Geschreven door Niels Wesselink, Enterprise Performance Management consultant
In het blog “Wat zijn rolling forecasts?” ging ik in op wat rolling forecasts inhouden, wanneer, waar en hoe ze gebruikt worden. In dit blog ga ik verder op het onderwerp rolling forecasts en bespreek ik de voor- en nadelen van deze specifieke financiële prognose.
Waarom, wanneer en voor wie?
Een goede bedrijfsplanning is essentieel voor eigenlijk alle organisaties. De meningen verschillen echter over hoe dit er vandaag de dag zou moeten uitzien. Het gebruik van forecasts is al geruime tijd de norm voor economisch succesvolle organisaties. Ze dienen meestal als basis voor het budgetplan en eindejaarsprognoses. Vaak worden ze gemaakt in en worden gerealiseerd in Excel of in meer moderne softwareoplossingen voor planning, rapportage en analyse, waardoor prognoses minder omslachtig zijn.
Jaarlijkse prognoses helpen bij het nemen van beslissingen om jaardoelen te behalen. Tegelijkertijd zijn ze niet flexibel en, vanwege de voorbereidingstijd, gebaseerd op gegevens die tijdens het boekjaar snel worden ingehaald (hoewel ze bij het opstellen van de forecast nog halverwege zijn bijgewerkt). Rolling forecasts zijn met name de moeite waard voor organisaties in bedrijfstakken en markten met een hoge volatiliteit. Votaliteit is de mate van schommelingen in het bedrijfsresultaat van een onderneming.
Een continu proces
Het regelmatig bekijken en analyseren van nieuwe gegevens en factoren helpt om mogelijke afwijkingen van een plan snel te identificeren en hier passende maatregelen voor te nemen. Met de introductie van rolling forecasts zorg je dat ook het lopende fiscale jaar gemonitord wordt door plannen continu aan te vullen en bij te stellen. De aanpak houdt rekening met het feit dat bedrijfsplanning voor maximale waarde creatie een continu proces moet zijn. Hiervoor zijn twee belangrijke redenen:
- Markten worden steeds volatieler door globalisering en de toegenomen internationalisering van financieel kapitaal. Planning die niet wordt gezien als een proces maar als een statische taak die eens per jaar moet worden afgewerkt, is niet meer voldoende.
- Concrete plannen zijn over het algemeen waardevoller naarmate ze actueler zijn. Dit betekent ook dat in de loop van het jaar zonodig rekening wordt gehouden met nieuwe factoren. Hierdoor wordt voorkomen dat plannen zo ver van de werkelijkheid afwijken dat ze geen waarde meer hebben.
Rolling forecasts als toevoeging
Rolling forecasts zijn een geweldig middel. Toch zijn er een paar zaken die je moet overwegen. Het is mogelijk dat rolling forecasts jaarlijkse prognoses vervangen, maar in werkelijkheid zullen ze eerder worden gebruikt als toevoeging binnen de bestaande enterprise performance management tools. Een reden hiervoor is dat plannen in de meeste gevallen nog op basis van fiscaal boekjaar worden voorbereid, wat al heel lang de standaard is. Dit betekent dat organisaties aandacht moeten blijven besteden aan hun jaarrekening. Als je ook rolling forecasts gebruikt, betekent dit extra werk, waarvan de reikwijdte zorgvuldig moet worden bewaakt. Het is daarom belangrijk om minder gedetailleerde informatie en alleen de belangrijkste KPI’s op te nemen in de rolling forecasts. Idealiter zijn deze dan minder gedetailleerd dan een grotere en complexere eindejaarsprognose. Het interval en de horizon voor de rolling forecasts moeten zorgvuldig worden gepland om onnodig werk te voorkomen en de prognoses zo nauwkeurig mogelijk te houden.
Wanneer hebben rolling forecasts nut?
De marktvolatiliteit neemt weer toe. Traditioneel waren volatiele sectoren nog onvoorspelbaarder, maar zelfs relatief stabiele sectoren vertonen meer volatiliteit, onregelmatigheid en onzekerheid. Een solide planning is des te belangrijker om met deze onzekerheden om te gaan. Rolling forecasts kunnen een nuttig hulpmiddel zijn om jouw organisatie te helpen deze problemen met meer duidelijkheid en focus te navigeren.
De volgende vuistregel is een handige richtlijn: hoe hoger de marktvolatiliteit in een bepaalde branche, hoe korter het interval voor het maken, herzien en aanpassen van rolling forecasts zou moeten zijn. Omgekeerd, als de marktvolatiliteit laag is, is een langer interval voldoende.
Als je merkt dat feitelijke en geplande gegevens in jouw organisatie of afdeling regelmatig afwijken, is het de moeite waard om de introductie van rolling forecasts te overwegen om de afwijkingen beter te begrijpen en te beheren.
Meer weten?
Wil jij ook sneller en efficiënter plannen, budgetteren en prognotiseren? Bekijk dan eens de pagina van Jedox, de gebruiksvriendelijke technologie voor Enterprise Performance Management. Liever direct zien wat Jedox kan? Bekijk het webinar “Een modern en flexibel EPM platform voor controllers“
