In deze 3-delige blog serie neem ik u mee in de oplossing die we binnen Axians speciaal ontwikkeld hebben voor de zorg. De onderwerpen van deze blogs zijn:

  • Integrale Financiële Planning & Analyse in de Zorg
  • Rolling Forecast in de Zorg
  • Driver Based Capaciteitsplanning / Strategische Personeelsplanning in de Zorg

In dit tweede deel van de serie neem ik u mee in de visie van Axians op Rolling Forecast in de Zorg;

De dynamische omgeving van de zorg vraagt om goede financiële sturing. Dit is een behoorlijke uitdaging door onder andere snelle veranderingen op het gebied van regelgeving en technologie. Maar ook onderhandelingen met zorgverzekeraars en personeelsschaarste zijn factoren die uw organisatie onder druk zetten. Woorden en kreten die we vaker voorbij horen komen in de media en vakbladen, maar deze dynamiek speelt daadwerkelijk bij mijn klanten. Dit vereist financiële processen die passen bij deze dynamiek. De financiële planning, rapportages en analyses dienen flexibel en wendbaar te zijn om snel in te kunnen springen op trends en ontwikkelingen. Dit vraagt om voortschrijdende prognoses, welke ieder kwartaal worden herijkt. Dit vraagt om vooruit te kijken en constante (‘driver based’) sturing van de organisatie.

Traditionele Begroting/Prognose

Traditionele processen zoals de begroting en/of prognose zijn in onvoldoende mate geschikt om in te spelen op snelle veranderingen. De traditionele begroting en/of prognose sluit steeds minder aan op het tempo waarin veranderingen plaatsvinden. Door zowel interne- als externe ontwikkelingen zijn plannen snel achterhaald en irrelevant geworden. Daarnaast zijn traditionele plannen vaak van normatieve aard en op de korte termijn gefocust en door het statische karakter is het beperkt mogelijk om bij te sturen waardoor op basis van achterhaalde aannames beslissingen worden genomen. Ook is het een tijdsintensief proces welke de afrekencultuur bevordert en niet gefocust is op continue verbetering en bijsturing. Tot slot wordt er niet over het jaar heen gekeken en biedt het slecht inzicht in de (middel) lange termijn van de organisatie.

Rolling Forecast

Een alternatief is om de Rolling Forecast toe te passen binnen uw organisatie. Bij mijn klanten zie ik dat zij voordelen ervaren van onder andere het uitgangspunt van voortschrijdende prognoses van de resultatenrekeningen van vier tot acht kwartalen met maandelijkse realisatiecijfers en ieder kwartaal een herijking. Er wordt over het jaar heen gekeken en er is sprake van periodieke actualisering van cijfers en informatie. Tot slot wordt er vaak gebruik gemaakt van driver based planning zodat slechts aan een aantal parameters gedraaid hoeft te worden om zo bij te sturen.

Op deze manier bent u in staat uw organisatie op een flexibele manier te sturen. Waarbij de rolling forecast het mogelijk maakt om op de constante veranderingen in te spelen. Dit zorgt voor een grotere nauwkeurigheid bij het voorspellen van de financiële toekomst.

Begroting

Is er dan geen begroting meer? Natuurlijk is het bij veel zorginstellingen verplicht om een begroting te hebben. U kunt er voor kiezen om 12 maanden van de Rolling Forecast te gebruiken als (statische) begroting. Een andere optie is om geen begroting meer te hebben, maar continue sturing. Een combinatie van beide kan natuurlijk ook, wat ik in praktijk uitstekend zie werken.

Hoe begin ik? De Axians aanpak

Naast dat er een groot aantal voordelen zijn aan het werken met de Rolling Forecast zijn er ook een aantal zaken om rekening mee te houden. Uw organisatie moet klaar zijn voor een grote verandering zoals het wijzigen van de Planning & Control Cyclus. De structuur en cultuur moeten passen bij het werken met de Rolling Forecast en tot slot zal er vaak in investering gedaan moeten worden op het gebied van tooling die u in staat stelt verschillende (bron-)applicaties met elkaar samen te voegen om een integraal geheel te creëren.

 

Om deze reden onderzoek ik eerst eventuele knelpunten binnen uw organisatie. Wanneer deze in kaart zijn gebracht gaan we over tot een ontwerp. Nadat iedereen tevreden is gaan we over tot implementatie.

Conclusie

De dynamiek die zorginstellingen tegenwoordig ervaren vraagt om processen die dit ondersteunen. Personeelstekorten, oplopende kosten en politieke verschuivingen zorgen er voor dat het belangrijk is om uw organisatie dynamisch te sturen. Rolling forecast kan u hierbij helpen omdat deze manier van planning over het jaar heen kijkt, vroegtijdig afwijkingen signaleert en rekening houd met actuele data. Dit stelt uw organisatie in staat om nauwkeuriger te werken, beter te kunnen reageren op veranderingen en processen optimaler te ondersteunen.

 

Meer informatie?

Wilt u meer weten over hoe u moet beginnen met het werken met de Rolling Forecast? Herkent u de pijnpunten in de traditionele processen en ben je benieuwd of Jedox inderdaad een oplossing is waarmee je als organisatie de gewenste professionaliseringsslag kunt maken in de planning & control-processen? Ik laat je de mogelijkheden van Jedox graag zien. Mail mij via niels.wesselink@axians.com en ik neem zo spoedig mogelijk contact met je op.