Vier valkuilen bij het samenstellen van jouw finance dashboard

Leer in 6 minuten

Welke fouten je niet moet maken bij het maken van een finance dashboard
Waarom je je dashboard niet moet volproppen met informatie
Hoe en waarom je je moet inleven in de gebruiker van het dashboard

Voor finance afdelingen is een dashboard een cruciale tool om cijfers aan het management te presenteren. Een mooie en overzichtelijke visualisatie van de prestaties van een bedrijf kunnen ertoe leiden dat de besluitvorming van een organisatie naar een hoger niveau wordt getild. Een dashboard, waaruit de verslaglegging van het verleden blijkt, kan ervoor zorgen dat beslissingen meer datagestuurd worden genomen. Het juiste gebruik van data kan leiden tot respectievelijk meer informatie, kennis en wijsheid. Het biedt je meer inzicht in wat er gebeurt en waarom, zodat je op toekomstige situaties kunt anticiperen.

Misschien heb je al een prachtig dashboard, waar alles al op en aan zit. Misschien ben je tevreden met het BI-product waar je nu al gebruik van maakt. Tóch willen we je uitnodigen om er eens kritisch naar te kijken en geen genoegen te nemen met minder dan het perfecte dashboard.

Bij het samenstellen van zo’n perfect finance dashboard komt veel om de hoek kijken. Een overvloed aan beschikbare mogelijkheden kan verwarrend zijn, maar biedt juist ook veel ruimte voor verbetering. Eerder hebben we al beschreven hoe je ‘In vijf stappen tot het perfecte dashboard’ kunt komen. Daarin leerden we je wat je juist wél moet doen bij het samenstellen ervan. Om je nog wat verder op de juiste weg te helpen, laten we je in deze blog zien wat je niét moet doen aan de hand van vier valkuilen:

1. Het overzicht is niet overzichtelijk

De mogelijkheden die (big) data te bieden hebben, zijn eindeloos en het gebruik ervan kan een organisatie helpen om tot een hoger level te komen. Het is dan ook verleidelijk om zoveel mogelijk informatie op een dashboard weer te geven. Het gevolg van het volproppen van een scherm gaat vaak ten koste van de begrijpelijkheid.

Enerzijds gaat een benadering van less is more misschien tegen je natuur in. Het management is geneigd om zo veel mogelijk informatie in te winnen en ziet het liefst alles op één plek. Het antwoord van finance analisten ligt dan voor de hand: zoveel mogelijk cijfers en details laten zien. Een dashboard wordt op die manier onoverzichtelijk en het gevaar van verkeerde interpretaties en het maken van fouten ligt in dat geval al snel op de loer.

Vanuit de wereld van de Business Intelligence hebben we geleerd dat het gebruik van drilldowns een oplossing kan bieden voor dat probleem. Op die manier wordt de overzichtelijkheid bewaakt, maar is meer informatie alsnog binnen handbereik.

In de praktijk blijkt het gebruik van drilldowns toch weer problemen te veroorzaken. Tijdens management reviews worden dashboards geregeld op een groter scherm getoond. Het voortdurend wisselen van informatie op de achtergrond leidt vaak erg af. Dit is onrustig en leidt weg van andere en belangrijkere zaken. Het is dus verstandig goed na te denken over het gebruik van drilldowns en deze niet te vaak in te zetten.

2. Het dashboard is te complex

Een dashboard heeft als doel om in één oogopslag een aantal dingen duidelijk te maken. Gebruiksgemak is dus key. Wanneer er dan veel genavigeerd moet worden om te vinden waar je naar op zoek bent, is dat allesbehalve efficiënt. Wanneer een dashboard veel blokjes en grafieken bevat met daarin verschillende schuifjes en dropdowns, dan raak je al gauw het spoor bijster. Het klikken in schermen wordt niet altijd gewaardeerd en vaak wordt zelfs verzocht om de rapportage per e-mail te sturen of soms zelfs op papier.

Daarnaast kan het lang duren om wegwijs te raken in een complex dashboard. De vele ingewikkelde opties zorgen ervoor dat je al gauw de weg kwijtraakt. Wanneer iemand slechts eens in de week of eens per maand van de tool gebruikmaakt, kan het veel tijd kosten om het gebruik ervan telkens opnieuw in de vingers te krijgen.

