Slim contractbeheer voor ICT-bedrijven met CaseNext

Als ICT-bedrijf wil jij dat je contractbeheer foutloos verloopt. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Processen lopen vaak niet gestroomlijnd vanwege een gebrek aan synergie tussen verschillende afdelingen en systemen. Dat zorgt voor ruis, waardoor je klant uiteindelijk niet optimaal geholpen wordt. Hoe los je dit op? Erik de Meijer, Pre Sales Consultant bij Axians, weet raad en geeft enkele voorbeelden.

Slimmer samenwerken met één geïntegreerd systeem

Zijn antwoord? CaseNext! CaseNext verbindt je belangrijkste processen: sales, service, projecten en contracten in één applicatie. “Het is een paraplu-oplossing die de synergie tussen de verschillende afdelingen binnen je bedrijf stimuleert”, zegt De Meijer.

“Daardoor werk je slimmer en productiever. Specifiek voor contractbeheer bevat CaseNext een aantal slimme oplossingen om repetitieve taken te automatiseren. Zo ontvang je automatisch een herinnering als een contract in korte tijd verloopt. Contacten worden vanzelf aangemaakt als de verkoopkans gewonnen is.”

Automatisch licenties doorbelasten aan je klant

Een ICT-bedrijf koopt diensten in bij derden die ze vervolgens doorbelast aan klanten. “Dat proces raakt meerdere afdelingen. Met een traditioneel ERP-systeem beheer je contracten moeizaam omdat je afdelingen niet verbonden zijn.

CaseNext lost dit op!” De Meijer geeft een voorbeeld van het doorbelasten van Microsoft-licenties. “Voor iedere licentie rapporteert Microsoft wat het daadwerkelijke verbruik is, als onderdeel van het contract. De licenties worden gefactureerd met een bepaalde opslag. Traditioneel betekent dit dat je voor elke licentie moet inloggen in het Microsoft-portaal. In CaseNext lees je deze met één druk op de knop in, wordt de opslag opgeteld en gefactureerd aan je klant.”

Grip op cloudkosten

Een ander voorbeeld van slim contractbeheer met CaseNext zit volgen De Meijer in het ‘ontrafelen’ van de facturen van hostingproviders. “Die zijn vaak lastig te doorgronden”, zegt hij. “Ze bevatten vele tientallen variabelen over de gebruikte diskruimte, het geheugen en de CPU-time die tot twaalf cijfers achter de komma worden gespecificeerd .

In CaseNext lezen we de gebruiksmodule in, bundelen alles samen tot één artikel dat we factureren. Zo krijg je een mooi overzicht van wat je IT-infrastructuur je daadwerkelijk kost, wat je cloudkosten zijn, en houd je er grip op.”