Wat zijn de grootste problemen bij voorraadbeheer?

Weet je wat er zo frustrerend is aan goed voorraadbeheer? Het kost tijd én het levert je niet direct geld op. Maar als je winkelvoorraad niet op orde is – met derving of nee-verkoop als gevolg – kóst het je wel geld. Genoeg reden dus om voorraadbeheer te beschouwen als bedrijfshygiëne, net zoals bijv. het opmaken van de kas aan het eind van de dag of ….. Je moet je voorraadbeheer simpelweg op orde hebben. En dat is nog niet zo gemakkelijk! Hierbij vier problemen waar je tegenaan kunt lopen bij voorraadbeheer. Én de oplossing ervan!

1. Het is lastig om je voorraad te tellen (wat altijd belangrijk blijft)

Eén of tweemaal per jaar balansen is geen goede manier om je voorraadstand te controleren. Het is allereerst zeer tijdrovend en daarnaast ook extreem foutgevoelig, puur door de hoeveelheid van gegevens van zo’n totaaltelling. De 24-uurs economie bemoeilijkt balansen bovendien, want tellen doe je idealiter na sluitingstijd omdat er dan geen voorraad in beweging is. Maar jouw winkel is waarschijnlijk alleen laat in de avond en ’s nachts nog gesloten. En de boel een dag dicht gooien voor het tellen is een dag omzetverlies..

Slim tellen is onmisbaar voor voorraadbeheer

Wat is dan wél de manier? Onze eigen replenishment oplossing repleniQ ondersteunt je in het ‘slim tellen’ van je winkelvoorraad. Dit doe je als volgt:

• Tellen op basis van triggers: Is er sprake van geen of zelfs een negatieve administratieve voorraad? Of wordt er ineens afgeweken van de ‘normale’ aankoopfrequentie? repleniQ geeft je in dit geval een seintje of ‘trigger’ dat er iets niet in orde is. Tellen maar!
• Aanvullend tel je (bijvoorbeeld) elke twee maanden productgroep X, Y en/of Z. Een interessante feature van repleniQ die je hierin ondersteunt, is dat per product de ‘Datum laatst geteld’ wordt vastgelegd. Is de door jou gekozen termijn verstreken waarbinnen een artikel minimaal 1x gecontroleerd moet worden ? Dan geeft repleniQ je een telopdracht. Ideaal ook om de accountant te laten zien dat je voorraadbeheer continu op orde is!

2. Je administratieve voorraad komt niet overeen met je werkelijke voorraad

“‘Volgens het systeem horen er nog vier op voorraad te zijn’, hoor je jezelf zeggen terwijl je met de klant naar een overduidelijk leeg schap staart. Wat blijkt? Je hebt zojuist een verschil tussen je administratieve en werkelijke winkelvoorraad geconstateerd.” Zo begon collega Jörgen Mastenbroek zijn blog onlangs. Hoewel je replenishment software voorraadwijzigingen door verkoop bijhoudt, komt het helaas weleens voor dat je werkelijke voorraad niet overeenkomt met je administratieve voorraad. Dit komt bijvoorbeeld door ‘grijze derving’: het verlies van producten zonder dat er een officiële oorzaak van bekend is. In dat geval is er bijvoorbeeld sprake van diefstal, fraude of artikelen zijn per abuis foutief aangeslagen aan de kassa.

Alternatieve producten, voorraadcorrectie en wéér ‘slim tellen

Hiervoor zijn verschillende oplossingen. De quick fixes? De klant die anders met lege handen naar huis – of de concurrent! – zou gaan, kun je wellicht blij maken met een alternatief. Dit kan zowel in je fysieke winkel als online (‘Bekijk ook eens dít artikel!’). Vervolgens aan jou de taak om een voorraadcorrectie door te voeren. De lange termijn oplossing om je voorraadbeheer te verbeteren is natuurlijk ‘slim tellen’! Zie de oplossing voor probleem 1.

