Enterprise performance management software (EPM) moet een cruciale rol spelen om niet alleen te rapporteren over duurzaamheid, maar ook om er sturing aan te geven via key performance indicatoren in de management control. Dat stellen Nanda Kuhlman en Ronald Huisinga, beiden Teammanager Smart Finance bij Axians Business Analytics.
Dat EPM daar een mogelijkheid is, wil nog wel eens over het hoofd gezien worden, constateren beiden. Kuhlman: ‘Dat is zonde, want met duurzaamheidsrapportages alleen, bijvoorbeeld via CSRD-format, ben je er niet. Dat heb je hooguit voldaan aan je wettelijke compliance vereiste. Maar heb je nog niet vanuit je strategie duurzaamheidsdoelen gesteld en die belegd via key performance indicatoren in je organisatie.’ Huisinga: ‘Dus naast consolideren en rapporteren, wil je ook targets zetten op duurzaamheidsdoelen en de voortgang op die doelstellingen kunnen bijhouden en daarop kunnen sturen. Eigenlijk heb je het dan over de planning- en controlcyclus die in mangementcontrol aan de financiële kant al decennia gebruikelijk is. Dat is ook precies de integratie die je wilt. Zodat je bijvoorbeeld businesscases niet alleen op financiën, maar ook zijn duurzaamheidsaspecten kunt beoordelen. Dus financiële en niet-financiële gegevens bij elkaar, in één EPM-systeem.”’
Foutgevoelig
Met spreadsheets werken om verplichte duurzaamheidsdata op te hoesten, is foutgevoelig en onbeheersbaar. Huisinga: ‘Op termijn zullen vele aspecten van duurzaamheid rondom milieu- en sociale aspecten in de rapportages en aansturingen meegenomen moeten gaan worden. Denk aan zaken als impact op klimaatverandering, vervuiling, biodiversiteit, diversiteit personeel en de waardeketen. De hoeveelheid datapunten zal zodoende enorm groeien en dit behoeft dus een solide, technische oplossing. Deze moet tevens de mogelijkheid bieden om deze gegevens integraal met je financiële gegevens te kunnen rapporteren.’
Waar begin ik?
Kuhlman: ‘ESG-rapportage, monitoring en sturing… Het kan als een groot monster overkomen. Waar begin ik? Het is de kunst om een topdown-aanpak met een bottom up-aanpak te combineren. Denk, eventueel met behulp van duurzaamheidexperts, na over wat je wilt bereiken als organisatie en welke regelgeving impact heeft. Maar begin ook bottom up. Pak daarbij de doelen die voor jouw bedrijf het meest voor de hand liggen. Bijvoorbeeld met het verzamelen van CO2-data uit je leasewagenpark of je energiemanagementsysteem.’ Huisinga: ‘Naast het omarmen van de duurzame doelen die het beste bij jouw organisatie passen, kun je ook een materialiteitsscan maken. Die maakt duidelijk waar je in duurzaamheid met jouw organisatie het beste de focus op kunt leggen. Waar maak je de meeste impact? Dan weet je wat het laaghangend fruit is dat je eenvoudig kunt oppakken.’ Hiermee doe je al ervaring op en zet je al stappen nog voordat de strategie op gebied van duurzaamheid al helemaal uitgewerkt is.
Modelleringen
‘Wees niet bang om de eerste stap te zetten’, benadrukt Kuhlman nogmaals. ‘Handig bij dat beginnen zijn de modelleringen die we in onze EPM-software hebben gemaakt aan de hand van de duurzame doelen van de VN. Die zijn op maat naar de behoefte van de organisatie te configureren in het systeem. Fijn is ook dat je meerdere systemen van buiten en binnen de organisatie kunt koppelen aan onze EPM-software. Zo kunnen cijfers over duurzame doelen vanuit andere systemen doorrollen naar de sturingssoftware EPM. Data die nog niet wordt vastgelegd, kan ook handmatig worden ingevoerd als dat nodig is. Al doende voeg je andere soorten data toe. Uit salessystemen, uit HR-systemen, uit logistieke systemen, enzovoorts. Zo krijgt rapportage, monitoring en aansturing over duurzame aspecten steeds meer vorm in managementcontrol.’
Impact ESG op finance
Vanuit de Europese Unie komt de CSRD, maar de beide teamleiders zien ook dat er in aanbestedingen en vanuit financiers eisen worden gesteld op het gebied van duurzaamheid. Huisinga: ‘Is het niet vanuit het oogpunt van wetgeving of een intrinsieke motivatie om de wereld beter achter te laten, dan merk je het wel door toenemende eisen. Van financierders waaronder banken, van overheden, van aanbestedingen, enzovoorts. Financiers bekijken dit onderwerp ook vanuit het voorkomen van stranded assets. Als jouw bedrijf niet voldoet aan duurzaamheidsnormen, kan dat een risico voor hen vormen. Omdat je jezelf uit de markt prijst of omdat je op een gegeven moment niet meer voldoet aan wetgeving.’ Kuhlman: ‘Uiteindelijk wil je naar een duurzame forecast toe. Als ik investeer in CO2-reductie hier, wat levert me dat dan op in de toekomst? Net zoals je een financiële forecast hebt.’
Integraal onderdeel
‘We hebben veel ervaring met het inrichten en optimaliseren van de processen rondom de financiële planning en analyse’, constateert Kuhlman. ‘Dat met behulp van EPM-software zoals Jedox, Board, TM1 en Onestream. ESG-reporting gaat integraal onderdeel worden van de bestaande FP&A-processen. Omdat die processen erg vergelijkbaar zijn.’ Huisinga: ‘Consolideren van data rondom duurzaamheid is noodzakelijk en verplicht. Het monitoren ook. Maar uiteindelijk wil je er ook op kunnen sturen. In het managementteam, maar ook in de business, samen met je businesscontrollers. Daar biedt EPM de mogelijkheden voor.’