen. Maar als deze beslissing is gemaakt op basis van onvolledige data, kan dit zomaar een ongewenst effect hebben.
Het effect van data management
Met goed data management vanuit een leidend systeem zorg je ervoor dat een situatie als deze goed wordt beheerst en je kunt vertrouwen op de data. Het is belangrijk dat dit duidelijk is, zien ze ook bij het EBN:
“Voorheen maakten we gebruik van een basis ERP met daaromheen allerlei tools, maatwerk, een DWH en Excel sheets. Veel processen liepen buiten het ERP systeem om. Als er dan gerapporteerd moest worden, kostte het veel tijd en handwerk om een kloppend totaalbeeld te krijgen.” Dat wilde EBN niet meer: “We wilden volledige processen binnen Exact automatiseren. Record to report, procure to pay, order to cash. Ook geldt dat wat in Exact staat, ook in Exact gerapporteerd moet worden. Dat is nu meer het geval. Hierdoor hebben we meer inzicht, wat ons de mogelijkheid geeft tijdig zaken te detecteren. We kunnen bovendien sneller reageren op vragen.”
Onderbouwde beslissingen nemen
Geen handmatige werkzaamheden meer met losse Excelsheets en onvolledige data. De geautomatiseerde processen zorgen voor een heldere en veilige werkwijze. En zorgen dat je efficiënter en slimmer te werk gaat, zodat je meer tijd overhoudt om de cijfers echt te begrijpen. Maar dit bevordert ook de samenwerking tussen collega’s en andere afdelingen. Iedereen werkt samen vanuit één systeem, waardoor jij kunt vertrouwen op de cijfers. Met deze betrouwbare data krijg je inzicht in hoe je onderneming er echt voor staat, kom je niet voor verrassingen te staan en kan je onderbouwde beslissingen nemen.
Wil je een beter beeld van de financiële werkelijkheid?
Worden er binnen jouw finance afdeling nog veel handmatige handelingen verricht? Dit is een van de zes situaties die je vertellen dat ook collega’s buiten de finance afdeling – beperkte – toegang tot je systeem nodig hebben. Gelukkig kan dit op een veilige en efficiënte manier! Meer hierover weten? Download ons e-book ‘6 Situaties waarom collega’s buiten finance toegang tot je systeem nodig hebben’. Een co-creatie van Exact en Axians.
