Schaalbaarheid: groeit de software met je mee of niet?

Bij het bepalen van je software oplossingen is het van belang dat je de strategische doelen van de organisatie in ogenschouw neemt. Hierbij moeten de keuzes die je maakt op het gebied van software niet alleen getoetst worden aan de huidige situatie, maar ook aan de toekomstige situatie. En de gewenste toekomstige situatie. Oftewel, sluiten de keuzes die je nu maakt ook aan bij de ambities die de organisatie heeft gesteld? Verwacht de organisatie groei door te gaan maken? Dan is schaalbaarheid van de software van groot belang!

<<<<government variant>>>>
Op heel veel vlakken is je organisatie vakkundig geautomatiseerd om het beste te voorzien in de behoeftes van je eindgebruikers en de doelstellingen van je organisatie. Organisatiedoelen zijn echter aan veranderingen onderhevig. Door externe factoren kunnen doelstellingen wijzigen en kan het noodzakelijk zijn om op of af te schalen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan (politieke) keuzes die ingrijpende gevolgen kunnen hebben. Externe factoren kunnen ervoor zorgen dat je organisatie een andere invulling moet krijgen en in andere behoeftes moet voorzien. Deze taken wil je uiteraard ook op een zo efficiënt mogelijke manier invullen. Software moet hierin kunnen meegroeien.

<<<<groothandel en zd variant>>>>
Op het moment dat een organisatie in de kinderschoenen staat, is er allereerst behoefte om de boekhouding op orde te brengen. Uiteraard met behulp van een systeem. Als verantwoordelijke is het dan verleidelijk om een online boekhoudpakket te kiezen dat niet duur is en waar de boekhouder prima mee uit de voeten kan. <<<<Hier vervolgzinnen per branche>>>>. <<<groothandel>>> Maar als je een bedrijf bent in de groothandel of logistiek dan kan het zo zijn dat je op termijn ook behoefte krijg om je verkooporders, inkooporders en voorraadadministratie in een systeem onder te brengen. <<<Zakelijke Dienstverlening>>> Maar als je bedrijf groeit, een ander business model aanneemt of meer personeel in dienst krijgt, kan je automatiseringsbehoefte ook veranderen.

Eilandjes in het automatiseringslandschap of migreren?

Het gevolg? Je komt in een later stadium voor een keuze te staan om óf een tweede systeem aan te schaffen voor specifieke bedrijfsprocessen óf over te stappen naar een gespecialiseerd ERP-systeem dat aansluit bij de nieuwe automatiseringsbehoefte van je organisatie. In het eerste geval groeit je applicatielandschap en ontstaan er zogeheten ‘eilandjes’ van applicaties met ieder hun eigen functionaliteit, die aan elkaar gekoppeld moeten worden. In het tweede geval zul je op korte termijn afscheid moeten nemen van het in eerste instantie aangeschafte boekhoudpakket en moet dit gemigreerd worden naar een ERP-pakket.

Schaalbaarheid van platform en gebruikerslicenties

Hetzelfde geldt voor schaalbaarheid op het gebied van platform en gebruikerslicenties. Het is belangrijk je een aantal zaken af te vragen, namelijk;

• Is het gekozen platform ook geschikt om op- en af te schalen wanneer nodig?
• Is het ook nog geschikt als je als organisatie gaat groeien in aantal FTE’s (en dus gebruikers)?
• Of wanneer de organisatie de verwachting heeft om te verdubbelen qua omzet – en dus bijvoorbeeld het aantal activiteiten of transacties in het systeem enorm gaat toenemen?.
• Zijn de afgenomen gebruikerslicenties of modules ook in overeenstemming met de strategische doelen van de organisatie?

Huur- of koopmodel?

Veel software leveranciers bieden tegenwoordig zowel huur- als koopmodellen aan. Een huurmodel heeft als voordeel dat er tussentijds vrij eenvoudig op- en afgeschaald kan worden. Ideaal als schaalbaarheid belangrijk is voor jouw organisatie! Over het algemeen ligt het omslagpunt qua kosten bij deze huurmodellen op ongeveer vier jaar. Oftewel, na vier jaar wordt huren duurder dan kopen. Hou hier rekening mee bij de keuze van je software licenties.

Neem strategisch beleid in ogenschouw

Kortom, schaalbaarheid heeft betrekking op verschillende aspecten: platform, software licenties en functionaliteiten. Zorg er daarom voor dat bij de keuzes die je maakt de strategische doelen van de organisatie worden meegenomen. Hou niet alleen rekening met de huidige situatie en behoeftes, maar ook met die van de toekomst.