Overgestapt op Office 365? Denk aan een back-up van de documenten

Veel bedrijven kiezen er momenteel voor om hun Exchange server de deur uit te doen en over te stappen op Exchange Online, onderdeel van de Microsoft 365 apps en services. Daarmee maken ze vaak ook meteen de keus om hun Office documenten (Word, Excel, PowerPoint) op te slaan in de SharePoint cloud. En omdat de beschikbaarheid van die cloudomgeving zo hoog is, achten ze het meestal niet noodzakelijk om ook nog een back-up te maken.

Versiebeheer en retentie zijn geregeld

Voor heel veel documenten is dit prima. SharePoint regelt immers automatisch het versiebeheer. Medewerkers kunnen, zelfs als ze de naam niet hebben gewijzigd, toch nog versies teruggaan. En gooien ze per ongeluk een bestand weg dat niet weggegooid had moeten worden, dan kunnen ze het gedurende een paar dagen nog terughalen (dit heet retentie). Je hoeft je als IT-beheerder geen zorgen meer te maken dat je server stuk gaat waardoor medewerkers niet meer bij hun bestanden kunnen. Die verantwoordelijkheid ligt nu op het bordje van Microsoft.

Er zijn echter documenten waarbij de door Microsoft aangeboden retentie en versiebeheer niet genoeg is. Denk bijvoorbeeld aan de Intellectual Property van je bedrijf. Je moet er niet aan denken dat iemand zo’n bestand per ongeluk verwijdert en de fout pas ontdekt als de retentieperiode al is verlopen. En wat te doen als een bestand corrupt raakt? Dan heeft retentie geen zin, want het corrupte bestand blijft bewaard en het originele bestand is niet meer terug te halen.

Wees zuinig op je bedrijfskritische documenten

Ons advies is daarom: bezint eer ge begint en denk vooraf na welke data in je Office 365 omgeving zou willen back-uppen. Zoals gezegd is dat voor de meeste data niet meer nodig, maar voor sommige bestanden of gebruikersgroepen wil je uitzonderingen maken. Wij kunnen de back-up zo inrichten dat je gebruikers, afdelingen of SharePoint-sites aanwijst waarop een back-up van toepassing is, bijvoorbeeld R&D. We gebruiken daarvoor Veaam Backup & Recovery for Microsoft Office 365.

Sparren over de noodzaak van een back-up?

Heb jij nooit stilgestaan bij het maken van back-ups van je Office 365-omgeving? Dan ben je niet de enige. Uit onderzoek blijkt dat 60 procent van alle gevoelige bedrijfsinformatie is vastgelegd in Office-documenten. En dat maar liefst driekwart van de bedrijven daar geen back-up van maakt. Wil je sparren over het nut én de noodzaak voor het back-uppen van SharePoint sites of advies over de aanpak? Neem dan gerust contact met me op.