Wat kan ik met audit software?

Volgens mij bestaan er grofweg twee typen autobezitters: zij die hun APK ruim vóór de deadline inplannen en zij die steevast in de week van de vervaldatum – of te laat – hun garage bellen voor een last minute afspraak. Mijn punt? Soms is het erg handig om een reminder te krijgen voor zaken die je moet doen. Zo ook waar het gaat om kwaliteitsmanagement en je periodiek uit te voeren audits. Een tool kan je hierbij helpen! In dit blog ga ik in op het nut van audit software. Want.. wat kan je er eigenlijk mee?

Waarom zou je audit software willen gebruiken?

Auditing is een cyclisch proces waarbij je periodiek data verzamelt, zorgt voor validaties en rapportages opstelt. Om vervolgens – waar nodig – actie te ondernemen om de kwaliteit van je processen of producten te verbeteren. Audits zijn niet alleen cruciaal voor kwaliteitscontrole, maar dienen vaak ook als bewijslast voor certificering. Voor de meeste certificeringen vormen kwaliteitscontroles zelfs een vereiste. Maar dan moet je de resultaten wel vastleggen in je systeem. Want wat niet is vastgelegd, bestaat niet! Auditing software is dan ook onmisbaar. Ik ga in op de vier belangrijkste voordelen ervan.

Eenvoudig audits verzorgen

Een van de belangrijkste voordelen van audit software is het vereenvoudigen van het auditproces. Software ondersteunt je namelijk bij het opstellen van vragenlijsten met de juiste – dynamische – antwoordmogelijkheden en eventuele vervolgvragen. Vragenlijsten die bovendien eenvoudig en gebruiksvriendelijk in te vullen zijn door de eindgebruiker.

Ook kan audit software formulieren naar de juiste gebruikers pushen en waar nodig herinneringen sturen, waardoor audits tijdig worden voltooid. Hierbij is een combinatie van ‘push’ en ‘pull’ gewenst: auditformulieren worden actief onder de aandacht gebracht met behulp van alerts én zijn beschikbaar op het dashboard om in te vullen wanneer het de vestiging of winkelier uitkomt.

Data uniform vastleggen

Audit software stelt je bovendien in staat om informatie uniform vast te leggen. Alle gegevens worden op één centrale locatie bewaard en zijn direct bruikbaar voor rapportage, analyse en het ondernemen van vervolgacties. Bovendien kun je dankzij de device van je keuze eenvoudig foto’s en GPS-informatie toevoegen, wat vaak verplicht is voor bepaalde certificeringen.

Als een vraag onder de door jou bepaalde norm wordt beantwoord, kan software tot slot relevante vervolgvragen voorschotelen en – als jij dit zo instelt – zelfs verbetermaatregelen in gang zetten. Zo reageer je efficiënt op eventuele tekortkomingen!

Actief maatregelen opvolgen

Een ander belangrijk voordeel van audit software is de mogelijkheid om verbetermaatregelen actief op te volgen. De tool maakt inzichtelijk welke verbetermaatregelen er zijn getroffen voor verschillende entiteiten, koppelt deze aan de verantwoordelijken en geeft duidelijke acties en deadlines aan. Bovendien waarschuwt de software wanneer deadlines naderen en signaleert deze wanneer acties niet tijdig worden opgevolgd. Zo behoud je de controle over het verbeterproces.

Iemand audits laten valideren

Audit software ondersteunt het ‘vier-ogen principe’ door een workflow te bieden waarbij een extra persoon een audit kan valideren. Dit is vooral handig als niet elke betrokken persoon dezelfde kennis heeft van het totale proces. Elke functionaris kan verantwoordelijk zijn voor een specifiek deel van de audit, waardoor er aan het einde van de rit een compleet beeld ontstaat met input van diverse auditors die gespecialiseerd zijn in verschillende aspecten van het proces.

Audit software biedt de ondersteuning die je nodig hebt!

Audit software is duidelijk onmisbaar voor elke organisatie die waarde hecht aan kwaliteitsmanagement, certificering én efficiëntie in haar processen. Het vereenvoudigt het auditproces, uniformeert gegevensregistratie, verbetert de opvolging van maatregelen en maakt validatie door meerdere personen gemakkelijk. Als je jouw organisatie naar een hoger niveau wilt tillen, dan is audit software de sleutel tot succes!

Verder praten? Neem gerust contact met me op! En bekijk ook vooral de webpagina van Bizzscore; onze audit software.