De zorgsector heeft te maken met diverse uitdagingen, zoals stijgende kosten, personeelstekorten, ziekteverzuim en een groeiende vraag naar betere zorg. Met minder mensen meer en betere zorg leveren. Dat is de uitdaging waar we voor staan in onze vergrijzende samenleving. Digitale zorgtoepassingen en slimme innovaties zijn hierbij ontzettend belangrijk. Eén van die digitale zorgtoepassingen die een bijdrage kan leveren aan de oplossing is een ERP-systeem.

Wat is een ERP-systeem?

ERP-systemen zijn in de midden jaren ’90 oorspronkelijk ontwikkeld voor productiebedrijven en groothandels. Het doel was om naadloze verbindingen te creëren tussen de fysieke goederenstromen (inkoop, productie, logistiek) en de financiële geldstromen, met als resultaat een foutloze afhandeling van deze processen. Later werden ook HR en salarisadministratie geïntegreerd in ERP-software, wat bijzonder handig is. Deze integratie zorgt ervoor dat de boekhouding gekoppeld is aan de geldstromen in alle belangrijke bedrijfsprocessen, waardoor je altijd een centraal overzicht hebt van je financiën.

Zorgverleners hebben het ECD/EPD als belangrijkste applicatie. Dat is zo gegroeid omdat de financiële stromen in de zorg anders lopen dan in het bedrijfsleven. De zorg wordt immers betaald door verzekeraars, gemeenten en het CIZ. De EPD’s maken, anders dan ERP-systemen, een duidelijk onderscheid tussen afnemers (cliënten) en financiers van zorg.

De EPD’s missen echter een aantal belangrijke functionaliteiten die ontzettend belangrijk zijn voor een efficiënte bedrijfsvoering op de ondersteunende processen. Het gaat dan met name om:

  • Financiële administratie: budgettering, grootboek, debiteuren, crediteuren, factuurscanning, factuur goedkeuring, vaste activa en projectadministratie.
  • Inkoop en logistiek: bestellen, inkopen, contractmanagement, magazijn- en voorraadbeheer, interne logistiek.
  • HRM en salarisadministratie: Personeelszaken en administratieve salaris werkzaamheden.

Juist voor die processen zijn ERP-systemen ontwikkeld.

Waarom de zorg een specifiek ERP-systeem nodig heeft i.p.v. een generiek pakket

Een generiek ERP-pakket werkt verre van optimaal, aangezien de financiering van de zorg aanzienlijk van andere sectoren verschilt. De financiers hebben behoefte aan gedetailleerde informatie over welke zorg aan wie is geleverd, en dit wordt doorgaans bijgehouden in een EPD/ECD. Het succes van een ERP-systeem in de zorg hangt daarom mede af van de kwaliteit van de koppelingen tussen het EPD/ECD en het ERP-systeem.

Basiskoppeling tussen ERP en EPD is niet voldoende

De meeste ERP-systemen voorzien wel in een basiskoppeling, maar die is niet geschikt om alle data die van belang is om goed te declareren één-op-één over te zetten naar het ERP-systeem. Het gevolg is dat veel informatie wordt overgetypt van het ene in het andere systeem en dat de gaten die er daarna nog zijn worden dichtgelopen met Excel. Een specifiek ERP-systeem dat is ontwikkeld voor de zorg, maakt dat betalingsstromen volledig geautomatiseerd en conform de geldende AO/IC-regels verlopen. Daarmee behoort handmatig invoeren in Excellijsten tot het verleden.

Afwijkende logistieke processen in de zorg

Een ander verschil tussen het bedrijfsleven en de zorg is de inrichting van logistieke processen. De meeste bedrijven hebben een centraal magazijn van waaruit artikelen naar nevenvestigingen worden gedistribueerd. Met leveranciers worden afspraken gemaakt hoe vaak ze het centrale magazijn bevoorraden.

Hoe anders is dat bijvoorbeeld in de langdurige zorg. De meeste grotere zorgorganisaties hebben meerdere vestigingen die allemaal net wat andere zorg bieden. Neem een ouderenzorgorganisatie met meerdere verpleeghuizen. Het ene verpleeghuis heeft een aangrenzend hospice, het andere een grote revalidatieafdeling. Het ene verpleeghuis onderscheidt zich wat meer op het vlak van somatiek, het andere heeft juist een grote PG-afdeling. Of een verpleeghuis is gloednieuw en beschikt op alle woongroepen over een keuken waar medewerkers zelf de maaltijd bereiden; het andere laat de maaltijden kant-en-klaar bezorgen. Ga zo maar door. Dit alles heeft impact op de inkoop van voeding, materialen en diensten. Op een PG-afdeling wordt meer incontinentiemateriaal gebruikt en moet het beddengoed vanwege frequenter voorkomende ongelukjes vaker worden verschoond dan op een somatiekafdeling, om maar een voorbeeld te noemen. Dit alles heeft invloed op de bestelhoeveelheden, de  bestelfrequentie en de afleveradressen.

Waar een supermarktorganisatie alle leveranciers laat afleveren in een regiomagazijn en van daaruit zelf de distributie naar de supermarkten organiseert, is er in de meeste zorgorganisaties sprake van veel complexere contracten met leveranciers en bijbehorende complexe logistieke stromen. Sommige artikelen worden wel centraal geleverd, andere worden door de leverancier rechtstreeks op het juiste adres afgeleverd. Een ERP-systeem specifiek afgestemd op de zorg kan goed met deze complexiteit overweg en maakt het mogelijk om specifieke afspraken met leveranciers goed te administreren.

Zorg ERP van de grond af aan voor de zorg ontwikkeld

Gebaseerd op Microsoft Dynamics 365 Business Central, hebben wij een ERP van de grond af aan specifiek voor de zorg ontwikkeld om te voldoen aan die specifieke eisen en wensen van de zorg: Zorg ERP. Met verbeterde voorraadbeheer, geautomatiseerde en voorspellende proces ondersteuning verhogen we de efficiëntie van de ondersteunende diensten in de cure, care en GGZ. Efficiëntere back office processen leiden tot meer budget en tijd voor waar het werkelijk om draait: goede, betaalbare en beschikbare zorg.