Succesvol met Exact Synergy de toekomst tegemoet

De evolutie en toekomst van Exact Synergy: dat was het onderwerp van de plenaire opening van de Synergy Xperience. Vier bekende gezichten uit de Exact wereld gaven een exclusief kijkje in de innovatiekeuken van Exact en Axians. Welke trends en ontwikkelingen signaleren zij en hoe wordt dit vertaald naar Exact Synergy? En hoe uit zich dit in de samenwerking met en dienstverlening van Axians?

Er wordt volop geïnvesteerd in Exact Synergy

Danny Bonthuis (Sr. Commercial Product Manager bij Exact) betrad het podium als eerste: “We bevinden ons in een unieke tijd met uitdagingen én kansen”. Maar wat betekent dit voor bedrijfssoftware? Danny  benoemde diverse ontwikkelingen waar Exact adequaat op inspeelt. Bijvoorbeeld samenwerken en communiceren via social tools zoals Slack, Trello en Whatsapp. “Dit is snel en doeltreffend, maar het gaat om ongestructureerde data. Informatie die via deze tools wordt uitgewisseld, is niet geïntegreerd met bedrijfssystemen zoals Exact Synergy. Daardoor gaat waardevolle informatie verloren.” Social Collaboration – een ‘tijdlijn functie’ binnen Synergy – beantwoordt hieraan. “Daarin kun je je communicatie linken aan project-, relatie- en medewerkerskaarten. Zo is het voor altijd geborgd en gemakkelijk terug te vinden.”

Ook de toenemende behoefte aan agility passeerde de revue, waarin Exact Robotic Process Automation (RPA) een grote rol kan spelen. “Daarmee automatiseer je bedrijfsprocessen door repetitieve handelingen automatisch uit te laten voeren. Met Exact RPA integreer je daarnaast je Synergy omgeving met Exact Globe of andere ERP pakketten. Zo is data uit je ERP-systeem direct beschikbaar in Synergy. Dit creëert inzichten, waaraan je óók automatische vervolgstappen kunt koppelen.”

Danny sloot zijn verhaal af met de thema’s waarop de focus met Exact Synergy ligt. Zo krijgt de gebruikerservaring een transformatie. “Synergy is een uitgebreide oplossing. Als je ermee start, blijken de mogelijkheden overweldigend. Daarom gaan we bijvoorbeeld de user interface van de kaarten te simplificeren. Zodat de gebruiker enkel ziet wat hij nodig heeft en deze naar keuze geavanceerder kan maken.”

Samen beter worden

De samenwerking tussen Exact en Axians was onderwerp van gesprek tijdens de daarop volgende dialoog tussen Joep Hoeks (Chief Product Officer bij Exact), Joop en Dirk (beiden directeur bij Axians). “Axians heeft veel kennis en jarenlange ervaring met Exact”, aldus Joep. “We trekken samen op, houden elkaar scherp en daar wordt onze software – en daarmee de eindgebruiker – beter van.” Bijvoorbeeld tijdens het jaarlijkse overleg waar de top 5 Exact partners – waaronder Axians – bij aanwezig is. Joop: “Daar worden we geïnformeerd over de toekomstplannen en visie van Exact, zodat we daarover kunnen sparren en onze eigen plannen daarop af kunnen stemmen.”

Oplossingen ‘bovenop’ Exact

Joop vertelt ook over hoe Axians en Exact elkaar versterken. “Exact levert standaard software en focust zich op een aantal marktsegmenten. In de segmenten waarop zij zich niet richten, ligt de taak voor de partner om als trusted advisor op te treden. Tevens is er soms aanvullende functionaliteit nodig voor bepaalde organisaties.”

“Veel van onze relaties gebruiken de Axians bouwstenen bovenop Exact.”

Dirk licht toe: “Daarom leveren wij bouwstenen bovenop de standaard Exact software. Veel klanten werken met Solutions Builder en Trigger and Validation Manager (TVM) die het gebruik van Exact Synergy gemakkelijker maken en een uitgebreide toepassing kennen. Denk ook aan branche specifieke oplossingen en de apps & portalen die we met verschillende technologieën vormgeven.” Dirk refereert aan Joerns Healthcare, waarvoor Axians zowel Synergy als een app voor de monteurs én een klantenportaal heeft ingezet. Een complex project, door Exact uitgeroepen tot ‘Project of the Year’ 2020. Datzelfde geldt voor het project voor de Nationale Politie – ‘Project of the Year’ 2021 – waarvoor we de Exact business suite hebben verrijkt met aanvullende applicaties en koppelingen. Hiermee hebben we het administratieve proces rondom de uitgifte van geweldsmiddelen geautomatiseerd. “Beide implementaties behoeven specialistische kennis van de markt én processen”, aldus Dirk.

“En laten we onze add-ons niet vergeten”, aldus Joop. “Denk aan Intercompany en EDI voor de logistieke markt. Voor de publieke sector ontwikkelden we oplossingen voor Purchase-to-Pay binnen Synergy en de problematiek rond DigiInkoop. Zaken die ‘de standaard’ voorbij gaan.”

Vragen uit het publiek

Twee personen uit het publiek hadden een interessante vraag voor Joop en Dirk:

Hoe maak je van Exact Synergy een systeem dat gedragen wordt door de gehele organisatie?

Joop: “Synergy moet worden gezien als een uitgebreid informatieplatform waarin relaties, projecten, documenten en medewerkers worden samengebracht. Organisaties moeten een visie hebben over waar ze over een paar jaar willen staan en wat ze voor relaties willen betekenen – niet alleen voor een bepaald deelgebied of enkele afdeling. Als je Synergy met de gehele organisatie gebruikt, ontdek je de kracht ervan.” Ook adviseert Joop bij de implementatie van Synergy stapsgewijs te werk te gaan. “Veranker je organisatie, proces voor proces. En maak betrokkenen deelgenoot in deze reis door te laten zien wat het voor henzelf en de klant betekent.”

Hoe ondersteunt Exact Synergy Agile oftewel wendbare organisaties?

Dirk: “Doordat de veranderende activiteiten binnen je organisatie steeds in het systeem worden aangepast, beweegt Synergy mee met veranderingen. Wil je meer flexibiliteit, dan kunnen onze bouwstenen Synergy nog wendbaarder maken.” Ook als bedrijven uitbreiden of er nieuwe onderdelen bijkomen, kunnen deze gemakkelijk toegevoegd worden aan het systeem. “En soms moet je – met behoud van data – een nieuwe inrichting maken. Onze eigen business unit is daar een goed voorbeeld van. Zo waren wij voorheen Modulair, Nobel, Pink en nu Axians: na vele overnames en aanpassingen zijn wij na 17 jaar ook opnieuw begonnen. Zónder te hebben ingeboet aan functionaliteit.”