Vijf manieren waarop software je ondersteunt bij het behalen certificeringen voor kwaliteitsmanagement

Ingevulde formulieren, in mapjes bewaard op de winkelvloer of op kantoor. Of erger nog; rondslingerende checklists waar je uiteindelijk ‘wat mee moet’. Als jij je bezighoudt met kwaliteitsmanagement, weet je dat dat papierwerk vergt. Maar… dat hoeft gelukkig niet meer daadwerkelijk op papier! Software is een stuk efficiënter om de kwaliteit van jouw werkwijzen, diensten of producten naar een hoger niveau te tillen. Het kan je zelfs ondersteunen in het behalen van certificeringen. In dit blog lees je over dé vijf manieren waarop software dit doet!

Dít maakt kwaliteitsmanagement ‘lastig’

Het behalen van elke certificering bestaat uit twee onderdelen. Je moet allereerst voldoen aan een bepaalde standaard werkwijze. Ten tweede moet je kunnen aantonen dat je hieraan voldoet. Met name het tweede aspect geeft een administratieve ‘last’. Een last die gelukkig aanzienlijk verkleind wordt door software voor kwaliteitsmanagement. Lees snel verder voor die vijf manieren..

Manier 1: Verhoogde databetrouwbaarheid, datakwaliteit én databruikbaarheid

Door data direct aan de bron te registreren, bevinden al je benodigde data zich direct in één systeem. Dit elimineert allereerst de foutkans van de handmatige overname van data van een formulier naar een systeem. Hiermee verhoog je de databetrouwbaarheid en daarmee ook de datakwaliteit. Door je data bovendien direct te digitaliseren – want dat is wat je doet – zijn je data direct bruikbaar voor analyse. Zo kun je direct op zoek naar de oorzaak van eventuele problemen, zodat je die snel en efficiënt oplost.

Een tip is hierbij om te kiezen voor een oplossing die bovendien de mogelijkheid biedt om data van andere – voor jouw organisatie belangrijke – systemen te embedden. Zo heb je altijd een compleet plaatje en vul je dat bovendien aan met extra informatie.

Manier 2: Automatisch vervolgacties triggeren

Een extra voordeel van je data direct digitaliseren – en een manier op zich! – is het feit dat digitale data automatische vervolgacties kunnen triggeren. Waar er voorheen nog een telefoontje of mailtje nodig was om ernstig afwijkende waardes meteen te laten aanpakken, kan kwaliteitsmanagement software dit veel sneller voor je regelen. Wordt er bijvoorbeeld een te lage temperatuur in een koeling geconstateerd en geregistreerd? Dan gaat er automatisch een seintje naar de filiaalleider om actie te ondernemen.

Manier 3: Overzicht en inzicht door dashboarding

Welke kwaliteitsmanager kan nog zonder goede dashboards? Ze geven je in één oogopslag overzicht en inzicht in de stand van zaken. Het liefst kun je deze dashboards geheel naar wens inrichten. Hierdoor kun jij sturen op de kerncijfers die voor jouw specifieke werkwijze, product, dienst, kwaliteitsbeleid of organisatie belangrijk zijn. Zo ben je niet alleen altijd in control, maar kun je de resultaten ook snel en overzichtelijk presenteren aan het MT of een auditor. Dé manier om een certificering binnen te halen!

Manier 4: Sturen op volledige en duidelijk ingevulde vragenlijsten

Papieren vragenlijsten worden nog weleens deels of met onduidelijk handschrift ingevuld. Zodra je software in huis hebt voor je kwaliteitsmanagement en audits, is dit verleden tijd. Ook kun je intelligentie aan formulieren toevoegen. Zo wordt een medewerker geattendeerd op niet ingevulde velden of onmogelijke waarden en kunnen onnodige velden automatisch worden overgeslagen. Of worden er juist extra, verdiepende vragen gesteld zodra er een bepaalde waarde wordt ingevuld.

Tot slot biedt digitale registratie via tablet of smartphone de mogelijkheid foto’s of GPS-gegevens bij te sluiten. Hoe compleet wil je het hebben?!

Manier 5: Oefenen voor audits

Software voor kwaliteitsmanagement kan jou en je collega’s bovendien trainen in het deelnemen aan audits. Bijvoorbeeld door het afnemen van interne audits, voorafgaand aan een officiële audit. Zie het als een generale repetitie! Deze proefaudits kun je geheel naar wens enkele keren per jaar laten plaatsvinden. Zo ben je altijd voorbereid.

Weg met die papierwinkel!

Zodra je kwaliteitsmanagement software in gebruik neemt, kun je eindelijk afscheid nemen van die hinderlijke papierwinkel. En ga je, zoals je hebt kunnen lezen, profiteren van diverse extra voordelen. Voordelen die jou ondersteunen in het behalen van die felbegeerde certificeringen. Verder praten hierover? Neem gerust contact met me op!