Escaleren bij continue verschillen

Stuit je – ondanks slim tellen en goed voorraadbeheer – steeds weer op een negatief verschil tussen je administratieve en fysieke voorraad? Dan ligt grijze derving helaas zeer voor de hand. In dit geval raad ik je aan extra alert te zijn op diefstal en fraude. Videobewaking kan een goede eerste stap zijn om dit te voorkomen of op te lossen.

3. Je gaat – op basis van foutieve voorraadinformatie – onnodig bijbestellen

Het systeem toont een te lage voorraad voor een bepaald product, dus ‘natuurlijk’ ga je bijbestellen. Onnodig, zo bleek. Je voorraadinformatie was incorrect en nu zit je met een overschot aan producten. Dit werkt derving in de hand én zorgt voor onnodig kapitaalbeslag. Er zit immers geld in je voorraad!

Je eerste stap is ook hier weer het doorvoeren van een voorraadcorrectie. Hou vervolgens je telproces tegen het licht (zie oplossing probleem 1), want er is duidelijk geen goed beeld van het aantal producten in het schap. Wees ook alert op foutieve leveraantallen. Het kan zomaar zijn dat je tijdens een vorige levering meer hebt gekregen dan je bestelde, waardoor je fysieke voorraad niet meer overeenkomt met je administratieve voorraad.

Ongewoon lage voorraadstand?

Tot slot is mijn tip om bij een ongewoon lage voorraadstand om altijd even naar het vak te lopen, voordat je een bijbestelling plaatst. Als je gebruik maakt van de juiste replenishment tooling, hoort een (bijna) leeg vak immers een uitzondering te zijn!

“Als je gebruik maakt van de juiste replenishment tooling, hoort een (bijna) leeg vak een uitzondering te zijn!”

4. Je weet niet hoe je het beste met THT-artikelen kunt omgaan

THT-artikelen kunnen een flinke uitdaging zijn voor jouw voorraadbeheer. Om derving te voorkomen, is het jouw doel om producten vóór het verstrijken van de THT-datum te verkopen. Maar hoe doe je dat nu het slimst? De oplossing hiervoor is tweeledig, zoals ik in mijn laatste blog al beschreef. Niet gelezen? Geen probleem. Een samenvatting van de oplossing:

Weinig variatie in THT-data

Onze eigen replenishment oplossing repleniQ forecast op uurniveau. Zo weet de oplossing precies hoeveel sla je vlak vóór het avondeten in de schappen moet hebben, terwijl de pakken melk in de ochtend voorradig moeten zijn. Daardoor benader je de werkelijkheid nog beter en heb je weinig variatie in de THT-data van de producten die er liggen. Dát is dan ook de oplossing. Door weinig variatie in THT-data te hebben, verklein je daarmee het risico op derving. Ook als klanten achterin het schap graaien op zoek naar het product met de langste houdbaarheidsdatum, is er niets aan de hand.

Het belang van spiegelen en THT-controle

Wat áltijd belangrijk blijft, is spiegelen. Door er continu voor te zorgen dat de producten met de kortste houdbaarheidsdatum vooraan liggen, vergroot je de kans dat die als eerste verkocht worden. Handmatige controles van de houdbaarheidsdata aan de schappen blijft ook van groot belang, met name voor gevoelige productcategorieën zoals vis, vlees en zuivel. Dit kun je op twee manieren doen; gestructureerd per productgroep of ad-hoc.

Goed voorraadbeheer maakt iedereen blij

Goed voorraadbeheer is randvoorwaardelijk voor een succesvolle bedrijfsvoering. Als je dit goed op orde hebt, zijn immers zowel jij als je personeel en je klanten blij. En je accountant overigens ook. Kom jij andere problemen tegen in je voorraadbeheer waarover je wil sparren? We denken graag met je mee, dus neem gerust contact met me op!