Iedereen komt dagelijks in aanraking met portals – zonder dat je het zelf wellicht doorhebt. Met enkele klikken bestel je een maaltijd, bekijk je de nieuwste films en series of krijg je inzicht in je energiegebruik en de opbrengst van je zonnepanelen. Dit gebeurt binnen portals; digitale omgevingen waarin een gebruiker jouw product of dienst kan afnemen of inzien. Dat kan een ‘mijn’-omgeving zijn op een website om nog makkelijker: een (mobiele) applicatie. Ook op de werkvloer zijn deze portals onmisbaar.
Bovengenoemde voorbeelden zijn portals waar je als consument mee in aanraking komt, maar ook op de werkvloer zijn er tal van portals die medewerkers dagelijks gebruiken. Wat dacht je van een HR-portal waarin medewerkers hun loonstroken inzien, hun beschikbare verlofuren inzien en opnemen, een adreswijziging doorgeven of declaraties indienen. Dit HR-portal is vaak aangevuld met een leeromgeving, waarbij medewerkers hun (leer)doelstellingen en de voortgang hiervan vastleggen.
Een ander bekend portaal is het intranet. Een website voor intern gebruik waar alle medewerkers het laatste nieuws van de organisatie kunnen lezen. Denk aan de nieuwe collega’s die in dienst zijn gekomen, nieuwe regelingen in de arbeidsvoorwaarden of een nieuw samenwerking met een partner. Het intranet is vaak de startpagina van iedere medewerker.
En ook het IT service portal moet je bekend voorkomen. Hierin kunnen medewerkers hun eigen zaken te regelen. Zij kunnen een storing doorgeven of de status hiervan inzien, een ticket inschieten voor een probleem met hun apparatuur of zelfs een nieuw device bestellen wanneer deze aan vervanging toe is.
Bedrijfsspecifieke portal
Naast de algemene portals zoals een HR-portal, intranet of IT-serviceportal, zijn er ook bedrijfsspecifieke portals. Deze zijn afgestemd op een bepaalde branche of groep medewerkers. Enkele voorbeelden van bedrijfsspecifieke portals zijn:
- Duurzaamheidsportal: een portaal waarin sustainability managers alle duurzaamheidsdoelstellingen en ESG (milieu, maatschappij en governance) structureren, meten en stimuleren.
- Patiëntmanagement: Een omgeving waarin zorgprofessionals de gegevens van hun cliënten/patiënten kunnen raadplegen. Zo’n portaal helpt artsen om een compleet beeld van een patiënt te schetsen om een goed behandelplan op te stellen, terwijl zorgverleners bijvoorbeeld de in- en uitstroom van hun cliënten/patiënten kunnen monitoren.
- Inkoopportal: Binnen dit portaal is het hele inkoopproces gestroomlijnd om enerzijds de juiste leveranciers te selecteren en anderzijds om de voorraad op peil te houden. In het portaal kan de inkoper uitvragen doen en leveranciers checken op hun kwalificaties en certificaten. Bij geaccrediteerde leveranciers kunnen inkopers vervolgens eenvoudig en snel een vervolglevering plaatsen. Nog beter als hier voorspellende data aan worden toegevoegd; dan krijgen gebruikers een seintje wanneer ze het beste nieuwe producten kunnen bestellen.
- Track & trace: een portaal waarin producenten alle stadia van een product kunnen checken. Waar zijn de materialen ingekocht en wanneer zijn die verwerkt tot een product? Dit maakt het hele productieproces inzichtelijk en stelt een medewerker in staat om eventuele fouten binnen de productie op te sporen.
- Klachtenafhandeling: in dit portaal komen alle klachten van klanten binnen. Alle communicatie is gebundeld in één omgeving. Dit zorgt voor overzicht en bovendien efficiëntie. Medewerkers kunnen adequaat reageren op de klachten. Dat verhoogt het werkgeluk en bovendien ook de klanttevredenheid.
- Klantportaal: Een klantportaal biedt klanten de mogelijkheid om te communiceren met een bedrijf. Zij kunnen gegevens inzien, zoals bestellingen, ordergeschiedenis, facturen en persoonsgegevens, maar ook wijzigingen doorvoeren. Een veelgebruikte functionaliteit binnen dit portaal is de (online) klantenservice, bijvoorbeeld in de vorm van chatten of vaak gestelde vragen.
Stimulans van werkgeluk
De voorbeelden van zakelijke portals zijn eindeloos. Ze worden met name ingezet om bedrijfsprocessen te optimaliseren of vereenvoudigen. Logisch ook, want ze stimuleren het werkgeluk op meerdere vlakken:
- Autonomie: De inzet van portals stelt medewerkers in staat om zelf zaken te regelen zonder afhankelijk te zijn van anderen. Het is eenvoudig en je hebt grip op de situatie.
- Beschikbaarheid: Een portal is 24/7 beschikbaar. Medewerkers zijn zelf in controle en kunnen op elke locatie en op elk moment zelf actie ondernemen wanneer het hen uitkomt. Geen wachtrijen meer bij een helpdesk of beperking tot de kantooruren.
- Snelheid: Doordat medewerkers kunnen handelen wanneer het hen uitkomt, komt dit ook de snelheid ten goede. Het is een kwestie van de app opstarten op je smartphone, tablet of laptop en de gewenste taak uitvoeren.
Afgestemd op jouw wensen
Het grootste voordeel van bedrijfsspecifieke portals is dat deze zijn afgestemd op de specifieke werkprocessen van jouw organisatie. Deze processen worden geoptimaliseerd, zodat jouw medewerkers beter en efficiënter kunnen werken. Dit heeft meerdere positieve effecten. Zo draagt procesoptimalisatie bij aan een kostenbesparing en kunnen jouw medewerkers een betere dienstverlening leveren waardoor de klanttevredenheid stijgt.
Uiteraard is een portal niet in één dag gebouwd. Om tot een goed resultaat te komen, is het belangrijk om de processen goed in kaart te brengen en om de behoefte van jouw medewerkers inzichtelijk te maken. Je wilt tenslotte een product ontwikkelen waar jouw medewerkers met plezier mee werken om hun werkgeluk te verhogen. In de volgende blog vertellen we hoe je een portaal ontwikkelt waar gebruikers blij van worden.