Bovendien wordt het al snel lastig om een specifiek overzicht terug te halen. Zo krijgt iemand bijvoorbeeld een bepaald overzicht onder ogen, maar wanneer hij dat dan een tijdje later met een ander wil delen, blijkt het bijna onmogelijk om dat terug te vinden. Het is niet ondenkbaar dat iemand er onzeker van raakt, wanneer de cijfers er steeds anders uitzien, omdat het dan lijkt alsof er telkens andere uitkomsten zijn. Een oplossing voor dit specifieke probleem is om een bepaalde ‘view’ vast te zetten en op te slaan met een logische naam, zodat die eenvoudig terug te vinden is. Natuurlijk ben je dan wel weer afhankelijk van de mogelijkheden in de gebruikte software.

3. Het is onduidelijk, inconsistent of slordig (of alle drie)

Er kan behoorlijk veel misgaan in de vormgeving van een dashboard. Allereerst is het, in het vervolg van de vorige valkuilen, van belang om uitsluitend data te laten zien die ertoe doen. De vuistregel is: als het niet relevant is voor de gebruiker, dan hoort het niet op je dashboard thuis. Te veel gegevens kunnen verwarring zaaien of afleiden. Daarnaast kun je gebruik maken van kleurcontrasten of andere grafische mogelijkheden om de gegevens of vergelijkingen te verduidelijken.

Deze mogelijkheden kun je gebruiken om het overzichtelijk te houden en de gebruiker te ondersteunen in het doen van zijn werk. Breng voor jezelf in kaart wat onduidelijk voor hem of haar zou kunnen zijn en voorkom dat door legenda’s en verduidelijkingen aan te brengen. Vergeet hierbij niet om dit op een consistente wijze te doen. Wanneer de cijfers in het ene balkje staan, maar bij het andere balkje juist eronder, werkt dat niet alleen verwarring in de hand, maar staat dat ook erg slordig.

4. De inhoud is niet afgestemd op de gebruiker

Het samenstellen van een dashboard vraagt om inlevingsvermogen van de maker in de gebruiker. De inhoud wordt meestal aangeleverd door finance analisten die waarde hechten aan zoveel mogelijk informatie en details. Aan de andere kant staan de consumenten, de managers, die veelal meer visueel ingesteld zijn en zich richten op overzichtjes die in hoofdlijnen financiële resultaten weergeven.

In een vorig blog ‘Waarom vertel je me niet gewoon wat je wil weten’ lieten we je zien op welke manieren je respectievelijk informatie, kennis en wijsheid uit data kunt halen. Nu is het tijd om te kijken welke informatie, kennis en wijsheid de gebruiker van jouw dashboard uit de gegevens moet halen. Concreet gezegd zou je je kunnen afvragen wat de dataconsument nou écht wil weten: Gaat het nog wel goed? Blijft de omzet achter bij de voorspelling? Waarom is dat zo? Bij welke bedrijfsonderdelen is dat het geval? Hangt dat af van regio’s? Productgroepen? Klantgroepen?

Een perfect dashboard, ongeacht in welk domein, is er één dat de juiste informatie in de juiste vorm aan de ontvanger presenteert. Analisten leveren het liefst zoveel mogelijk cijfers aan, terwijl consumenten juist liever verhalenderwijs de gegevens tot zich nemen, soms zelfs in een hapklare brok informatie in de vorm van een infographic. Dat begint dus met een vertaalslag tussen deze twee uitersten.

Om een dashboard samen te stellen dat de gebruiker daadwerkelijk ondersteunt in het uitvoeren van zijn werk, moet je hem goed leren kennen. Het kan een goed idee zijn om hem of haar kort de volgende vragen te stellen, waarbij je jouw eigen rol even loslaat en in zijn of haar schoenen gaat staan:

Wat is je functie en wat zijn je verantwoordelijkheden? Aan wie rapporteer je?
Welke besluiten moet je nemen binnen je functie?
Aan de hand van welke informatie neem je die besluiten?
Hoe ontvang je die informatie op dit moment? Is dat goed genoeg? Waar is er ruimte voor verbetering?
Waar past het dashboard in jouw werkdag? In welke situatie kijk je ernaar? Hoe laat en op wat voor scherm?
Welke ervaringen heb je tot nu toe met de analyse van data, het gebruik van IT en dashboards?

Dashboards draaien niet alleen om data, maar ze zijn een communicatiemiddel tussen cijfers en mensen. Ze kunnen het beste gezien worden als een ondersteuning voor gebruikers, die daardoor hun werk beter en slimmer kunnen uitvoeren. Gebruikers verschillen meer van elkaar dan je misschien zou denken, dus het is belangrijk om te kijken welke wensen zij hebben om op die manier goed af te kunnen stemmen op hun behoeften. Mocht je inmiddels klaar zijn voor de volgende stap, dan adviseren we je om het blog ‘Waarom prototyping ook werkt voor dashboards’ eens te bekijken.